Sådan laver du et diagram over arbejde på projekter i Excel i 10 trin

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Ved at bruge de sædvanlige værktøjer i den mest populære MS Excel-regnearkseditor kan du tegne et visuelt diagram over arbejdet med projekter, som vil hjælpe dig med at spore, hvordan hver opgave skrider frem, og hvor meget der mangler at blive gjort.

Hvis du leder projekter, er det vigtigt altid at vide, hvor mange opgaver du har, og hvornår de skal løses. Og hvis du tegner et visuelt diagram, vil det være lettere at forklare de vigtigste punkter i projekternes liv til det team, der er involveret i arbejdet, såvel som til andre interessenter.

Særlige programmer bruges ofte til at styre projekter, men du kan også lave en overskuelig og tilgængelig tidsplan i det velkendte MS Excel.

Projektarbejdsdiagrammet viser, hvordan begivenheder og opgaver relaterer sig til hinanden over tid. Et veldesignet diagram afspejler vigtig information om udførelsen af en specifik opgave og udviklingen af projektet som helhed, hvilket hjælper med at se det store billede.

For at oprette et sådant diagram i MS Excel (versioner 2007 og nyere), skal du kun tage 10 trin.

Hvad er hvad i dette diagram? Nøgledetaljer er vist med farvede linjer og planker:

• linje for den aktuelle dag - en rød lodret linje, der viser, hvor du er i dag;
• opgavedeadlines - grå vandrette bjælker, der viser, hvor lang tid det vil tage at fuldføre hver opgave;
• klarhed af opgaver - grønne vandrette linjer, der viser, på hvilket stadium opgaven er ved at blive afsluttet, og hvor meget der mangler at blive gjort.

I forskellige versioner af MS Excel kan handlingerne afvige lidt, men på en eller anden måde vil processen være universel, og enhver bruger kan klare planlægningen.

Du kan se en detaljeret videoinstruktion (på engelsk), det vil tage en halv time af din tid.

Trin 1. Begyndende, tænk over resultatet

For at klare opgaven uden problemer, print eller tegn på et ark papir tidsplanen, som den skal se ud i sidste ende. Hold stykket papir foran dig for at sammenligne hvert trin med et mønster. Diagrammet behøver ikke at tegnes omhyggeligt, bare fastgør diagrammets form og hold det ved hånden, det vil være en god påmindelse.

Trin 2. Opret en tabel med data

For at bygge en graf skal du først tegne en tabel. I eksemplet er projektet opdelt i fire faser, hver med opgaver.

Lav en tabel under grafen. Den 30. række indeholder kolonneoverskrifterne.

Lad os finde ud af, hvad dataene i tabellen betyder:

• Fase: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" eller "I dag". Viser hvilken fase af projektet begivenheden svarer til.
• Type: "Fase", "Opgave", "I dag". Viser typen af begivenhed, afgrænsende opgaver og faser af projektudførelse.
• Start dato: startdato for arrangementet.
• Begivenhed: viser navnet på hændelsen i diagrammet.
• Timing: viser, hvor mange dage det tager at fuldføre opgaven.
• Beredskab i procent: viser fuldførelsesgraden for hver opgave og fase, 0% - opgaven er ikke startet, 100% - fuldført. Denne indikator for kategorien "Fase" er ikke relateret til færdiggørelsen af opgaver og er sat som et skøn. For at beslutte med hvilken procentdel en fase er gennemført, skal du anvende dine egne regler.
• Klar om dage: den periode, hvor indikatoren for beredskabsberedskab blev nået i procent. For en opgave, der tager 10 dage og er 50 % fuldført, vil dette tal være fem dage (10 dage × 50 %).
• Højde: højdeværdien er vigtig for udsmykningen, fordi den bestemmer, hvor højt eller lavt arrangementet vil blive afspejlet i skemakortet. Du kan angive alle værdier, men det er bedre at tage små tal tæt på nul. Eksemplet bruger et interval fra +25 til -25. Hvis højden er positiv, vil hændelsen blive afspejlet på diagrammet over den vandrette akse, hvis negativ - under aksen.

