Sådan organiserer du din dag: teknikker til produktivitetsgenier

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Tid er en knap og uerstattelig ressource. Lær at bruge det fornuftigt.

Benjamin Franklin metode

Benjamin Franklin var søn af en sæbemager, men takket være selvorganisering og disciplin lykkedes det ham på mange områder: inden for politik, diplomati, videnskab, journalistik. Han er en af grundlæggerne af Amerikas Forenede Stater - han deltog i oprettelsen af uafhængighedserklæringen og landets forfatning.

Franklins portræt er med på en $100-seddel, selvom han aldrig var USA's præsident. Han er krediteret med forfatterskabet af sådanne fangstsætninger som "Tid er penge" og "Udsæt ikke til i morgen, hvad du kan gøre i dag."

Tiden betød virkelig noget for Franklin.

Elsker du livet? Så spild ingen tid, for tid er det stof, der udgør livet. Benjamin Franklin

I en alder af 20 udviklede Franklin et tidsstyringssystem til sig selv, som han brugte hele sit liv. Samtidige kaldte det "Franklins pyramide" (nogle gange også kaldet "produktivitetspyramiden" - produktivitetspyramiden).

Pyramiden er baseret på livsværdier. Disse er moralske retningslinjer for at løse eventuelle problemer. Franklin kaldte dem dyder.

For sig selv identificerede han 13 dyder: afholdenhed, stilhed, kærlighed til orden, beslutsomhed, sparsommelighed, hårdt arbejde, oprigtighed, retfærdighed, mådehold, renlighed, ro, kyskhed og sagtmodighed.

For at arbejde på sig selv hver dag startede Franklin en speciel notesbog, hvori han tog en side for hvert livsprincip. Han indrettede hver side i syv kolonner (ugedage). Derefter tegnede han 13 vandrette streger efter antallet af dyder.

Således fokuserede han hver dag på en af dyderne, og om aftenen på pladserne noterede han sig de fejl, der blev begået på vejen mod "moralsk perfektion".

Næste trin i Franklins pyramide er et globalt mål. Den er baseret på livsprincipper og besvarer spørgsmålet: "Hvad vil jeg opnå i en alder af N?" Et globalt mål for en læge kan for eksempel være ønsket om at blive afdelingsleder indtil det fyldte 35. år, og for en leder - at lancere sin egen startup.

Benjamin Franklin er virkelig forfaderen til to-do-planlægning. Han holdt sig altid til rutinen og skrev bogstaveligt talt hvert skridt, han tog. Derfor er der længere i hans pyramide:

• masterplan - trin-for-trin instruktioner til at nå et globalt mål;
• langsigtet plan - mål for de næste 3-5 år;
• kortsigtet plan - opgaver for det næste år og måned;
• planlægning af ugen og dagen.

Alle trin i pyramiden er placeret sekventielt - hver næste er baseret på den forrige.

Produktion

For at organisere din dag efter Franklin-metoden skal du bestemme de grundlæggende livsprincipper, sætte et globalt mål og lave en plan for at nå det.

Til langsigtet og kortsigtet planlægning kan du bruge et af de elektroniske værktøjer eller oprette en papirnotesbog og implementere "Quick Notes"-systemet.

Stephen Covey metode

Stephen Covey betragtes som en af tilhængerne af Franklin-systemet. Han er en internationalt anerkendt ekspert og coach inden for ledelse. Covey er en professionel foredragsholder og forfatter til mange bøger. En af dem blev optaget på listen over Time Magazines mest indflydelsesrige erhvervslitteratur.

Dette er bogen, The Seven Habits of Highly Effective People, forud for sin tid. Covey skrev den i 1989, men den blev ikke en bestseller, før den blev genudgivet i 2004.

Coveys koncept er baseret på en sekvens af syv færdigheder.

1. Slib saven, det vil sige, konstant forbedre dig selv.
2. Opnå synergi, det vil sige stræb efter gensidigt gavnlig interaktion.
3. Vær proaktiv.
4. Prøv at høre først, og først derefter - at blive hørt.
5. Start med at forestille dig slutmålet.
6. Tænk Win-Win.
7. Gør først, hvad der skal gøres først.

Opgavefordelings- og prioriteringsmatricen vil hjælpe med at implementere sidstnævnte færdighed. Covey lånte den af USA's 34. præsident, Dwight David Eisenhower.

Alle opgaver er opdelt i fire grupper:

1. Haster og vigtigt (skal gøres så hurtigt som muligt);
2. Ikke-hastende vigtigt (strategiske opgaver med en fjern deadline);
3. Haster ligegyldigt (du skal gøre det hurtigt, men du kan udsætte eller ikke gøre det selv);
4. Ikke presserende og uvæsentligt (som regel kan sådanne sager slettes eller overlades til tredjeparter).

Ifølge Covey kommer succesrige mennesker sjældent i tidsnød, da de hurtigt håndterer opgaver fra kategori 1 og 3 og uden medlidenhed ofrer ting fra felt 4. Samtidig bruger de 60-80 % af deres tid og energi på at løse problemer fra felt 2, fordi de er fremskridtets lokomotiv.

