15 praktiske værktøjer til eksternt teamwork

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

På baggrund af situationen med coronavirus er disse tjenester særligt relevante.

1. Working messenger: Telegram

• Platforme: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativer: Slack, Skype, Flock,.

På trods af blokeringen er Telegram fortsat en af de mest populære budbringere i Rusland. Det bruges aktivt både til hverdagskommunikation og til forretningskommunikation mellem medarbejdere.

Telegram er hurtigt, bekvemt og enkelt. Tjenesten understøtter ikke videokonferencer og nogle andre nyttige funktioner, der er tilgængelige i virksomhedens messengers som Slack, men du kan bruge den helt gratis.

Telegram →

2. Office-pakke: "Google Sheets", "Dokumenter" og "Præsentationer"

• Platforme: web, Android, iOS.
• Alternativer: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google tilbyder en funktionsrig og gratis pakke af tjenester på tværs af platforme til at arbejde med populære kontorfilformater. Med den kan du oprette og redigere tekstdokumenter, regneark og præsentationer - både selvstændigt og sammen med kolleger.

Hver bruger har 15 GB ledig diskplads til lagring af filer på Googles servere. For yderligere lagerplads kan du købe et betalt G Suite-abonnement. Det inkluderer også 24/7 supporttjenester, en firmamail-tjeneste og yderligere databeskyttelsesfunktioner. Priserne starter ved $ 6 per måned per person.

Google Sheets Google LLC

Applikationen blev ikke fundet

3. Service til noter: OneNote

• Platforme: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Evernote, Notion.

Google Docs og lignende tjenester er ikke egnede til små noter. Sidstnævnte er mere bekvemme at opbevare i cloud-notesbøger som OneNote. Dette Microsoft-produkt har en intuitiv grænseflade, der ligner en rigtig notesbog. Tjenestens enkle og overskuelige struktur giver dig og dine kollegaer mulighed for hurtigt at finde de sedler, du har brug for blandt hundredvis af andre.

Andre fordele ved OneNote inkluderer omfattende tekstredigeringsfunktioner og understøttelse af alle slags vedhæftede filer, fra lydkommentarer til video. Derudover kan tjenesten benyttes gratis. I dette tilfælde er hver bruger forsynet med 5 GB til lagring af noter i skyen. Hele teamet får 1 TB delt plads til OneNote og andre Microsoft-tjenester, når de køber et Office 365 Business-betalt virksomhedsabonnement.

Microsoft OneNote: Organiserede ideer og noter Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Task manager: Todoist

• Platforme: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativer: TickTick, Notion, Any.do.

For effektivt at kunne administrere et eksternt team har en leder brug for et praktisk værktøj til at uddelegere opgaver. Todoist er en af de bedste i denne kategori. Det giver dig mulighed for hurtigt at tilføje opgaver, organisere dem efter lister og prioritet, tildele tidspunkter og vedhæfte kunstnere.

Med tags og filtre er et stort antal opgaver nemme at navigere. Og aktivitetshistorikken hjælper lederen til nøje at overvåge arbejdets fremskridt.

I fri tilstand kan du tilføje op til 80 projekter og op til 5 medarbejdere til hver af dem. For at fjerne begrænsninger, samt fjerne blokering af meddelelser, tags og andre avancerede funktioner, skal du abonnere på et betalt abonnement. Omkostningerne starter ved 229 rubler per måned per person.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. To Do List og To Do List

Todoist →

5. Projektleder: Asana

• Platforme: web, Android, iOS.
• Alternativer: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Task managers er gode til hurtige opgaver, men ikke altid gode til at styre komplekse arbejdsgange. For en mere strategisk tilgang til forretningen bruger de programmer som Asana. Denne service giver dig mulighed for at planlægge og strukturere dit opgaveflow på en række forskellige måder. Hver medarbejder ser tydeligt deres ansvar og arbejdsvilkår. Og lederen kan nemt spore fremskridt og observere det overordnede billede af projektet.

