Sådan planlægger du din tid i Notion ved hjælp af GTD

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Saml alle dine anliggender i et praktisk bord for nem kontrol.

Hvad er GTD

Life-hackeren har gentagne gange udgivet artikler om GTD - Getting Things Done-teknikken. Det blev opfundet og beskrevet i detaljer i hans bog af business coach David Allen. Kort fortalt kan de grundlæggende regler for dette system beskrives som følger:

1. Fang alle oplysninger … Skriv alle ideer, opgaver og handlinger ned. Hvis der er noget, du ikke kan gøre lige nu, så sæt et mærke uden at stole på hukommelsen. Alt, hvad du optager, gemmes i den såkaldte indbakke.
2. Hold orden. Efterhånden som mappen med "Indkommende opgaver" fyldes op, skal du organisere dens indhold, sortere opgaver i kategorier og oprette forklaringer og noter, så du ikke glemmer noget.
3. Prioriter … Hver opgave bør have en forfaldsdato og en grad af vigtighed, så du ved, hvad du skal gøre først, og hvad der kan vente.
4. Hold alt lige ved hånden … GTD har ikke plads til "skriv senere"-princippet. Dine to-do-lister og noter skal altid være i dit syn: på din computer, smartphone, tablet og andre enheder. På denne måde, hvis en interessant idé dukker op, eller du tænker på en uoptaget sag, kan du skrive den ned med det samme. Når deadline for en opgave nærmer sig, vil du modtage en påmindelse, ære til de allestedsnærværende notifikationer.

Du kan læse mere om GDT i vores guide.

Teknikken er god for dens alsidighed. Dens skaber, David Allen, er noget gammeldags: Med "Inbox" mener han en rigtig papirmappe. Han udskrev endda e-mails og satte dem på filsæt.

Men med samme succes kan GTD anvendes på computerfiler og -mapper ved at bruge dette system sammen med en eller anden tjeneste. For eksempel kan du bruge denne teknik til at sortere dine Gmail-e-mails, skrive opgaver til "", eller tage fuld kontrol over dit liv med. Endelig er mange task managers som den samme Wunderlist skærpet under GTD-filosofien.

Og selvfølgelig kan du bruge teknikken i et så vidunderligt og alsidigt program som Notion.

Det er en hybrid af Google Docs, Evernote, Trello og et dusin andre applikationer. Notion kan næsten alt hvad du behøver for at arbejde. Noter, regneark, vidensbaser, to-do-lister, kanban-tavler, dokumenter - programmet har det hele. Det er synd ikke at bruge det til at organisere dine anliggender i GTD-stil.

Og Maria Aldrey, en virksomhedskonsulent, der hjælper virksomhedsledere med at organisere deres arbejde, skabte sit eget GTD-baserede system til Notion. Hun delte denne udvikling i sin blog.

Sådan bruger du GTD i Notion

Jeg er ikke særlig godt organiseret. Så da jeg fandt ud af David Allens GTD, ændrede mit liv sig bogstaveligt talt. Nu er dette en slags religion for mig. Efterhånden byggede jeg mit eget system, som giver mig mulighed for at følge med i alt og arbejde i mit sædvanlige tempo.

Jeg bruger en praksis, jeg kalder Ugeplanlægning. Jeg sætter en time af hver søndag (eller mandag) til at planlægge den kommende uge. Denne vane hjælper mig med at løse komplekse problemer ved at opdele dem i mindre og mere håndterbare. Så jeg får lavet mere, mindre træthed og har nemmere ved at fokusere på arbejdet.

For mig er Notion som et spil. Det tager tid at sætte systemet op. Men når hun er klar, bliver det sjovt, enkelt og hurtigt at udføre opgaver.

Hver uge klikker jeg på en knap i Notion, og et tomt regneark dukker op foran mig. Der er en tom her, som du kan hente og bruge.

Her er den trinvise proces, jeg bruger til at planlægge mine opgaver med Notion.

1. Saml dine ideer

Brug 10 minutter på at liste og skrive alle dine ideer ned i denne kolonne. De bliver til opgaver, som du skal udføre i den kommende uge.

1. Liste over alle dine projekter, der endnu ikke er afsluttet.
2. Tjek dine opgaver for de foregående tre måneder for at finde udestående.
3. Tag et kig i din kalender: måske er der også planlagt noget der.
4. Tjek din notesbog, hvis den er tilgængelig. Måske er der også nogle ideer, der skal overføres til Notion.
5. Tænk over, om der er andre opgaver, du skal udføre, eller folk at arbejde med.

