2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51
Phil Simon, forfatter til Message Not Received, tilbyder en ny måde at bekæmpe e-mail-overbelastning på. Han kaldte det reglen med tre bogstaver og mener, at man med den kan reducere sin udsendelsestid.
Hvor meget tid bruger du på post? En undersøgelse fra McKinsey Global Institute fra 2012 viste, at funktionærer på kontoret bruger 28 % af deres tid på post. Det så ud til, at med fremkomsten af instant messengers skulle posten forsvinde i baggrunden. Men dens indflydelse på vores liv er kun stigende. Hvis intet ændrer sig, vil antallet af indbakkebeskeder fordobles om få år. Men jeg gentager endnu en gang: hvis intet ændrer sig.
Der er mennesker, der prøver at ændre dette lige nu. Phil Simon, forfatter til bogen, har arbejdet med kommunikationsproblemer i de sidste par år og forsøgt at forbedre dem på en måde, der er mindre tidskrævende.
I et af bogens kapitler sammenligner Simon to typer kommunikation: personlig, såsom en samtale til et møde, og tekst (mail). Som bevis for ineffektiviteten af tekstkommunikation, citerer han eksemplet med to psykologer fra New York University.
Psykologerne Justin Krueger og Nicholas Epley ønskede at forstå, hvor godt folk kan fortolke tekstbeskeder i forhold til almindelig tale. Ved at opdele respondenterne i to grupper bad Kruger og Epley den første gruppe om at kommunikere og den anden om at korrespondere via mail.
Resultaterne var interessante.
Deltagerne i den første gruppe var i stand til korrekt at fange stemningen og følelserne hos deres samtalepartner i fire ud af fem tilfælde. I den anden gruppe var det kun muligt i to ud af fem tilfælde.
Respondenterne fra den anden gruppe klagede over, at de ikke kunne forstå, om deres samtalepartner brugte sarkasme eller humor i brevet. Det kom til det latterlige: Brevets afsendere kunne ikke med sikkerhed sige, om modtageren forstod deres idé.
I den forbindelse foreslår Simon en løsning.
Reglen om tre bogstaver
Phil har brugt denne regel i flere år og mener, at den har fritaget ham for hans postoverbelastning. Tilføj en linje til din mailsignatur:
Jeg holder mig til trebogstavsreglen. Lad os mødes eller ringe efter tre breve.
Hold dig til denne regel, da den kun virker, hvis du følger den konsekvent. Hvis korrespondancen er forsinket, så mød eller ring til din samtalepartner. På denne måde vil du forstå det meget hurtigere.
Anbefalede:
Sådan stopper du med at spilde tid på ubrugelige aktiviteter
For at være mere produktiv behøver du ikke tvinge dig selv til at koncentrere dig. Sådan holder du op med at spilde tid, så du kan få mere fra hånden på arbejdet
Sådan stopper du med at spilde penge: 4 råd fra økonomer
Brug "vendepunkterne", lav budgettet rigtigt - og så vil spørgsmålet om, hvordan man sparer penge, og hvor man får dem, ikke være så akut
Hvordan man stopper med at spilde penge og tjener en formue
Det sker sådan, at selv når en person modtager nok penge og bruger dem, oplever en følelsesmæssig ubalance. Løsningen er ekstremt klog brug af penge
Hvordan man stopper med at spilde tid og træffer de rigtige beslutninger
Når det er svært at vælge én ting, vil du bare udsætte dette valg til senere. Hvordan man træffer en beslutning og slipper af med ubeslutsomhed, vil vi fortælle dig nu
Sådan stopper du med at spilde din tid i produktivitetsovnen
Du behøver ikke at arbejde hårdere for at få mere gjort. Nogle gange har man brug for noget helt andet. Hvad skal du gøre, hvis du ikke når at aflevere opgaven til tiden? Bliv på arbejdspladsen i endnu et par timer! Hvad skal der til for at blive den mest effektive medarbejder?