Trin 3. Opret et diagram med X- og Y-akser, tilføj de første data fra kolonnen "Tidslinje" til det

Det er tid til at oprette et diagram for at visualisere hændelsesdataene fra tabellen lavet i det foregående trin. Brug et punktplot med X- og Y-akser, fordi det giver dig mulighed for frit at placere basiskoordinaterne på begge akser.

Følg instrukserne:

• Vælg fanen "Indsæt" i hovedmenuen.
• Vælg derefter "Charts" → "Scatter" → "Scatter med markører", et tomt diagram vil dukke op foran dig.
• Hæft kanterne på diagrammet, og tilpas størrelsen og størrelsen på diagrammet, så diagramfeltet dækker området fra celle B4 til celle K26 (tryk og hold Alt-tasten nede for at justere diagramområdet nøjagtigt efter cellekanterne).
• Højreklik på diagrammet og vælg menupunktet "Vælg data".

Tilføj en række data til området ved at klikke på knappen "Tilføj" i dialogboksen, der åbnes.

1. For at ændre navnet "Serienavn" skal du indtaste værdien af celle E30 "Datoer" i det tilsvarende felt.
2. For X-akseværdien skal du vælge det relevante felt og vælge cellerne C33: C46 Startdato.
3. For Y-akseværdien skal du vælge det relevante felt og vælge cellerne H33: H46 Højde.
4. Klik på OK for at lukke vinduet Tilføj data.
5. Klik på OK for at lukke vinduet til valg af data.

Disse trin giver os et simpelt punktdiagram med automatisk formatering.

Lad os gøre begivenhedsmarkørerne grønne:

• Højreklik på en hvilken som helst valgt datamarkør, vælg skift "Dataserieformat".
• I listen, der åbnes til venstre, skal du vælge fanen "Markørparametre", og derefter vælge den indbyggede markørtype "Crystal". Forøg størrelsen til 10 pt.
• På fanen Marker Fyld skal du vælge en solid fyldning. Skift fyldfarven til grøn.

Vi har nu et scatterplot, der repræsenterer tidslinjen. Indtil videre viser grønne markører kun starten på opgaver.

Skift navnet på diagrammet: dobbeltklik på tekstfeltet med navnet og indtast dit navn.

Vi går tilbage til timingmulighederne i trin 5, tilføjer vandrette bjælker langs X-aksen, men fortsæt nu med at formatere diagrammet.

Trin 4. Ordne udseendet af diagrammet og tilføje navne på begivenheder

Vi slipper af med det, vi ikke har brug for i diagrammet.

Y-akse … Skjul den lodrette akse, fordi den ikke bærer informationsbelastning. Vælg et diagram, vælg "Layout" i hovedmenuen på fanen "Arbejd med diagrammer". Vælg derefter Akser → Hovedakse → Vis ikke.

Vandrette guider … De er også ubrugelige. Vælg diagrammet, i hovedmenuen, gå til fanen Layout, og vælg derefter Gitter → Vandrette gitterlinjer langs hovedaksen → Vis ikke.

Kortforklaring … Vi vil så erstatte den med en smukkere, men deaktiver den indtil videre: "Layout" → "Legend" → "Nej".

Til sidst viser vi dataetiketterne for hver markør. I hovedmenuen på fanen "Layout" skal du vælge "Datasignaturer" → "Venstre".

Sådan ændres data i token-signatur

Indtastning af data om hver begivenhed i diagrammet er lang og vanskelig, fordi du skal vælge hver markør separat og omdøbe den.

