Hvorfor der ikke er tid og energi nok til de vigtigste ting, og hvad skal man gøre ved det

2023 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-11-27 10:49

Hastefælden er skyldig. Vi finder ud af, hvordan det fungerer, og hvordan vi ikke kommer ind i det.

Hvor mange gange i slutningen af en hård, travl dag har du indset, at du så ud til at snurre som et egern i et hjul i mange timer og løst mange problemer, men ikke brugte tid på virkelig vigtige projekter? Hvor mange gange har du lovet dig selv at tage personlige anliggender op, som er meningsfulde for dig: sport, kreativitet, studier, men kunne ikke engang starte dem i flere måneder? Hvis dette er sket for dig, så er du, som de fleste mennesker, faldet i fælden af hastende karakter.

Hvad er hastefælden

Forskning fra Johns Hopkins University School of Business har vist, at vi oftere end ikke opgiver interessante og vigtige opgaver til fordel for presserende. Og vi er bogstaveligt talt disponerede for at udskyde væsentlige projekter til senere, først og fremmest at tage fat på dem, der, som det ser ud til, skal laves lige nu.

Dette kaldes hastefælden. Det fører os til stress, følelsesmæssig udmattelse og mærkeligt nok tab af penge. Forskere har fundet ud af, at vi har en tendens til at løfte en opgave, der virker mere presserende, selvom vi betaler mindre for den end for en opgave med en blødere deadline. Dette sker af flere årsager.

Hvorfor falder vi i hastefælden

1. Vi lider, hvis vi ikke kan udføre opgaven

Dette blev opdaget tilbage i 1927, og så blev det bekræftet mere end én gang: Folk føler sig utilpas, hvis der hænger en uafsluttet forretning over dem. Denne egenskab af tænkning blev kaldt Zeigarnik-effekten. Og da akutte opgaver som udgangspunkt er små nok og ikke tager meget tid, kan vi ikke udskyde dem, for så bliver næste punkt på huskelisten ikke streget over. Og vi tager fat i disse små opgaver, løser dem én efter én og kan ikke stoppe. Som med en pakke chips: Indtil du spiser alt, falder du ikke til ro.

2. Vi sidder fast i en tunnel og ser ikke noget omkring os

Det vil sige, at vi er så overvældet af kortsigtede affærer, at vi bogstaveligt talt ikke kan puste ud, se på vores tidsplan udefra og vurdere, hvad der virkelig er vigtigt, og hvad der ikke er. Denne situation kan sammenlignes med tunnelsyn: vi ser ikke det komplette billede, men kun et fragment, der er i centrum af vores opmærksomhed lige nu.

3. Vi er ikke i stand til at tilrettelægge arbejdsdagen korrekt

Hvis processerne ikke fejlfindes gennem din eller ledelsens skyld, begynder rutineopgaver bogstaveligt talt at forbruge tid og kræfter. Lad os sige, at du er for doven til at lave skabeloner til dokumenter og breve – og hver gang bruger du mange dyrebare timer på at arbejde med dokumentation eller indgående post. Eller din projektleder har ikke aftalt med klienten at lave alle redigeringer på én gang, og du skal distraheres af nye kommentarer utallige gange.

4. Det forekommer os, at hvis vi ignorerer en presserende opgave, vil der ske en katastrofe

En ond leder eller klient vil komme, og han vil bande meget, du vil blive frataget penge, himlen vil falde til jorden, vi vil alle dø.

Alle disse meddelelser om nye beskeder, opkald, redigeringer, yderligere små ordrer skaber den illusion, at de ikke kan udskydes. Selvom der faktisk ikke er så mange virkelig brændende opgaver.

Sådan undgår du at blive fanget i uopsættelighed

1. Start din dag med vigtige og ikke-hastende opgaver

De klassiske tidsstyringsbøger siger, at den første ting at gøre er at "spise frøen." Altså at gøre op med en lille og ikke særlig behagelig opgave. Der er logik i denne tilgang: Efter at have foretaget et vanskeligt opkald eller besvaret kedelige breve, føler vi os som vindere, og i stigende grad tager vi andre ting op.

Men der er en risiko for, at den første "frø" bliver efterfulgt af den anden, så den tredje, den fjerde … Og nu er det aften, "frøerne" er blevet spist umådeligt, men hænder har ikke nået det virkelig vigtige opgaver. Derfor kan du prøve det modsatte: start dagen med det, der er mere vigtigt, men ikke presserende, og først derefter gå videre til alle denne bunke små opgaver.

2. Lær at tage en pause

Skynd dig ikke for straks at svare på nye beskeder og udføre små opgaver og forespørgsler. Træk vejret ind og ud, og vær opmærksom på, hvor presserende dette virkelig er. Hvis opgaven lider, så udskyd den ved at prioritere det større og mere værdifulde projekt.

3. Prøv at arbejde i blokke

Lad os sige 40 minutter til vigtige opgaver og 15 minutter til presserende opgaver. Indstil en timer, så små rutiner ikke suger dig for meget, og så snart den bipper, gå tilbage til store ting. Mest sandsynligt vil et opkald eller brev kunne vente i de næste 40 minutter.

4. Kombiner ting

Mange små ting kan gøres, mens du kører med metroen, står i kø på postkontoret og venter på et barn fra en tegnetime. Det er usandsynligt, at det vil være muligt at engagere sig i en afhandling, en bog, en rapport eller en plan i sådanne øjeblikke, men det er ganske muligt hurtigt at svare på beskeder, udfylde nogle formularer, foretage mindre ændringer.

5. Husk at presserende opgaver aldrig vil ende

Det er en meget stor fejl at tro, at nu vil du hurtigt rydde op i al den her rutine: Bestil tid hos en læge, svar på breve, bestil dit barn nye sneakers, udfyld et rapport - og så med let hjerte vil tage vigtige arbejde og personlige projekter op: Opdater din portefølje og CV, læs en bog på et fremmedsprog, søg efter information til forskning. Ak, sådan bliver det ikke. Små ting vil fortsætte med at falde på dig, indtil du tager kontrol over dem.