Sådan rydder du op i Google Docs

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Vi river endeløse "Nye mapper" og slipper for dokumenter med uforståelige navne.

Hvis du arbejder meget med Google Docs eller Google Docs, så har du sandsynligvis stået over for det problem, at der er for mange filer, og tjenestens hovedside bliver til et rodet loft. Lifehacker fortæller, hvordan du kan skabe orden ud af kaos.

Brug indbyggede sorteringsværktøjer

Google Docs har flere indbyggede sorteringsværktøjer, der hjælper dig med hurtigt at finde de filer, du ønsker. For at gøre dette skal du blot vælge den relevante mulighed ved at klikke på et af symbolerne i den øverste højre del af hovedskærmen.

1. Efter visningsformat

Tjenesten giver dig mulighed for at tilpasse den foretrukne måde at vise filer på: en liste eller et gitter. For at gøre dette skal du blot klikke på det tilsvarende ikon.

2. Efter dato eller titel

Du kan nemt sortere dokumenter efter den dato, de blev set, datoen for ændringer foretaget af dig eller alle brugere og også efter titel.

3. Af ejer

Google Docs giver flere brugere mulighed for at arbejde med dokumenter på én gang, og derfor er denne tjeneste så praktisk. Hvis du ikke kun opretter dokumenter, men også arbejder med fremmede eller arbejder kollektivt, vil sortering efter ejeren (skaberen) af dokumentet hjælpe dig. For at bruge det, skal du blot klikke på det relevante element på hovedskærmen og vælge den relevante mulighed.

4. Hvor det er muligt adgang

For at se alle filer, der er oprettet af andre brugere og tilgængelige for dig, skal du klikke på mappeikonet i øverste højre hjørne af hovedskærmen og vælge "Tilgængelig".

Bliv organiseret på Google Drev

Alle filer fra Google Docs (såvel som Sheets og Slides) er tilgængelige på Google Drev. Derfor er orden i Disk i høj grad en betingelse for orden i Dokumenter. Her er, hvad du kan gøre for at håndtere kaosset.

1. Sorter dokumenter i mapper

Du kan nemt oprette mapper på Google Drev. For at gøre dette skal du klikke på den store knap "Opret" og vælge punktet "Mappe".

Giv dine filer og mapper klare og specifikke navne. Fra navnene "Ny mappe", "Unavngivet", "1" eller "lvpdlvarp" er det ikke klart, hvad der er indeni. Derudover vil sådanne filer og mapper være sværere at finde blandt mange andre. Titlerne "September-rapporter", "Kundekontaktliste kl. 15.10" eller "Bioteknologiartikel" hjælper dig med at holde dine optegnelser mere effektive.

Du kan overføre filer til en mappe ved at højreklikke på dem og vælge det relevante element.

Mappemenuen kan åbnes fra Google Docs-startskærmen.

2. Brug forskellige mappefarver og etiketter til vigtige filer

Som standard er alle mapper i Google Drev grå, men du kan højreklikke på dem og vælge en af 24 farver fra rullemenuen.

Du kan også markere de nødvendige filer på disken. Dette gøres ved at højreklikke og vælge "Tilføj til markeret".

Du kan se de markerede filer direkte i "Dokumenter".

3. Slet unødvendigt

Med intensiv brug af Google-tjenester akkumulerer de en enorm mængde unødvendige og forældede dokumenter. Du kan slette dem både i "Dokumenter" og "Disk" ved at højreklikke på det ønskede dokument og vælge "Slet".

Hvis du ved et uheld har slettet et dokument (Google Docs beder ikke om bekræftelse af en handling ved sletning), kan du klikke på pop op-knappen "Annuller".

Og hvis du har slettet den, men efter et par dage har ændret mening, skal du gå til "Papirkurven", højreklikke på den ønskede fil og vælge "Gendan".

Filer i papirkurven opbevares i 30 dage, hvorefter de automatisk slettes.

4. Brug Filewatch til at slippe af med unødvendige ting

Filewatch kan hjælpe dig med at finde filer, som du stadig har adgang til fra f.eks. din gamle arbejdsplads: det viser dig, hvilke personer du deler dokumenter med, og lader dig løsrive dig fra dem. Tjenesten er også i stand til at finde filer, der er blevet tilgængelige for for mange brugere (f.eks. lækket til netværket), så du kan ændre indstillingerne for at få adgang til dem.

Filewatch er inkluderet i Google Workspace Marketplace-biblioteket, hvilket betyder, at det er certificeret af Google, så dine følsomme data ikke falder i de forkerte hænder. Tjenesten er gratis.

• Download fra Google Bibliotek →
• Download fra Filewatch-webstedet →