Microsoft Word-funktioner, du ønsker at anvende i dit arbejde

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Det viser sig, at folk har arbejdet i Word i årevis, men kender ikke dets grundlæggende funktioner eller følger ikke innovationerne. Det er tid til at indhente det!

Et par ord om, hvorfor jeg påtog mig at beskrive de slet ikke unikke funktioner i Microsoft Word. Artiklen modnes langsomt i mit hoved. Gang på gang måtte jeg beskrive den samme redaktørs evner til mine kolleger og mine kære. Deres åbenlyse indsigt, overraskelse over, hvad de så, fik mig til at skrive dette materiale. Jeg håber, at du også vil lære noget nyt for dig selv.

Alle de følgende tips virker i Word 2013. Jeg anbefaler stærkt at flytte til netop denne generation af programmet, hvis du af en eller anden grund har udskudt overgangen.

1. Begynd at skrive hvor som helst

Click-to-Write-funktionen er ikke ny, men ikke alle har hørt om den. Ofte er man nødt til at observere, hvordan en person klikker på "Enter"-knappen mange gange for at komme til slutningen af siden og for eksempel indtaste bogstavudføreren der.

Et dobbeltklik med musen kan erstatte et dusin tastetryk.

Flyt markøren over den tilsigtede udskriftsplacering og lav et par hurtige klik med musen. Word selv vil placere nye linjer, faner og seriffer for det sted, du har angivet til det. Dette er tydeligt synligt, når man ser på de skjulte formateringsmærker.

2. Oversæt med det samme

Spørg din nabo om, hvilken oversætter han foretrækker, og du vil højst sandsynligt høre om Google, Yandex, PROMT, men næppe om Bing. Af en eller anden grund er Microsofts brandede oversætter ikke særlig populær i vores område. Og forgæves, fordi kvaliteten af hans arbejde er ganske nok til hverdagens behov. Selvfølgelig giver Office hurtig oversættelse af tekst ved hjælp af Bing. Jeg anbefaler at prøve det.

Det er meget muligt, at du vil holde op med at haste mellem browseren og Word og uendeligt kopiere og indsætte sætninger frem og tilbage.

Der er flere dusin sprog og tre oversættelsesmetoder at vælge imellem. Du kan finde dem på fanen "Anmeldelse".

3. Brug kerning

Designere ved godt, hvad kerning er, og de arbejder ofte med det, når de skriver tekster. Enkelt sagt er kerning ansvarlig for afstanden (afstanden) mellem bogstaver afhængigt af deres form. Ændring af denne indstilling kan formindske eller udvide det samme ord, sætning eller afsnit sammenlignet med standardtilstanden. Jeg har set, hvordan folk begyndte at slette en del af teksten, eller omvendt "hælde vand" bare for at passe det ind i en bestemt ramme. Kerning løser sådanne problemer på en mere sofistikeret måde. Selvfølgelig gør det ondt i øjet at spille hårdt med det, men mindre manipulationer kan være passende.

Ændring af kerning vil være nyttig, når du bruger store skrifttyper, for eksempel når du forbereder titelsider til bøger, artikler, rapporter.

Tryk på kombinationen Ctrl + D for at få dialogboksen "Skrifttype" frem, gå til den anden fane "Avanceret". Det er her du kan lege med kerning. Og lidt mere om emnet. Lige i forbifarten vil jeg præsentere dig for et interessant browserspil, hvor du skal gætte den bedste kerning til læsning. God fornøjelse!

4. Anvend skjult tekst

Kan et tomt Word-dokument veje titusinder eller hundredvis af megabyte? Ja! Og for mange er der en uklarhed i sindet. Folk ser ikke et eneste ord for øjnene af dem, men de kan ikke forstå, hvorfor filen er så stor? Onde vira eller skadelige hackere? Ingen. Det hele handler om skjult information. Det kan være grafik, billeder og tekst.

Ligesom tegn, der ikke kan udskrives, vises skjulte data ikke på skærmen eller udskrives, men de er stadig en del af dokumentet.

Med skjult tekst kan du:

• Skjul fortrolige oplysninger midlertidigt.
• Skriv kommentarer eller giv svar på spørgsmål, der ikke bør blandes med hovedteksten.
• Udskriv flere versioner af det samme dokument, og skjul skiftevis forskellige dele af det. I dette tilfælde behøver du ikke rode med flere kopier af filen!

Vælg en del af eller hele teksten, tryk på Ctrl + D og sæt et flueben foran "Skjult"-indstillingen. Fragmentet forsvinder og bliver kun tilgængeligt til visning i visningen af tegn, der ikke kan udskrives. For klarhedens skyld er skjulte data understreget med en linje med sorte prikker.