Men denne proces kan accelereres fire gange:

• Klik på billedteksten til den første markør (øverste venstre hjørne af diagrammet) for at vælge alle værdier på én gang. Klik ikke på den grønne markør, dette vil vælge andre objekter!
• Klik igen på markøroverskriften for at redigere det enkelte navn.
• Indtast symbolet = i formelindtastningsfeltet.
• Klik på celle D33, den indeholder begivenheden "Fase 1", tryk på Enter.
• Gentag de første fire trin for de resterende etiketter for hver markør.

Sådan fastgøres områder

Det er nyttigt at fastgøre regionerne på linje 28, så du altid kan se diagrammet, mens du arbejder på dokumentet. De første 27 linjer forbliver foran dine øjne, selvom du scroller gennem resten af linjerne.

Sådan fryser du områder:

• Vælg celle A28.
• Vælg fanen "Vis" fra hovedmenuen.
• Vælg Vindue → Frys områder.
• Vælg "Frys områder" fra rullemenuen.

En sort vandret linje vises over den 28. linje. Alt ovenfor er nu forankret, og kun de nederste linjer vil flytte sig, når du ruller.

Trin 5. Tilføj fejlbjælker for at vise tidslinjer for at gøre diagrammet til en visuel tidsplan

De vandrette fejlbjælker på diagrammet viser, hvor lang tid det tager at fuldføre hver opgave. Sådan gør du dem:

• Fremhæv grafen.
• Fra hovedmenuen Diagramværktøjer skal du vælge fanen Layout.
• I rullelisten i øverste venstre hjørne (plotområde) skal du vælge dataserien "Tidslinje".
• På fanen Layout skal du vælge Error Bars → Advanced Error Bars Settings. En dialogboks åbnes.
• I rullelisten i øverste venstre hjørne skal du vælge X-aksens fejlbjælker for at formatere diagrammet.
• I dialogboksen for at ændre vandrette streger skal du markere afkrydsningsfeltet for Plus-nålen. Slutstil → Intet punkt.
• På listen "Fejlværdi" skal du vælge elementet "Tilpasset" og klikke på knappen "Angiv værdi". I det nye vindue "Konfiguration af fejlbjælken", der åbnes, skal du angive "Positiv fejlværdi". For at gøre dette skal du placere markøren i det relevante felt og vælge celleområdet fra E33 til E74. Klik på OK.

Nu strækker grå linjer sig fra de grønne markører til højre, de viser hvor meget tid du skal bruge på denne eller hin opgave. De skal formateres for overskuelighed:

• I vinduet Formater fejlbjælker skal du gå til fanen Linjefarve. Vælg Solid Line. Gør fyldningen grå.
• På fanen Linjetype skal du øge linjebredden til 4 pkt.

For bedre at navigere i diagrammet skal du tegne tynde lodrette linjer ned fra markørerne. For at gøre dette skal du i rullelisten i øverste venstre hjørne vælge "Fejlbjælker langs Y-aksen". Dialogboksen viser lodrette fejlbjælker. Vælg minusretningen, Slutstil → Intet punkt, Fejlbeløb → Relativ værdi, indtast 100 % i dette felt. Vælg selv farve og tykkelse på linjerne.

Trin 6. Tilføj beredskabsværdien til diagrammet

Det er tid til at tilføje en række data til diagrammet, der viser procentdelen af opgaven udført.

Hvis en opgave tager 10 dage og er 50 % fuldført, vil baren for afslutning være halvfuld. Dette er et mål for sporing af arbejde og inkluderer ikke weekender og helligdage. Følg instruktionerne nedenfor for at tilføje nye oplysninger til diagrammet.

• Højreklik på diagramområdet, vælg "Vælg data" fra kontekstmenuen.
• Klik på knappen "Tilføj" i vinduet, der vises, definer "Rækkenavnet" ved at vælge celle G30. Dataområdet for X- og Y-akserne er det samme som i trin #3.
• Røde markører vises på diagrammet, som vil skjule grønne.

