En ikke-oplagt, men fungerende måde at skære ned på din forsendelsestid

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

For at optimere den tid, du bruger på at arbejde med din post, skal du ikke prøve at sætte dine e-mails i perfekt orden. Alt er meget enklere, siger en MailChimp-medarbejder. Et par enkle trin - og du skal kun bruge halvanden time om dagen til at håndtere alle bogstaverne.

Jon Smith fra MailChimps supportteam har fundet frem til den perfekte e-mail-formel ved at prøve og fejle. Først oprettede han mange mapper, derefter slettede han hver enkelt, men ingen af disse fremgangsmåder virkede. Og så kom han til et helt andet system.

På trods af at svar på breve nærmest er centralt i hans arbejde, lykkedes det ham at reducere tidsforbruget til forskellige handlinger med post til halvanden time om dagen. Han fandt ud af, at selv når postkassen er fuld af breve, kan et par simple handlinger vende tingene om.

Hvad du ikke skal spilde din tid på

Som John siger, forsøgte han først at klassificere breve og oprettede alle mulige mapper: til beskeder fra chefen, for information om forskellige projekter, beskeder, som det var nødvendigt at foretage sig, og så videre. Han mente, at dette skulle hjælpe ham med at spare tid. Men faktisk begyndte han at bruge mere tid på at lære sit klassifikationssystem udenad og mindre tid på selve arbejdet.

For eksempel modtog jeg en besked fra min chef om et projekt, jeg arbejdede på, og denne besked krævede også, at jeg tog visse handlinger. I hvilken mappe skal den placeres? Og hvad var sandsynligheden for, at jeg husker, hvor jeg skulle lede efter dette brev senere?

John Smith

Så John besluttede at slippe af med alle mapperne, og der herskede fuldstændig kaos i hans post. Manglen på et system var ikke bedre end et alt for komplekst system. Så besluttede John sig for endnu en gang at genoverveje sin tilgang til at arbejde med post. Han besluttede at sortere brevene ikke efter emne, men efter den type handling, de skulle tage. Sådan gør du.

Lad være med at komplicere for meget

Efterlad kun de beskeder, du skal svare på, i din indbakke. De vigtigste, hvis du ikke kan finde ud af dem med det samme, skal du markere dem som ulæste.

Måske vil dette virke ulogisk for dig, fordi de mest brændende ting skal gøres så hurtigt som muligt. Det er det, og nogle gange er der virkelig behov for straks at reagere på sådanne beskeder. Men ved at markere vigtige beskeder som ulæste, mister du dem bestemt ikke i den generelle messe. Plus, på denne måde behøver du ikke flytte disse e-mails: de bliver i din indbakke og bliver ved med at få opmærksomhed, indtil du når dem.

Jeg forsøger at sikre, at der ikke samler sig mere end 60-70 beskeder i min postkasse ad gangen. Det er præcis det antal bogstaver, som jeg sagtens kan håndtere på én gang.

John Smith

Lav en almindelig postplan for dig selv

John afsætter en time hver morgen til at rense postkassen. Som allerede nævnt efterlader han ofte presserende beskeder "ulæste". John skimmer hurtigt gennem nyhedsbreve og intern virksomhedskommunikation og svarer på så mange ikke-hastebeskeder, som han kan håndtere inden for den time.

Når timen for udsendelse er slut, lukker John Smith ikke postkassen, men lægger meget mindre vægt på den. Efterhånden som der kommer nye beskeder, scanner han hurtigt deres indhold og afsendernavne for at prioritere dem. Hvis en besked kan besvares uden at afbryde andre aktiviteter i lang tid, gør John det. Men han begynder ikke at sende mail igen.

Mod slutningen af arbejdsdagen afsætter John yderligere 30 minutter til udelukkende at afsætte dem til at arbejde med post. På dette tidspunkt er han engageret i breve, der kræver, at han træffer enhver handling: give godkendelse, skrive et detaljeret svar eller træffe enhver beslutning. Det er da, han er opmærksom på de beskeder, han har markeret som ulæst.

Jeg kunne bruge meget mere tid på at arbejde med post, men sådanne tidsbegrænsninger hjælper mig til at koncentrere mig bedre og være mere produktiv.

John Smith

Klassificer e-mails efter type svar

For nogle beskeder oprettede John stadig separate mapper. Visse breve, som han ikke markerer som ulæste, distribuerer han kun i to retninger. Beskeder, der kræver handling eller svar fra en kollega (ikke nødvendigvis presserende), placerer John i mappen "To Do". Det er til e-mails, der kan behandles næste dag eller senere på ugen.

Endnu mindre presserende breve flytter John til mappen "Læs". Derudover bruger den specielle filtre, der automatisk placerer nyhedsbrevet i denne mappe. Det tager kun et par minutter at installere filtrene, men dette enkle trin vil spare dig for en masse tid og kræfter senere hen.

Hvis du bruger denne metode, får du tre aktive mapper, der adskiller sig i, hvor meget det haster med at svare på beskeder: Indbakke med ulæste beskeder, At gøre og Læs.

Arkiver beskeder

Til alt andet bruger John Smith funktionen til arkivering af beskeder. Dette hjælper ham med at rydde postkassen og chefen for unødvendige opgaver.

Så snart jeg har læst beskeden og foretaget de nødvendige handlinger, hvad enten det er en virksomhedsnyhed eller et nyhedsbrev, som jeg abonnerer på, arkiverer jeg den.

John Smith

Hvis en meddelelse indeholder vigtige oplysninger, som John gerne vil beholde til fremtidig reference, markerer han den arkiverede meddelelse med en stjerne, så den kan findes hurtigere.

Vær særlig forsigtig, når du beslutter dig for at slette et opslag

John bruger sjældent funktionen Slet besked. Dette er en lektie, han har lært af virkelig praksis. En dag slettede John en besked fra en kollega, der indeholdt oplysninger, som han ikke anså for vigtige på det tidspunkt. Efter at denne medarbejder forlod virksomheden, havde John brug for oplysninger fra det brev. Så indså han, at han var i problemer.

Derefter begyndte jeg kun at slette de bogstaver, som bestemt ikke vil være nyttige for mig i fremtiden. Bliv ikke fornærmet, kære kollegaer, som sender mig søde gifs med katte, men det er de beskeder, der ender i "Trash".

John Smith

For at nå frem til dette system prøvede John Smith mange forskellige tilgange, som ikke var effektive nok for ham. Han testede de metoder, som andre mennesker brugte, men meget hurtigt indså han, at han var nødt til at prøve noget andet. John kom til den konklusion, at ethvert system kun virker, når det passer godt ind i betingelserne for netop dit arbejde.

Prøv denne metode, eller find noget af dit eget. Du kan muligvis finde en måde at bruge endnu mindre tid på mail.