Inbox Zero-metoden er den bedste måde at håndtere tusindvis af ulæste e-mails på

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Det er nemt at holde din indbakke tom. Dette vil hjælpe dig med at være mere produktiv og aldrig gå glip af vigtige beskeder.

En masse ulæste e-mails, der konstant dingler i din indbakke, vil panikere enhver. Hvis du har mange forretningspartnere og kollegaer, som du interagerer med via korrespondance, skal du blot holde din e-mail-indbakke ren og pæn.

JotForm CEO Aytekin Tank er en interessant måde at organisere e-mail kaldet Inbox Zero. Som navnet antyder, er metoden bare at holde din indbakke tom.

Generelt har Tank ikke opfundet noget nyt. Inbox Zero blev skabt for længe siden af forfatteren og bloggeren Merlin Mann, og det er en gennemprøvet og velkendt metode. Omtrent den samme teknik til at arbejde med dokumenter blev beskrevet af David Allen i sin bog "How to get things in order". Tank har lige tilpasset det til Gmail-webgrænsefladen.

Aytekin Tank iværksætter, grundlægger og administrerende direktør for JotForm

Jeg modtager og sender hundredvis af e-mails hver dag. Men i slutningen af dagen er min postkasse uvægerligt tom. Jeg har ingen sekretær til at håndtere min korrespondance. Jeg overholder et princip kaldet Inbox Zero. Det er ikke svært.

Tank viser fordelene ved Inbox Zero-metoden:

• Du går ikke glip af en vigtig besked, hvis din indbakke er tom.
• Du vil ikke få dine adressater til at vente længe, for du kan straks svare på deres breve.
• Hundredvis og tusinder af ulæste breve vil ikke samle sig i din postkasse.
• Du vil spare mere tid på de virkelig vigtige opgaver og ikke bruge timer på at rode med e-mail.

Jeg kender mange mennesker, der omhyggeligt gemmer alle deres breve uden at slette et eneste. Som et resultat begynder deres indbakke at ligne et Twitter-feed. Det er ikke behageligt. Du vil konstant fare vild i e-mails.

Aytekin Tank

Lad os sige, at du bruger Gmail - selvom denne metode kan tilpasses til enhver internetudbyder (Hotmail, Yandex, Yahoo) eller e-mail-klient (Outlook, Thunderbird eller Sylpheed). Lad os tage et kig på deponeringer af ulæste beskeder og komme i gang.

1. Tøm din postkasse

Så med Inbox Zero-metoden skal du handle beslutsomt. Åbn "Indbakke", vælg alle de breve, der er samlet der, og arkiver dem alle på én gang. For nogle vil dette virke som ren og skær vanvid, men Tank anbefaler at gøre netop det.

Du skal starte med en tom postkasse. Denne guide hjælper dig ikke, hvis du har titusindvis af e-mails i din indbakke. Så arkiver alt og start med en ren tavle.

Aytekin Tank

2. Behandl dine e-mails i kronologisk rækkefølge

For at udvikle denne sunde vane har du brug for en vis mængde disciplin. Mens du behandler dine e-mails, skal du starte med den ældste besked og arbejde dig frem til den nyeste. På denne måde vil du holde kronologisk orden og ikke blive forvirret.

Der er to funktioner, der hjælper dig med at håndtere e-mails i Gmail:

Slå Auto Switch til. For at gøre dette skal du åbne "Indstillinger" → "Generelt", finde punktet "Automatisk skift" og aktivere det. Nu, når du besvarer eller arkiverer en e-mail, vil Gmail ikke returnere dig til indbakken, men vil vise den næste e-mail. På denne måde vil du være i stand til at behandle breve et efter et i den rækkefølge, de blev modtaget, uden forstyrrelser.

Aktiver derefter knappen Send og arkiver, hvis du ikke har den. Åbn "Indstillinger" → "Generelt" og se efter punktet "Vis knap" Send og arkiver "som svar". Dette vil spare dig tid. Når alt kommer til alt, hvis du allerede har svaret på brevet, nytter det ikke noget at gemme det i din indbakke, vel? Klik på send-knappen, og e-mailen vil automatisk blive arkiveret.

