Sådan stopper du med at spilde tid på ubrugelige aktiviteter

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

For at være mere produktiv skal du ikke tvinge dig selv til at koncentrere dig. Bare lav små justeringer af din arbejdsdag.

1. Gennemfør så få møder som muligt

Vi bruger op til fire timer på møder om ugen. Mere end halvdelen af dette er spild af tid. Hvis du kan, så prøv at reducere antallet af møder.

• Overvej antallet af deltagere. Lad være med at invitere kolleger til et møde bare for at være på den sikre side. Lad dem bruge deres tid på at udføre deres arbejde mere produktivt.
• Ansigt til ansigt samtaler kan ofte være en god erstatning for møder. Det er meget nemmere først at diskutere detaljerne i projektet med den ansvarlige medarbejder og først derefter præsentere ideen for hele teamet.
• Inden du planlægger eller deltager i et formelt møde, skal du nøje overveje, hvilke oplysninger du har tænkt dig at dele med dine kolleger. Oftest kan grundlæggende informationer formidles på en anden måde, for eksempel ved at linke til et dokument, skrive i en chat eller endda blot give det videre mundtligt over en kop kaffe. Så vil medarbejderne være i stand til at svare på dine oplysninger uden at forstyrre deres arbejdsgang.

2. Ændre interaktionen med kolleger

Samarbejde er selvfølgelig normalt med til at øge produktiviteten. Men det er ikke så enkelt. Ifølge dataene bliver hver medarbejder i gennemsnit distraheret syv gange i timen. Og 80% af disse distraktioner er små, ubetydelige ting.

Derfor, i stedet for at stille et spørgsmål, så snart det kommer til dit sind, så skynd dig ikke at distrahere dine kolleger. Lav en liste, og spørg så på én gang, hvornår medarbejderen har fri. Derudover sker det ofte, at vi efter noget tid selv finder svaret på vores spørgsmål eller forstår, at de tre første spørgsmål blot førte os til en stor fjerde.

Hvis du er distraheret, behøver du ikke designe kompleks kommunikation med kolleger. For eksempel er det normalt nok at bære hovedtelefoner til at signalere Forstyr ikke. Hvis det ikke virker, så prøv at flytte til en anden del af kontoret, hvor du ikke bliver forstyrret. De fleste kolleger vil vænne sig til disse signaler og vil ikke genere dig, når du har travlt.

3. Reducer e-mail flow

Problemet er ikke selve e-mailen, men hvordan vi bruger den. Hvor tidligere e-mails indeholdt en stor mængde information, er de nu blevet mere som SMS. Et typisk brev indeholder nu mellem 5 og 43 ord - kort information og enkle opfølgende spørgsmål. Sådanne breve formerer sig hurtigt i din indbakke og truer med bogstaveligt talt at drukne dig i en strøm af ulæste beskeder.

Inden du sender en e-mail, skal du overveje, om det ville være mere praktisk at bruge en anden metode til at overføre information.

For eksempel kan du ved hjælp af forskellige instant messengers hurtigt sende korte beskeder og svare på dem uden den unødvendige formalitet, som e-mail pålægger. Og i kommentarerne til dokumenter med åben adgang kan flere personer straks efterlade deres forslag til et projekt i stedet for at rode med kollegernes postkasser.

4. Arbejd hjemmefra og få nok søvn

En veludhvilet medarbejder vil ofte gøre mere på seks timer end en søvnig medarbejder i alle ti. Derfor er det at arbejde hjemmefra ved at blive den ideelle mulighed for mange. Og takket være moderne kommunikationsmidler behøver medarbejderne ikke at være i samme rum for at løse ethvert problem.

Ved at frigøre dig fra behovet for at bruge flere timer på transporten, kan du få nok søvn, og det vil have en positiv effekt på produktiviteten.

Selvfølgelig er tættere kommunikation med kolleger nødvendig på nogle aktivitetsområder, men en eller to arbejdsdage om ugen tilbragt derhjemme vil være nyttige for repræsentanter for enhver profession. Dette vil give dig mulighed for at fokusere på dit eget projekt og bare sove ud. Nøglen er at finde en ugentlig rytme, der passer til dig og dit team.

5. Hold hyppige pauser

Pauserne er lige så vigtige som selve arbejdet. En simpel aktivitetsændring er dog ofte ikke nok. For at lade op skal du rejse dig fra bordet hver halvanden time.

Længere pauser, såsom frokost med venner eller en gåtur, er nyttige for kreative mennesker. Denne pause er, hvad der skal til for at gøre en uproduktiv eftermiddag til et kreativt gennembrud.

Du vil ikke hvile, hvis du er distraheret i et par minutter hver halve time. Det er bedre at forlade din arbejdsplads i mindst ti minutter flere gange om dagen.

Selvom disse pauser faktisk vil reducere antallet af timer, du arbejder, vil du være mere effektiv resten af tiden. En virkelig produktiv arbejdsdag er kun mulig ved at hvile og restituere.