5. Brug funktionen "Document Inspector" før du gemmer

Gammelt Word kan ikke åbne filen eller vises den forkert? Velkendt for alle og enhver! Denne form for problemer omkring mig sker med skræmmende regelmæssighed, fordi mange organisationer og mennesker stadig arbejder i Office 2003. Derfor, før du sender og/eller gemmer et dokument, er det værd at tjekke det for kompatibilitet med tidligere versioner af Word. "Dokumentinspektøren" er ansvarlig for dette.

Han ved også, hvordan man kører et læsbarhedstjek for mennesker med handicap og, hvad der er vigtigt, finder skjulte egenskaber og data i et dokument.

For eksempel registrerer funktionen tilstedeværelsen af makroer, indlejrede dokumenter, usynligt indhold og andre potentielt problematiske filelementer.

6. Rediger PDF

Overfloden af muligheder er ikke altid gavnlig. Arbejde med PDF er et godt eksempel på dette. Nogle gange farer folk vild allerede, når de vælger det værktøj, som de vil behandle PDF-filen med. Her er den klassiske Adobe Reader, og den alternative Foxit Reader, og enhver mere eller mindre moderne browser og mange flere onlinetjenester. Men en af de mest succesrige metoder ligger på overfladen - dette er helten i vores artikel.

Word 2013 åbner ikke kun, men gør det også muligt at redigere indholdet af et PDF-dokument.

Editoren konverterer tekst, tabeller, lister, grafer og andre elementer til en DOCX-fil, og bevarer formateringen af originalen så nøjagtigt som muligt. Det skal bemærkes, at han viser sig meget, meget værdig. Du kan også tilføje PDF-filer til et Word-dokument som et integrerbart objekt. I dette tilfælde vil kun den første side af PDF'en eller fillinkikonet blive vist.

7. Indsæt video

Det er ingen hemmelighed, at langsigtet visning af tør tekst hurtigt reducerer opmærksomheden og fører til tab af interesse for læseren. Derfor fortynder næsten alle studerende, foredragsholdere og kontormedarbejdere linjerne med diagrammer, tabeller, grafer og andre visuelle tricks. Det er dog kun få, der bruger et meget mere kraftfuldt værktøj - video.

Word kan integrere Bing-søgevideoer i et dokument, tilføje YouTube-videoer og integrere koder fra forskellige websteder.

Og du skal ikke bekymre dig om den endelige filstørrelse. Dokumentet gemmer ikke selve videoen, men laver kun sit link i en visuel form. Selvfølgelig kræves en internetforbindelse for at se.

8. Arbejd sammen med dokumentet og kommenter redigeringer

Husk klassikerens ord: "Hvad man ikke gør - det gør vi sammen"? De er relevante den dag i dag. Men ikke alle forstår, hvordan man korrekt organiserer fælles arbejde. Desværre er det stadig muligt at se, hvordan en person fremhæver et stykke tekst med en hvilken som helst farve, efter det, i parentes, tilføjer han sin revision eller indsigelser og sender dokumentet tilbage. I sådanne øjeblikke begynder en nervøs trækning af øjenlåget. Den seneste udgave af Word giver dig mulighed for komfortabelt at kommentere og foretage redigeringer i en offentlig fil. Dette skal bruges!

Word 2013 gør det muligt at svare på andres kommentarer, hvilket gør redaktøren til et godt værktøj til diskussion i gruppearbejde.

Brug et par minutter på at udforske fanen Gennemse, del dine nye færdigheder med dine jævnaldrende, og du vil føle letheden ved at arbejde sammen.

9. Forenkle dit arbejde med tabeller

Lad mig gætte, indsætter du stadig tabelrækker og kolonner ved at højreklikke og navigere til det tilsvarende menupunkt? Det er meget nemmere!

Placer din markør lige over/under (venstre/højre), hvor du planlægger at tilføje en række eller kolonne. Word vil straks foreslå at forstørre tabellen.

Den seneste version af editoren har i øvrigt fået flere nye funktioner til borddesign. Opdater din viden.

10. Kombiner dele af dokumentet i blokke

For at være ærlig er der nogle medarbejdere, der er klar til at vende mere end 100 sider af et dokument bare for at slå tiden ihjel. Hvis du hurtigt vil navigere i store filer, skal du mestre flere tastaturgenveje til lynhurtig navigation eller strukturere dine værker korrekt.

Ved at bruge overskrifter på forskellige niveauer kan du skjule elementer af dokumentet, som du ikke arbejder på i øjeblikket.

Placer markøren ved siden af overskriften, og programmet vil bede dig om at skjule indholdet af blokken. Således kan selv de mest enorme værker passe ind på blot et par sider.

Fandt du ikke noget interessant for dig selv? For en sikkerheds skyld, læs Lifehackers artikel om 20 ordhemmeligheder, der hjælper med at gøre dit job lettere. Eller giv dine råd i kommentarerne.