Og her er en anden vigtig ting:

Brug ikke e-mail som chat. Der er ikke noget værre end at skabe lange svarkæder fra konstant citerede breve. Hvis du har brug for at tale, så brug messenger, Slack chat eller kontakt via telefon. E-mail er ikke egnet til dette.

Aytekin Tank

3. Besvaret - arkiv

Hovedreglen for Inbox Zero-metoden er, at din indbakke ikke er stedet for at gemme din post. Alle e-mails i indbakken skal behandles med det samme. Læs dem én efter én, og enten svar og arkivér, hvis beskeden kræver svar, eller arkivér blot, hvis beskeden ikke kræver svar.

Hvis du ikke umiddelbart kan svare på en e-mail, er der to muligheder:

• Gem det i din organizer-app. Det kunne være Evernote, OneNote eller en slags opgavehåndtering. Sæt en dato, så programmet minder dig om at skrive dit svar på det rigtige tidspunkt.
• Hvis du kan skrive et svar med det samme, men modtageren skulle modtage det efter et stykke tid, skal du bruge funktionen for forsinket levering i Gmail. Outlook, Thunderbird og andre klienter kan gøre det samme.

4. Bare gør det

Alt er efter den store og mægtige David Allens forskrifter. Hvis e-mailen kræver en handling, der vil tage et par minutter, skal du bare gøre det nu. Kopier ikke brevet til din huskeliste. Efterlad det ikke i din indbakke.

Hvis du har brug for at foretage en betaling, skal du bare foretage det nu. Hvis du har brug for at sende feedback til en kollega, så send den med det samme. Hvis sagen tager et par minutter, nytter det ikke at udsætte den.

Aytekin Tank

5. Brug tastaturgenveje

Tastaturgenvejene reducerer den tid, der bruges på at behandle e-mail markant. Med dem behøver du ikke flytte musemarkøren frem og tilbage. Tank anbefaler at huske og bruge tre genvejstaster:

• E-tasten giver dig mulighed for hurtigt at arkivere en besked. Vi læste den, trykkede E, arkiverede den. Det er simpelt.
• R-tasten bruges til hurtigt at skrive et svar. Hvis du har brug for at besvare et brev, skal du trykke på det, indtaste svaret, trykke på Enter.
• F-tasten videresender modtagne breve til andre modtagere.

Jeg tror ikke, du har brug for andre genvejstaster. I Gmail bruger jeg kun tre tastaturgenveje. Til alt andet er der en mus. Men disse genvejstaster giver dig mulighed for hurtigt at udføre tre af de mest almindelige e-mail-handlinger, så de kan spare dig for en masse tid.

Aytekin Tank

6. Opsæt filtre

E-mail-filtre er et utroligt praktisk værktøj, der gør meget af arbejdet for dig. Du skal bare konfigurere dem én gang, og de vil spare dig for en masse tid.

Hvis du i din indbakke jævnligt finder uvæsentlige breve (meddelelser om internettjenester, automatiske forsendelser osv.), så afmeld dig enten fra dem, eller opsæt filtre, så sådanne breve arkiveres automatisk.

7. Indbakken er tom - luk mail

Når du forsøger at fokusere på dit arbejde, bør du ikke konstant blive distraheret af e-mail. Så lad os holde os til reglen: Når din indbakke er tom, skal du lukke Gmail-fanen eller din e-mail-klient og glemme alt om mail i de næste par timer. Bare få travlt.

Deaktiver alle indgående e-mailmeddelelser. De er meget distraherende.

Du kan åbne din e-mail igen efter et par timer, behandle de meddelelser, der er samlet der, og derefter vende tilbage til arbejdet. Målet med Inbox Zero-metoden er at tvinge dig selv til ikke at blive distraheret af indgående e-mails. Du skal administrere din postkasse, ikke dig.

Aytekin Tank

Hvis du har prøvet Inbox Zero-teknikken og er klar til at fortælle dig, hvad du har fået, eller vil foreslå en bedre metode, så skriv i kommentarerne.