Den gratis version af Asana er designet til hold op til 15 personer og mangler nogle funktioner. For eksempel er visningen "Tidslinje" og avanceret opgavesøgning ikke tilgængelige i den. Betalte abonnementer starter ved $ 11 pr. måned pr. bruger. Jo dyrere den valgte plan er, jo flere funktioner giver den.

Asana: Din arbejdsleder Asana, Inc.

Applikationen blev ikke fundet

6. Kanban-tavler: Trello

• Platforme: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: MeisterTask, Blossom.

Kanban er en populær projektledelsesmetode. Hver opgave i den gennemgår bestemte stadier: for eksempel "I planer", "I gang" og "Afsluttet". Normalt er de afbildet som tavler, mellem hvilke opgavekort flyttes. Det viser sig en meget visuel visning af arbejdsgangen, så mange projektstyringstjenester bruger kanban-elementer i en eller anden grad.

Denne metode er måske bedst implementeret i Trello. Udviklerne har hævet enkelhed og klarhed til det absolutte, så tjenesten er muligvis ikke funktionel nok til komplekse projekter. Men strømmen af opgaver i det ser så minimalistisk ud, at selv et barn kan finde ud af det.

Plus, den gratis version af Trello har ingen hårde hætter. Du skal kun betale, hvis du har brug for yderligere designmuligheder, mere end 10 tavler til et team samt værktøjer til automatiseret arbejde med opgaver. Abonnementspriser starter ved $ 10 per måned per person.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Mind Map Editor: MindMeister

• Platforme: web, Android, iOS.
• Alternativer: Mindomo, MindMup.

Et mindmap er en skematisk fremstilling af processer eller ideer, der forenkler opfattelsen af information. I denne form kan du forestille dig alt: fra en projektudviklingsstrategi til resultaterne af en brainstormsession. For at arbejde kollektivt med mindmaps skal du bruge en særlig editor.

MindMeister er et godt valg. Det tilbyder tonsvis af skabeloner og brugervenlige datavisualiseringsværktøjer. Med dens hjælp kan du hurtigt tegne mentale kort over enhver kompleksitet.

I fri tilstand giver MindMeister dig mulighed for at gemme op til tre mindmaps. Ved at oprette forbindelse til PRO-tariffen kan du arbejde med et ubegrænset antal varer, gemme dem i populære kontorformater og også få funktioner til teamledelse. Omkostningerne er $ 8, 25 per bruger per måned.

MindMeister MeisterLabs

mindmapping - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Cloud storage: "Google Drev"

• Platforme: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Det er svært at forestille sig eksternt teamwork uden en sky til lagring af delte data. Dusinvis af sådanne tjenester står til din tjeneste, men en af de bedste er Google Drev. Den tilbyder en generøs 15 GB gratis lagerplads, er integreret med andre Google-produkter og er tilgængelig i en brugervenlig grænseflade.

For at udvide volumen kan du abonnere på det ovennævnte G Suite-abonnement eller kun abonnere på den betalte Google Drev-plan: For 139 rubler om måneden giver virksomheden brugeren 100 GB skyplads.

Google Drev Google LLC

Applikationen blev ikke fundet

Google Drev →

9. Service til videokonferencer: Zoom

• Platforme: web, Android, iOS.
• Alternativer: Skype for Business, Slack, Hangouts Meet.

Videomøder skaber ikke kun tæt følelsesmæssig kontakt mellem medarbejderne, men også effektive betingelser for kommunikation. Ved at se og høre dine kollegaer kan du interagere med dem lige så produktivt, som hvis du sad ved samme bord. Det er ingen overraskelse, at videokonferencetjenester er så populære.

Zoom er en af markedslederne. Det organiserer ikke kun sikker videokommunikation, men giver dig også mulighed for at dele skærmen med konferencedeltagere, overføre filer og gemme optagelser af samtaler.

I den gratis version kan du invitere op til 100 personer til et videomøde, og dets varighed vil maksimalt være 40 minutter. For at fjerne begrænsningerne skal du abonnere på et betalt abonnement - fra 15 $ om måneden fra arrangøren.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

ZOOM Cloud Meetings Zoom

Zoom →

10. Screenshot manager: LightShot

• Platforme: Windows, macOS.
• Alternativer: Gyazo, Nimbus Capture.

