Sådan organiserer du arbejdsrum og kontortid

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Alt arbejde på kontoret begynder med deres eget arbejdsområde, men ofte er folk ikke opmærksomme nok på dette øjeblik. Arbejdsområdet er ikke kun møbler og en computer, men også planlægning, arbejdsgang, ekstra værktøjer. Denne artikel indeholder enkle tips til, hvordan du organiserer din arbejdsplads korrekt.

Det hele starter fra arbejdspladsen.

D. Carnegie

Arbejdet begynder med arbejdspladsen og dens organisering. Der er selvfølgelig undtagelser i form af kreative og unikke personligheder, for hvem dette spørgsmål ikke er så vigtigt. Men selv de har deres eget system af kreativ lidelse, selvom de ikke indrømmer det. De fleste arbejder ved almindelige skriveborde i almindelige kontorlokaler, og de følgende tips er beregnet til dem.

Desktop

Det rigtige arbejdsmiljø tuner sindet til den rigtige rytme. Du holder ikke dit hus i rod, og du ved præcis hvor og hvad der er. Det er det samme på arbejdspladsen: alt skal være på sin plads, og intet overflødigt, der kan distrahere fra hovedopgaverne.

Hvordan starter det hele, når du lige kommer på arbejde? Fra skrivebordet. Og der er normalt bunker af papirer, spredte papirvarer, krus, nogle ubrugelige souvenirs og støv på computeren. Og hvad bliver den interne tilstand bag sådan en arbejdsplads? Usamlet. Det vil du selvfølgelig ikke tro, men underbevidstheden har allerede besluttet alt. Uanset hvad virkeligheden er omkring, er du det også. Og bevidstheden opfangede denne tanke, og dit humør er væk.

Hold dit skrivebord ryddeligt hele tiden. Start din dag med at støve af, juster belysningen, skriv nyttige oplysninger på klistermærker, vask din kaffekop, fyld din kalender ud – kom i gang. Disse enkle handlinger vil give energi til det arbejde, der følger.

Den ideelle arbejdsplads er et værktøj til jobbet, behagelig belysning, essentielt papirvarer og enkle møbler til arbejderen.

Hvordan man arbejder: stående eller siddende? Du bestemmer. Jeg synes, det er bedre at sidde, men du skal helt klart holde pauser: gå, lave lidt opvarmning, få frisk luft, klatre 2-3 etager op ad trappen. Min arbejdstid: 45 minutter - en opgave uden afbrydelser, 15 minutters pause, derefter 1 times kontinuerligt arbejde og 15 minutters hvile. Sådan er arbejdsdagen bygget op.

Glem ikke dit eget skab eller arkiv, da hver medarbejder altid har sit eget personlige arkiv eller papirarkiv. Du kan også opbevare personlige ting i skabet, som du ikke vil vise frem. Hver hylde og skab skal opfylde sin funktion og ikke krydse andre elementer. Dette vil gøre det mere bekvemt at arbejde med dokumenter og forskelligt tilbehør.

Elektronisk dokumenthåndtering

Lav sikkerhedskopier af dit arbejde, dokumenter, projekter, serviceoplysninger gemt på din arbejdscomputer og send dem til virksomhedens server eller cloud-lager.

Hvor meget energi og nerver bruger folk på grund af den tabte information! Computeren styrtede ned, hang, nogen slettede ved et uheld vigtige data. Gentag ikke deres fejl og lav sikkerhedskopier. Lad ikke omstændighederne styre dig og dit arbejde.

Installer ikke unødvendige programmer, de fleste af de nødvendige handlinger udføres i standardsoftwarepakker. Hvis du er flydende i et bestemt værktøj til arbejdet, så bed ledelsen eller it-afdelingen om at installere det, og retfærdiggør dit effektive arbejde i det.

Et andet simpelt tip: prøv at holde dig til én ting i dit elektroniske rum. Hvis du kan lide Yandex-tjenester, skal du vælge dem, hvis Google-tjenester - arbejder med dem. Du vil kende alle værktøjernes styrker og svagheder, og du vil også hurtigt kunne sætte dit system op et nyt sted. Kapløbet om friske programmer er ikke altid berettiget.

På arbejdsstationen skal du oprette dit personlige enkle elektroniske hierarki. Du bør finde nogen af dine gamle dokumenter på ingen tid. Dette er især vigtigt, når du skal akut løse noget, og du har glemt, hvor disse oplysninger er gemt.

Scan alle de vigtigste dokumenter. Mange arbejdskonflikter mellem afdelinger opstod på grund af noget tabt vigtigt papir.

