Hvorfor opgavelister ikke virker, og hvad skal man gøre ved det

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Her er nogle tips til, hvordan du forvandler din "krop" fra en simpel notesbog til et kraftfuldt værktøj til beslutningstagning, planlægning og analyse af fremskridtene for de tildelte opgaver.

Det kunne ikke være nemmere at administrere to-do-lister. Jeg skrev mine affærer i en klumme, og så tager man det bare og streger det ud, mens man gør det. Hvad kan du ellers komme i tanke om?

Men hvis man ser på antallet af forskellige desktop-, mobil- og webapplikationer, der implementerer dette koncept, bliver det klart, at alt slet ikke er så enkelt. På trods af alle de mange forskellige værktøjer og funktioner, fungerer opgavelister stadig ikke! Måske ved du bare ikke, hvordan du bruger dem?

Alle mennesker begynder at bruge task managers i det øjeblik, de føler, at deres daglige rutine bliver til kaos. De begynder at glemme vigtige ting, forvirrer rækkefølgen af opgaver og opgaver, svigter deres kolleger og kommer for sent til dates. I et sådant øjeblik vælger en person en "tudushka" efter hans smag og forsøger at bringe organisation ind i sit liv. Og som regel lykkes det først. Men der går noget tid, og opgavelisterne holder op med at virke, og det oprindelige rod vender tilbage til livet.

Hvorfor sker det?

Pointen er, at task managers kun er et værktøj. Som skal sættes korrekt op for at det fungerer godt. Og her er nogle tips til, hvordan du gør det.

1. Del

Du bør under ingen omstændigheder dumpe alle dine store og små ting på én stor, lang liste. Der er ikke noget mere deprimerende end at overveje din to-do-liste med snesevis af poster. I dette tilfælde er sandsynligheden for nogensinde at komme til listens hale til nul. Forskellige produktivitetsundersøgelser tyder generelt på, at antallet af dine opgaver på et ark ikke bør overstige 7-8 stykker. Adskil derfor opgavelister efter kategori, projekt, emne, haster og andre kriterier.

2. Tilføj deadlines

Ifølge Parkinsons lov tager arbejde altid lige så meget tid, som du giver det til. Derfor giver det kun mening at vedligeholde en liste over opgaver, hvis du skriver den omtrentlige udførelsestid ud for hvert element. Ja, i virkeligheden kan der være afvigelser; ja, nogle dage går det galt, men det meste af tiden virker denne tilgang. Efter at have lagt den omtrentlige tid til at fuldføre en bestemt opgave, vil du ubevidst stræbe efter at svare til den, og dette ændrer spillets regler radikalt. Giv det en chance, og du vil blive overrasket over, hvor kraftfuld din todo-liste kan blive.

3. Prioriter

Denne pointe er enkel og ligetil. Vi udfører vigtige sager først og fremmest, små og ikke-hastende - hvis vi har tid. Det eneste, der er tilbage, er at prioritere din liste og gøre det rigtigt. Der er jo meget presserende sager, men fuldstændig ligegyldige for dig. Og det sker omvendt. Derfor tilbyder vi dig følgende prioritering:

• vigtige og presserende spørgsmål;
• vigtigt, men ikke presserende;
• presserende, men ikke særlig vigtig;
• ikke presserende og ligegyldigt.

4. Evaluer

Og den sidste regel på denne liste, men ikke mindst i vigtighed, er behovet for at analysere og evaluere opfyldelsen af din liste. Søg ikke straks at gemme dig og glemme den afsluttede opgave for evigt. Prøv at sætte et par timer af i slutningen af hver uge, og måske endda en hel dag i slutningen af måneden, til at gøre status. Saml de overstregede elementer fra arkivet og evaluer, hvad der gav dig deres implementering.

• Hvor godt og hurtigt gjorde du dit arbejde?
• Kunne det have været gjort bedre, eller burde det måske slet ikke have været det værd?
• Hvor langt er du nået mod dit mål?
• Hvad skal der til for at komme et skridt videre?

Når du har besvaret disse og lignende spørgsmål, får din liste en helt anden betydning for dig. Det vil forvandle sig fra en simpel notesbog "for ikke at glemme noget" til et kraftfuldt værktøj til beslutningstagning, planlægning og analyse af resultater.