Saml alle disse ideer sammen og angiv dem i den første kolonne. Dette er din plan for de næste syv dage.

2. Tildel de relevante handlinger

En idé er ikke dårlig, men uden aktiv handling forbliver den en idé. Spørg dig selv: "Hvad skal jeg gøre for at flytte denne opgave til slutningen?"

For eksempel:

• Fortsæt med at fylde siden med indhold → Skriv et udkast til afsnittet "Om mig".
• Opret indholdsudgivelseskalender → Tegn et hukommelseskort til indlæg og tildel datoer.
• Lav en video til en blog → Skriv et videomanuskript.
• Mød Chris → Send ham en e-mail med dato og sted for mødet.

Husk, at hvis der kræves mere end én handling for at fuldføre en opgave, skal du først beslutte, hvad du skal gøre.

3. Indstil haster

Dernæst skal du definere, hvor hastende hver opgave er. Dette er nødvendigt for at fokusere på de virkelig vigtige ting, og ikke bare udføre en masse arbejde.

For at forstå, hvilke ting jeg skal gøre først, sorterer jeg mine ideer i fire kategorier:

• Vigtige opgaver - ting, der bringer os tættere på at nå mål.
• Uopsættelige opgaver - handlinger, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed.
• Det ville ikke skade - denne kategori omfatter sager, der måske ikke er presserende og ikke vigtige, men deres implementering ville gøre dit liv lettere i de næste syv dage.
• Kan vente - det er opgaver, der kan omlægges til endnu en uge.

4. Bestem koncentrationsniveauet

Desværre har vi alle en begrænset mængde opmærksomhed, tid og energi. Hver opgave bruger en vis procentdel af disse vigtige ressourcer. Evaluer derfor den planlagte opgave og tildel den tilsvarende nummer i den fjerde kolonne.

For eksempel tog det at skrive et udkast til et blogindlæg omkring 20 % af min opmærksomhed. Og brevet til Chris er tre linjer langt - kun 2%.

5. Tildel prioritet

Dette afkrydsningsfelt markerer opgaver, der har mærkerne "Vigtigt" og "Haster". Det vil sige, at de skal gøres, uanset hvad. Dette er din prioritetsliste.

Når du er færdig med at vælge disse opgaver, skal du tilføje procenterne fra den forrige kolonne for at se, hvor mange ressourcer du vil bruge på dem. Hvis det viste sig mere end 90%, så overvurderede du din styrke og bed mere af, end du kan tygge. Flyt en del af det til næste uge, ellers bliver du overanstrengt og har ikke tid til noget.

Forresten et nyttigt tip: Notion giver dig mulighed for at filtrere indholdet af tabelrækker - sådan kan du vælge prioriterede opgaver.

6. Planlæg opgaven

Et flueben i næste kolonne viser, om opgaven er planlagt i din kalender. Beslut, hvornår du vil køre det, og lav en passende begivenhed.

Forresten, hvis du ikke bruger Google Kalender eller noget, så skaf dig Notion. Der kan du tilføje opgaver planlagt for ugen.

7. Uddeleger opgaven

Ja, du har det samme antal timer om dagen som Beyoncé, men hun har et stort team af assistenter, der gør det beskidte arbejde for hende, så hun gør mere. Men hvis du også har en, på hvis skuldre du kan flytte nogle af opgaverne, så gør det og sæt kryds ved den delegerede opgave i den relevante kolonne.

8. Afslut opgaven

Nå, alt er simpelt. Når du er færdig med dit projekt eller fuldfører en opgave, skal du markere afkrydsningsfeltet i den sidste kolonne.

Bonus

Her er et par trin til at hjælpe dig med at blive endnu mere organiseret:

1. Gennemgå dit forbrug i den seneste uge, og planlæg dit budget for den næste.
2. Tænk over din ugemenu, tilføj produkter til indkøbslisten.
3. Behandl din indbakke for de sidste syv dage rettidigt, og sorter alt, der er akkumuleret der.
4. Planlæg mindst én dag om ugen til træning.

Husk at GTD er ret fleksibelt og kan skræddersyes, så det passer til dine behov. Du er velkommen til at justere Notion-skabelonerne. For eksempel forekommer Marias opmærksomhedsspalte overflødig på mig. For mig er en seddel nok, om opgaven haster eller ej. Du kan nemt slette dens kolonner og tilføje dine egne. Så jeg oprettede en kolonne mærket "Arbejde", "Hjem", "Kreativitet" og andre for at sortere opgaver i kategorier. Du kan gøre det på din måde.