Sådan får du styr på tingene og følger med i alt: en komplet guide til GTD-systemet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Fra teori til skabelon for at hjælpe med at planlægge ethvert projekt.

Hvorfor er GTD god?

Problemet med produktivitetstjenester er, at alle placerer sig selv som et sted, hvor de kan løse alle problemer, gemme information, kommunikere. De fleste tjenester beder dig om at prioritere og handle på dem.

Men de færreste kan koncentrere sig om at udføre vigtige opgaver og ikke være opmærksomme på alle mulige småting: hastende opgaver, forespørgsler fra kolleger, venner eller bekendte. Når der er mange opgaver, er det svært at håndtere dem. Derfor skal du i praksis bruge flere tjenester til at administrere affærer. Når der er mange ting at gøre, begynder vi at blive forvirrede i disse tjenester og lister og stopper til sidst med at bruge dem.

Getting Things Done (GTD)-metoden giver en universel plan for at bygge et enkelt system, hvor du kan løse ethvert problem. Du vil være i stand til at slappe af og ikke bekymre dig, da du vil være sikker på, at du ikke glemmer noget. På det rigtige tidspunkt vil systemet spørge, hvad der skal gøres, og hvad der skal fokuseres på.

Så hvorfor arbejder så mange uproduktivt?

Folk begynder at arbejde uproduktivt, når der er mange projekter, sager og opgaver. Det er svært for dem at holde alt dette i hovedet, endsige at prioritere. Derfor bliver der enten slet ikke gjort noget, eller også gøres det letteste, og vigtige sager udsættes til senere. Et andet problem dukker op: da akutte opgaver skulle løses i går.

Derudover begynder personen at blive hurtigere træt, bliver irritabel. Han løber konstant som et egern i rutinens hjul, og virkelig vigtige, monetære og strategiske projekter efterlades på sidelinjen.

Getting Things Done-systemet, beskrevet af David Allen i en bog, der blev udgivet i 2001 og blev en verdensbestseller, vil hjælpe med at klare denne situation.

Fortæl mig om de grundlæggende GTD-koncepter, du har brug for at kende

Rutine - det er de handlinger, tanker og bekymringer, der forstyrrer, distraherer og spilder energi. Indtil rutine er omsat til opgaver, kan den ikke kontrolleres. At overveje de samme problemer flere gange er en ineffektiv brug af kreativ energi, der skaber frustration og stress.

Målet med GTD er at frigøre dit hoved fra rutine og fjerne intern stress.

Menneskets operative hukommelse- det område af hjernen, hvor korttidshukommelsen er placeret. Det er her, vi normalt lægger aktuelle uafsluttede sager, løfter givet til andre mennesker og andre tanker, der generer os. Desværre er der en grænse for mængden af rutine, du kan gemme, for at din hjerne kan fungere korrekt. Hvis din RAM er fuld, bliver du distraheret af små opgaver og glemmer dine mål, hvilket fører til stress.

Værktøjer til informationsindsamling- hvor informationen går hen, og hvor du registrerer, hvad der skal gøres. For eksempel:

• arrangører;
• notesbøger;
• E-mail;
• kalender;
• stemme optager.

Kurv "Indbakke"- et enkelt lager til den rutine, som du gør til opgaver og opgaver. En af de vigtigste regler for at arbejde med din indbakke er at rense den regelmæssigt.

Simple handlinger - et-trins handlinger, der tager mindre end to minutter at fuldføre. I praksis er det mere bekvemt at afsætte fem minutter til sådanne sager.

Projekt - en opgave, der kræver mere end ét trin at fuldføre. Det er nødvendigt at efterlade en påmindelse om projektet og beskrive de første skridt til dets gennemførelse. Som et resultat bliver projektet til en simpel handling, der kan gennemføres i løbet af de næste fem minutter og få det endelige resultat.

Projektet skal have et link til et kort eller en fil, som beskriver detaljerne: ansvarlig, deadlines, kategori (f.eks. "Markedsføring", "Juridisk", "Udvikling"), links til mindre kort med opgaver. Denne struktur er praktisk at organisere i Trello.

Kontekstliste - en liste over opgaver, der er praktiske at udføre under visse forhold. For eksempel vil der i kontekstlisten "Køb" være en liste over ting og produkter, der skal købes i butikken. Opkaldslisten kan indeholde en liste over opkald, du kan foretage, når du er ledig.

Det er praktisk at lave individuelle kontekstuelle lister til de personer, som du arbejder og kommunikerer med. Når du mødes med en bestemt person, kan du hurtigt åbne listen og løse de nødvendige problemer.

Hvordan bruger jeg kalenderen?

Følgende skal indtastes i kalenderen:

• handlinger, der skal udføres på et bestemt tidspunkt (møder, forretningsmøder, seminarer);
• handlinger, der skal udføres på en bestemt dag (afslut projektet til en bestemt dato, deltagelse i konferencen);
• oplysninger om specifikke datoer (jubilæer, fødselsdage, helligdage).

Jeg bruger Google Kalender til at holde styr på alle disse ting. Denne service er praktisk, fordi:

• tilgængelig både fra telefonen og fra computeren;
• flere kalendere kan vises på én skærm på én gang;
• der er påmindelser på smartphonen.