Trin 7. Formatering af de nye data-metrics

For at få diagrammet til at afspejle i samme stil, og dataene ikke overlapper, formaterer vi markørerne:

• I rullelisten i øverste venstre hjørne skal du vælge "Klar række". Umiddelbart under rullelisten er der en knap "Format af det valgte fragment". Klik på det, en dialogboks åbnes.
• Skift markørparametrene. Vælg formtypen "Crystal", indstil størrelsen til 10 pt, og vælg en ensfarvet grøn udfyldning til markøren. Luk dialogen.
• Uden at fjerne markeringen af markører skal du i hovedmenuen på fanen "Layout" klikke på knappen "Dataetiketter", vælge punktet "Vis ikke" i menuen, der vises.

Trin 8. Tilføj fejlbjælker for at spore procentdelen af fuldførelse af opgaver

Nu skal du tilføje nye planker, så du med et overblik kan se, hvilket stadie opgaverne er på.

• Vælg Row Ready igen fra rullelisten til venstre. Tryk på knappen "Fejlbjælker" i hovedmenuen. Vælg "Avancerede indstillinger" fra rullemenuen. En dialogboks åbnes. Indstil de lodrette lameller til en fast værdi ved at indtaste nul i det tilsvarende felt.
• Skift til plankernes parametre parallelt med X-aksen Indstil retningen til "Plus". Slutstil → Intet punkt, fejlbeløb → Brugerdefineret. Angiv celleområdet G33-G47 i dialogboksen Positiv fejlværdi.
• Skift farven på linjerne til grøn ved at vælge en fast fyldning. Indstil linjebredden til 7 pt.

De vandrette grønne linjer viser, om opgaverne er løst helt eller delvist.

Trin 9. Tilføj en lodret linje, der repræsenterer den aktuelle dag

Den røde linje viser, hvilken dag det er, og gør det tydeligt, hvordan projektet som helhed passer ind i deadline.

• Kald kontekstmenuen til diagrammet med den højre knap. Vælg "Vælg data".
• Klik på knappen "Tilføj", indtast ordet "I dag" i feltet "Serienavn". Indtast celleområdet C31-C32 for X-akseværdien og H31-H32 for Y-akseværdien.

To nye markører er dukket op på diagrammet. Mærk dem: Vælg dataetiketterne og skriv ordet "I dag" i formellinjen. Højreklik på signaturen og vælg punktet "Dataformat" i kontekstmenuen. Sæt positionen for billedteksten "Over".

• Gå til hovedmenuen på fanen "Layout".
• Vælg "Today Row" i rullelisten i øverste venstre hjørne.
• Tilføj fejlbjælker med yderligere parametre ved at følge instruktionerne som i det femte trin. Du skal bruge en planke langs den lodrette akse med minusretningen, den endelige stil af No point, med en relativ værdi på 100%.

Du har nu en lodret linje, der repræsenterer den aktuelle dag. Skift farven på stregen til rød, øg størrelsen til 3 pt.

I eksemplet er den aktuelle dato fast, så den ændres ikke. Men til projekter, der er aktivt udviklet, anbefales en anden måde at registrere data på. For at gøre dette skal du sætte datoen i celle B2 ved at indtaste formlen = I DAG () og angive værdien af X-akse-celle B2 i datavalgsdialogboksen i stedet for det område, du har angivet tidligere.

Trin 10. Tilføj tekstblokke

Nu mangler diagrammet kun legenden for legenden, så den kan forstås af hele holdet.

• Vælg diagrammet, gå til hovedmenuen på fanen "Indsæt". Vælg "bogstaver".
• Placer etiketområdet i øverste højre hjørne af diagrammet. Vælg rammen af tekstboksen med højre museknap, vælg "Format Shape"-elementet i kontekstmenuen. I vinduet, der åbnes, skal du vælge fyldtypen "Solid", farven er grå. Formater etiketten. Du kan indsætte et vilkårligt antal blokke.

Nu kan du lave et diagram på 20-30 minutter ved kun at bruge din favorit editor MS Excel.