Planlægning

Har du lagt mærke til, at arbejdet nogle gange bliver til noget rod: en masse opgaver, samtaler, møder, tjek af papirer. Og du snurrer i det her uendeligt. Du virker til at arbejde, men det er svært at kalde det arbejde. Bag alt dette er det generelle billede af, hvad der sker, ikke synligt, og dette er et af problemerne med moderne produktivitet: Der er handlinger, resultater er der også, men de er ikke særlig mærkbare i rutinen.

For at undgå dette er det nødvendigt at udarbejde en plan over opgaver og aktiviteter for dagen, ugen og endda for en måned.

De fleste bruger notesbøger eller dagbøger. Ja, det er godt, men papir er "random access memory", det gemmer al flydighed, og hovedinformationen går tabt i overfloden af sider. En notesbog eller dagbog er allerede en arkaisk måde at planlægge på. I dagbogen ser du ikke hele billedet af begivenheder, finder ikke ud af, hvornår det er bedre at gøre én ting, og hvornår en anden, og du kan også gå glip af en vigtig begivenhed. Der er ingen måde at trække de nødvendige data og udføre en omfattende analyse. Forestil dig, hvor mange sider du skal bladre igennem for at samle de nødvendige oplysninger.

Nu er der mange applikationer og onlinetjenester til at organisere din arbejdstid. Tro mig, dette bør gøres, hvis du vil arbejde produktivt uanset situation og humør. To-do-liste i dag handler om effektiv opgave- og tidsstyring.

Jeg bruger kontekstplanlægningssystemet i Outlook-miljøet i Gleb Arkhangelsky. Hvad jeg godt kan lide ved det: værktøjets enkelhed og effektivitet, en velkendt applikation, kombinationen af kalender, opgaver og mail i ét informationsrum, integration med kontorapplikationer. Enhver medarbejder kan trænes i dette planlægningssystem på kort tid.

Her er nogle tips til at organisere din arbejdstid:

Planlæg fleksibelt, i sammenhæng, ikke stift i tide.
Lær at forstå, hvad der er vigtigt, og hvad der ikke er.
Afsked nemt med ubetydelige sager.
Sæt pris på kvaliteten af den brugte tid, ikke selve tiden.
Sig nej til dig selv og andre mennesker, når det er nødvendigt.
Start din dag med udfordrende og ubehagelige opgaver.
Når du planlægger opgaver og projekter på arbejdet, skal du sætte deadlines for dem.

Et kraftfuldt psykologisk trick er at strege en udført opgave over eller sætte et flueben foran den. Dette vil give dig ekstra indre energi til at opnå fantastiske resultater. Du vil se, at alt ikke er forgæves.

Arbejder med post

Hvordan organiserer man arbejde med post?

Først skal du indstille driftstiden med den for at reducere antallet af afbrydelser. Det er bedst at gøre dette om morgenen, når opgaverne begynder at danne sig, og om eftermiddagen, når du skal tjekke, hvordan tingene er.

For det andet skal du ikke svare på tvetydige breve med det samme. Du skal tænke på alt: appel, opbygning af et svar, yderligere oplysninger. Prøv at holde subjektiviteten så lav som muligt. Glem alt om hurtige svar, som alle plejede at gøre på sociale netværk.

For det tredje skal du ikke overbelaste brevets tekst med information, der kun er forståelig for afsenderen selv. Prøv at svare kort og præcist, og vej hvert ord. I vores digitale tidsalder er dette meget vigtigt: Ingen er interesseret i at vade gennem unikke slutninger.

Og til sidst, glem ikke netiquette: henvendelse til modtageren, skrivestil, sagsoplysninger, kontaktoplysninger. Lær, hvordan du skriver et brev, analyser, hvad du har skrevet, og hvordan du ansøger.

Ekstra værktøj

En anden ting, der hjælper med at gøre dit arbejde mere effektivt, er tavlen. Et uundværligt værktøj, især når afdelingen brainstormer eller løser et alvorligt problem med mellemtrin.

I min professionelle karriere var bestyrelsen en uundværlig egenskab for arbejdsmiljøet. Det er også nyttigt i forhold til at spare papir. Du vil ikke tro, hvor mange ark der bruges på at forklare dine ideer og løsninger.

Takket være visuel tænkning (det har alle), kan folk tegne sammen på tavlen, forklare deres tanker og foreslå de bedste løsninger på et problem. Alle kan se og forstå alt.

Jeg vil gerne tilføje, at musik hjælper mig i mit arbejde. Det har en positiv effekt på min produktivitet, især når jeg skal arbejde med gentagne opgaver på en computer eller udarbejde en stor pakke af dokumenter. Generelt er det godt at starte morgenen med positiv musik. Men du bør ikke tænde det for alle, husk: du arbejder ikke alene, for nogen vil musikken kun forstyrre.