Produktion

For at være mere effektiv, i slutningen eller begyndelsen af dagen, skriv og prioriter dine opgaver ved hjælp af Eisenhower Matrix (eller Covey Matrix, alt efter hvad du foretrækker). For at gøre dette kan du bruge appen Eisenhower (iOS) eller MyEffectivenessHabits (Android). Prøv at holde andelen: 40% - vigtige presserende sager, 60% - vigtigt ikke-haster.

Tim Ferriss metode

Timothy Ferriss er en populær produktivitetsguru. Optagelser af hans offentlige optrædener samler millioner af visninger, og bøgerne sælges i samme enorme oplag.

Ikke så mærkeligt - hvem vil ikke "arbejde 4 timer om ugen, ikke hænge på kontoret" fra opkald til opkald "og samtidig bo hvor som helst og blive rig"? Ferriss' bog af samme navn er blevet nummer et på bestsellerlisterne i The New York Times og The Wall Street Journal.

Hans metode er baseret på to søjler:

1. Paretos lov: 20% af indsatsen giver 80% af resultatet, og de resterende 80% af indsatsen - kun 20% af resultatet. Det betyder at fokusere på de aktiviteter, der virkelig betyder noget.
2. Parkinsons lov: Arbejdet fylder hele tiden, der er tildelt det. Det betyder, at opgaven skal tildeles præcis så meget, som det er nødvendigt for at gennemføre den.

Du behøver ikke at forlænge din arbejdsdag for at få mere fra hånden. Tværtimod, forkort det, fokuser kun på det, der virkelig er vigtigt. Kassér alt andet, outsource eller uddelegere.

Ferriss' tilgang følger planlægningsteknikken 1-3-5. Dens essens er enkel: en vigtig ting føjes til to-do-listen, tre mellemstore og fem små. Ni i alt. De er a priori fordelt efter uopsættelighed, hvilket hjælper med at slippe af med følelsen af en nødsituation.

Ferriss er modstander af multitasking og informationsoverbelastning. Når flere ting bliver gjort på samme tid, bliver opmærksomheden ufokuseret. Som et resultat stiger produktiviteten ikke, men falder. Det samme er tilfældet med den kontinuerlige absorption af information. Konstant kontrol af mail, instant messengers og sociale netværk skaber kun en falsk følelse, men bringer den ikke tættere på målet.

Men stress, tværtimod, Ferriss betragter vores assistenter.

Frygt er en indikator. Frygt er vores ven. Til tider viser han, hvad han ikke skal gøre, men oftere viser han, hvad der præcist er værd at gøre. Tim Ferriss

Det skal bemærkes, at Tim Ferriss ikke er alene om at stræbe efter produktivitet ved at arbejde mindre. Stever Robbins, forfatter til De 9 trin til at arbejde mindre og få mere, foreslår metoden "aktive dage", hvor du tildeler dig selv en "vagthund" på en bestemt dag for at spore dine fremskridt.

Produktion

Denne metode er for dig, hvis du ikke kan følge en stram tidsplan, og to-do-lister ikke fungerer for dig. Organiser din dag, så 20 % af tiden er optaget af de sværeste og vigtigste ting. Lad resten gå sin gang. Med andre ord, hvis du skal holde et forretningsmøde, så skal du vælge dag, tidspunkt, varighed og nøje følge tidsplanen. Resten af dagen kan afsættes til ethvert igangværende arbejde.

Gleb Arkhangelskys metode

Gleb Arkhangelsky er ekspert inden for tidsstyring, grundlægger og leder af virksomheden af samme navn. Dens ejendommelighed ligger ikke i skabelsen af originale udviklinger, men i det faktum, at den fastlægger metoderne til tidsstyring på en enkel og tilgængelig måde, og tilpasser dem til den hjemlige realitet.

Arkhangelsky er forfatter til flere populære erhvervsbøger: Job 2.0: Gennembrud til fritid, Formel for Tid, Time Drive og andre.

Sidstnævnte er den mest populære. Time Drive udforsker vigtigheden af planlægning, målsætning og motivation, såvel som kraftfulde tidsstyrings- og anti-udsættelsesteknikker.

• "Frøer". Alle har kedelige opgaver, som hele tiden udskydes til senere. Disse ubehagelige gerninger akkumuleres og knuser psykologisk. Men hvis du starter hver morgen med at "spise en frø", det vil sige først og fremmest udføre en uinteressant opgave og derefter gå videre til resten, så bliver tingene gradvist bragt i orden.
• "Ankre". Disse er materielle tilknytninger (musik, farve, bevægelse) forbundet med en bestemt følelsesmæssig tilstand. "Ankre" er nødvendige for at tune ind på løsningen af et bestemt problem. For eksempel kan du vænne dig til at arbejde med mail til klassisk musik, og når du er for doven til at tømme indbakken, skal du bare tænde for Mozart eller Beethoven for at fange den ønskede psykologiske bølge.
• Elefantbøf. Jo større opgave (at skrive en afhandling, lære et fremmedsprog og så videre) og jo strammere deadline, jo sværere er det at komme i gang. Det er vægten, der skræmmer dig: det er ikke klart, hvor du skal starte, om du har kræfter nok. Sådanne opgaver kaldes "elefanter". Den eneste måde at "spise en elefant" på er at lave "steaks" ud af den, det vil sige at dele en stor virksomhed op i flere små.