Når du arbejder eksternt, kan ét skærmbillede erstatte tusind ord. Derfor kan du bruge et praktisk værktøj til at tage skærmbilleder. LightShot-skytjenesten passer til denne beskrivelse. Den er tilgængelig gratis og giver dig mulighed for at tage billeder af et udvalgt område af skærmen med to klik.

Når du har oprettet et billede, kan du straks sende det til dine kolleger - via et link gennem LightShot-serveren eller ved hjælp af en hvilken som helst messenger.

LightShot →

11. Time Tracker: Rettidig

• Platforme: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Toggl, RescueTime, Harvest.

Tidsmålere hjælper med at holde styr på, hvor meget tid dit team bruger på bestemte opgaver. Timely gør dette automatisk. Først skal du forbinde de tjenester, som medarbejderne arbejder i, til det. Disse kan være den samme Trello, Asana eller Todoist. Når den er integreret, begynder Timely at analysere opgaveaktiviteter og vise kollegernes resultater på en tidslinje.

Tjenesten fungerer med abonnement fra $ 49 pr. måned.

Timely: Time Tracking App & Billable Hours Tracker Memory AS

Timely Automatic Time Tracking Memory AS

Rettidig →

12. Verdensur: Verdenstidskammerat

• Platforme: web, Android, iOS.
• Alternativer: Yandex. Vremya, 24 tidszoner.

Når medarbejdere arbejder i forskellige tidszoner, gør tjenester som World Time Buddy tingene lettere. Dette er et praktisk ur, der viser tiden i alle udvalgte bebyggelser på én skærm.

Du kan tilføje op til fire steder gratis. For mere beder tjenesten om at abonnere for $ 3 pr. måned.

Time Buddy - Ur og konverter Helloka, LLC

Time Buddy - Easy Time Zones Helloka

Verdenstidskammerat →

13. Service til at arbejde med PDF: Acrobat Pro DC

• Platforme: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Sodavand PDF, PhantomPDF.

Hvis dit team beskæftiger sig meget med PDF, kan en samarbejdsredigering spare dig for masser af tid og kræfter. Acrobat Pro DC er fantastisk til denne rolle. Det er et cloud-baseret værktøj, der giver alle med adgang til filen mulighed for at se og kommentere PDF-dokumenter.

Acrobat Pro DC er en betalingstjeneste. Abonnementsprisen er 1.610 rubler om måneden eller 11.592 rubler om året.

Adobe Acrobat Reader til PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader til PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Password Manager: LastPass

• Platforme: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativer: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Arbejdsgruppen kan bruge snesevis af forskellige tjenester. Ideelt set har alle brug for en stærk, unik adgangskode. Heldigvis findes der specielle værktøjer, der gør det bekvemt for brugerne at oprette og gemme sådanne kombinationer.

En af de mest berømte er LastPass-tjenesten. Den genererer komplekse adgangskoder, gemmer dem i en sikker sky-safe og indtaster dem automatisk, når du logger ind på de tilsvarende konti. Ved at installere LastPass-appen på deres enheder vil alle teammedlemmer have adgang til delte adgangskoder. Samtidig kan lederen vælge, hvilke legitimationsoplysninger hver bruger ser.

For at bruge LastPass til et hold skal du købe en licens. Prisen afhænger af antallet af deltagere.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Automationsservice: Zapier

• Platforme: web.
• Alternativer: Power Automate, IFTTT.

Zapier-platformen hjælper med at automatisere rutineoperationer. Den forbinder til de tjenester, du bruger til arbejde, og giver dig mulighed for at konfigurere forskellige scenarier for deres interaktion. Du kan for eksempel forbinde Gmail og Trello, så systemet automatisk forvandler indgående e-mails til nye opgaver.

Zapier understøtter tusindvis af tjenester og tilbyder en bred vifte af automatiseringsscenarier. De kan optimere dit arbejde markant, og derfor er taksterne ikke de laveste. Holdabonnementer starter ved $299 pr. måned.

Zapier →

Dette materiale blev første gang offentliggjort i december 2014. I marts 2020 opdaterede vi teksten.