6 tips til effektiv e-mailhåndtering

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

E-mail er et af de bedste kommunikationsværktøjer og måske det eneste, der bruges af alle brugere uden undtagelse. Du kan eller kan ikke lide instant messengers, bruge Skype eller Facebook-chat, men du har sandsynligvis en e-mailadresse.

Hver dag modtager vi i vores indbakke ikke kun beskeder fra venner og kolleger, men også snesevis af reklamebreve, meddelelser, bare spam. For at undgå at drukne i den store mængde af indgående beskeder, er det meget vigtigt at udvikle og anvende effektive e-mail-færdigheder.

ophavsret

Planlæg et tidspunkt for e-mail-tjek

Hvis du føler, at du bruger for meget tid på at behandle post, og antallet af breve i din indbakke stadig ikke er faldende, så prøv at planlægge mere stramt tiden til at tjekke din postkasse. Normalt begynder vi at tjekke mail, finder et interessant link i brevet, går til webstedet, derfra til et andet … og efter en halv time husker vi og vender tilbage til at analysere bogstaver. Som følge heraf er tiden gået, men sagen har ikke rykket sig.

Forsøg derfor at afsætte en vis begrænset tid til dig selv til at arbejde med post. Alle kan indstille frekvensen og varigheden af disse intervaller uafhængigt af hinanden, afhængigt af mængden af deres korrespondance. Måske vil det være en time om morgenen og en time i slutningen af arbejdsdagen, eller det kan være mere praktisk for dig at logge ind på din mailkonto hver time i fem minutter. Vigtigst af alt, prøv at nøje overholde den tidsplan, der er fastsat for dig selv og ikke blive distraheret af noget udenforstående. Bevidsthed, at din tid er begrænset, vil uundgåeligt føre til en effektivisering af behandlingen af postkvitteringer.

Hvert bogstav betyder en handling

Hovedreglen, som du bør anvende, når du analyserer post, er, at hvert åbent brev kræver, at du gør noget. Hvis du har åbnet et brev, skal du under ingen omstændigheder efterlade det i indbakken igen. Du skal enten straks svare på brevet eller videresende det til en, der er bedre til at håndtere dette problem, eller planlægge en opgave for dig selv i Google Task eller kalenderen - under alle omstændigheder skal brevet som følge af din handling slettes eller flyttes til arkivet, dvs forlad indbakken … Hvis du følger denne enkle regel, bliver din indbakke ryddet op før eller siden.

ophavsret

Filtre og genveje

Hvis du modtager et stort antal e-mails hver dag, kræver det meget tid og kræfter fra din side at analysere dem. Hvorfor bruger du ikke postvæsenets ressourcer til dette, især da de fleste af tjenesterne har denne funktion og er perfekt implementeret?

Det handler om at opsætte filtre til automatisk postbehandling. I stedet for manuelt at klikke på hvert indlæg, og hvert af dine klik er den samme tid og indsats, skal du bare indstille de filtre, du ønsker én gang. For eksempel vil alle beskeder fra dine pårørendes adresser automatisk gå til Familiemappen og markeres med en markør som vigtige. Alle pressemeddelelser går til en separat mappe, der går uden om mappen Indbakke, og meddelelser fra sociale netværk sendes straks til papirkurven.

På denne måde kan du kategorisere meddelelser i henhold til hovedemnerne og forberede dig derefter til deres behandling. Du vil ikke længere have en situation, hvor din hjerne, når du analyserer post, skifter fra huslige pligter til forretningsspørgsmål og derefter straks til underholdningsforsendelser og så tilbage.

Der er et stort antal muligheder for at lave forskellige filtre, og jeg er sikker på, at når du først har bygget et automatisk filtreringssystem, sparer du dage og måneder af din tid. Derudover kan du ved hjælp af de tildelte etiketter eller fordeling på mapper nemt finde de bogstaver, du skal bruge i arkivet (kan du huske, at vores Indbakke-mappe er helt tom?).

Brug søgning

Mange brugere, især begyndere, gemmer alle deres e-mails i deres indbakke, fordi de føler, at de aldrig vil finde dem igen, når de arkiverer. Hvis du opsætter et system med filtre og genveje, som beskrevet i det foregående afsnit, så er dit arkiv allerede organiseret og meget lettere at navigere i det. Men glem ikke også søgefeltet. For eksempel i Gmail er systemet til at søge efter bogstaver så perfekt (hvem ville tvivle på det!), at det ikke bliver svært at finde noget bogstav.

Brug mærker

Mange e-mail-tjenester har en funktion til at markere beskeder med specielle markører (i Gmail er disse stjerner). Med deres hjælp er det nemt at fremhæve de nødvendige beskeder, der kræver din opmærksomhed, og placere dem i en separat mappe. I Gmail kan du vælge dit eget sæt flag og bruge dem ret fleksibelt. Således vil et blik på indholdet af din indbakke være nok til at skelne e-mails efter deres betydning.

Brug tastaturgenveje

Brug af genvejstaster kan fremskynde behandlingen af korrespondance så meget, at det er værd at bruge et par timer på at studere dem. Men før det, så tag et kig på indstillingerne (i Gmail er det Indstillinger - Generelt - Genveje) og sørg for, at de er slået til. Derefter skal du blot trykke på spørgsmålstegnet på tastaturet, og du vil se en prompt med alle Gmail-genvejstaster.

E-mail er et fantastisk kommunikationsværktøj, men det betyder ikke, at du skal bruge halvdelen af dit liv til denne proces. Maksimal automatisering af alle processer, hurtige svar eller videresendelse af beskeder, planlægning af din tid, sammen med andre tips fra denne artikel, vil give dig mulighed for at håndtere et hvilket som helst antal bogstaver ret hurtigt og spare mere tid til mere fornøjelige aktiviteter.