Det er bemærkelsesværdigt, at Gleb Arkhangelsky er meget opmærksom ikke kun på rationaliseringen af arbejdsprocesser, men også på hvile (det fulde navn på hans bestseller er "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Han er overbevist om, at uden god hvile, som inkluderer sund søvn og fysisk aktivitet, er det umuligt at være produktiv.

Produktion

Planlæg din hver dag. Todoist, Wunderlist, TickTick og andre lignende programmer og tjenester vil hjælpe dig med dette. Opdel komplekse store opgaver i simple små. Om morgenen skal du lave det mest ubehagelige arbejde, så du i den resterende tid kun kan gøre det, du kan lide. Udvikl triggere til at hjælpe dig med at håndtere dovenskab, og husk at inkludere hvile i din tidsplan.

Francesco Cirillo metode

Du er måske ikke bekendt med navnet Francesco Cirillo, men du har sikkert hørt om Pomodoro. Cirillo er forfatteren til denne berømte tidsstyringsteknik. På et tidspunkt havde Francesco problemer med sine studier: den unge mand kunne ikke koncentrere sig på nogen måde, han var distraheret hele tiden. En simpel køkkentimer i form af en tomat kom til undsætning.

Essensen af Pomodoro-metoden er, at den tid, der er tildelt til at arbejde, er "pomodoro". En tomat = 30 minutter (25 minutter til arbejde og 5 minutter til hvile). Vi starter timeren og arbejder med maksimal effektivitet og minimal distraktion i 25 minutter. Der lyder et signal – det er tid til fem minutters pause. Så starter vi timeren igen.

Produktiviteten måles således ved antallet af "tomater" udført pr. dag. Jo større, jo bedre.

For ikke at bruge 25 minutter på at tænke på tingene selv, skal du lave en liste over opgaver på forhånd. I den kan du også markere antallet af hele "tomater" (et kryds sættes foran opgaven) og distraktioner (en apostrof sættes). Dette giver dig mulighed for at bestemme, hvor lang tid det tog at fuldføre en opgave, og hvor vanskelig den var.

Pomodoro-metoden er overkommelig og fleksibel. Hvis du vil - hold en to-do-liste på papir og mål 25-minutters segmenter med en køkkenur, eller hvis du vil - brug specielle tjenester og applikationer.

Windows	OS X og iOS	Android

Ifølge Cirillo er den optimale varighed af "tomaten" 20-35 minutter. Men efter at have mestret teknikken, kan du eksperimentere og ændre intervallerne for dig selv.

Du kan stifte nærmere bekendtskab med Francesco Cirillos metode.

Produktion

I begyndelsen af dagen skal du lave en huskeliste og følge op med pomodoros. Hvis du inden for 25 minutter er distraheret, skal du sætte symbolet 'ved siden af opgaven. Hvis tiden er udløbet, men opgaven ikke er fuldført endnu, skal du sætte + og dedikere den næste "tomat" til den. I løbet af de fem minutters pause skal du helt skifte fra arbejde til hvile: gå, lyt til musik, drik kaffe.

Så her er fem grundlæggende tidsstyringssystemer, som du kan tilrettelægge din dag med. Du kan studere dem mere detaljeret og blive en apologet for en af teknikkerne, eller du kan udvikle din egen ved at kombinere forskellige teknikker og teknikker.

GTD - et alternativ til tidsstyring

David Allen, skaberen af GTD-metoden, er en af de mest berømte teoretikere af personlig effektivitet. Hans bog, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, blev kåret til Årtiets bedste forretningsbog af magasinet Time.

Udtrykket Getting Things Done er et buzzword, og mange mennesker sætter fejlagtigt lighedstegn mellem det med tidsstyring. Men selv Allen selv kalder GTD "en teknik til at forbedre personlig effektivitet."

Her er, hvordan Vyacheslav Sukhomlinov, en ekspert i denne sag, forklarede forskellen mellem tidsstyring og GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov administrerende direktør for restaurantbedriften. GTD Practical Application Expert er ikke tidsstyring. Tidsstyring er umulig. Alle har det samme antal timer på et døgn. Det er ikke mængden af tid, der betyder noget, men hvad du fylder det med. Du skal være i stand til at behandle store strømme af indgående information, bestemme hvilke handlinger der skal til for at nå mål, og selvfølgelig handle. GTD handler netop om det. Dette er en bestemt måde at tænke og leve på. Og GTD handler også om tilstanden af flow og reduktion af psykisk stress.

Er du klar til at argumentere? Velkommen til kommentarer. Hvad synes du er mere om GTD - tidsstyring eller personlig effektivitet? Fortæl os også, hvilke teknikker der hjælper dig med at organisere din dag.