Hvis du har tilføjet noget til kalenderen, gør du det enten eller udsætter det til en anden dato. Der er ingen grund til at rode i kalenderen med en huskeliste, der jævnligt omlægges fra dag til dag. Der er separate løsninger til sådanne lister.

Hvis du løbende skal ringe til kunder, leverandører eller entreprenører på et bestemt tidspunkt, er det bedre at bruge et CRM-system til dette.

Hvilke lister skal du oprette?

Prioriterede handlingslister

At udarbejde en ugentlig rapport, undersøge en konkurrents hjemmeside, rydde indbakken i din postkasse, udarbejde en teknisk opgave til designere - alle disse handlinger tager mere end to minutter, men de kan ikke delegeres til nogen. Vi sætter sådanne ting på listerne over prioriterede handlinger og udfører dem i løbet af dagen.

Regler for at arbejde med sådanne lister:

• Der skal ikke være mange lister, to eller tre er nok. For eksempel personligt, arbejde, familie. Hvis du har en opgave fra listen for en bestemt dag, skal du angive en påmindelse i din kalender.
• Det er praktisk at markere opgaver i denne liste efter kontekst: "På vej", "Ved computeren", "Læs", "Køb", "Løfter". Opgaver kan have en eller flere etiketter. For eksempel vil opgaven "Walk the Dog" referere til projektet "Personligt" og "Løfter"-mærket.
• Inden du tilføjer en opgave til listen, skal du overveje, om du overhovedet skal udføre den. Hvis svaret er ja, skal du beslutte, om du personligt skal afslutte sagen. Når alt kommer til alt, kan du sende en talebesked til en underordnet og uddelegere til ham. De opgaver, du har tildelt, vil blive mærket "Tildelt". Den vil indeholde sager fra både arbejdslisten og den personlige liste.
• Gennemgå listerne regelmæssigt. Gør dette, når du har et ledigt minut. Flyt de opgaver op, der skal udføres først.
• Rengør dine to-do-lister mindst en gang om måneden.

Liste "En dag"

Denne liste vil indeholde ting, der ikke kræver aktiv handling. Det kan være:

• bøger, plader, videotræninger, som du ønsker at købe;
• nyttige færdigheder, som du ønsker at mestre;
• steder du ønsker at besøge;
• ting du gerne vil købe.

Du skal med jævne mellemrum kigge på denne liste, tage noter og omdanne dem til mål, som arbejdet vil blive udført på.

Hvordan gemmer du referenceoplysninger, der vil være nyttige i fremtiden?

Disse oplysninger kræver ingen handling. De vigtigste kriterier for opbevaring af disse oplysninger:

• Praktisk søgning efter titler, tags, korte beskrivelser.
• Nemt at placere oplysninger i depotet.
• Intuitiv struktur af informationslagring. Når der kommer nye data ind, skal du hurtigt vælge den kategori og underkategori, hvor de skal placeres.
• Lagertilgængelighed fra enhver enhed.

Er der obligatoriske GTD-ritualer?

Ja, dem er der flere af.

Indsamling af al information i "Indbakke" kurven

Der er mange værktøjer til at indsamle information. Men alt dette skal flyde sammen på ét sted, som du vil fortsætte med at arbejde med.

Tømning af papirkurven i indbakken

En eller to gange om ugen skal du gennemgå indbakkelisten og sortere den akkumulerede efter mapper eller genveje. Dette ritual bør blive en vane, som er dannet ud fra en forståelig algoritme af handlinger og deres systematiske gentagelse.

Du bør have en enkel, trin-for-trin plan for, hvordan du rydder op i dit to-do-system ugentligt. Lav en kalender, hvor du markerer de dage, hvor sagerne blev behandlet. Tildel dig selv en præmie, hvis du for eksempel inden for 30 dage mindst 20 tømmer din indbakke og krydser dage over i din kalender.

Revision af listen over prioriterede handlinger og listen "En dag", prioritering

Ved revision af lister er det vigtigt at prioritere rigtigt og være realistisk omkring dine styrker. Dette er nødvendigt for ikke at overbelaste dig selv med overvældende opgaver og for ikke at lide under erkendelsen af din ineffektivitet.

Ødelægge unødvendige kurve

Ofte, mens du kommunikerer med kolleger og partnere, dukker nye postkasser, dokumenter og lister op.

Din opgave er at automatisere alt så meget som muligt, så dataene flyder ind i mappen Indbakke.

Det kan enten være en postkasse eller en elektronisk planlægger. Til automatisering og informationsomdirigering er IFTTT- og Zapier-tjenester velegnede. Der skal være færre kurve til indsamling af oplysninger.

Hvordan arbejder man med indbakkekurven og sorterer de akkumulerede sager?

Udtræk først opgaven, sagen eller informationen fra din indbakke og svar på spørgsmålet: "Hvad er det her? Har du virkelig brug for at gøre noget?"

Hvis du ikke skal gøre noget, har du to muligheder. Hvis det er affald, der ikke længere nytter, smider du det væk. Hvis det er nyttige oplysninger, så læg dem i arkivet. Det skal være struktureret efter kategori og tag, så det er nemt at finde det, du leder efter.

Hvis du skal gøre noget med oplysningerne, er der tre muligheder:

1. Udfyld det påkrævede. Hvis handlingen er vigtig og ikke vil tage mere end 2-5 minutter.

2. Uddelegere til nogen. Hvis handlingen tager mere end to minutter, skal du overveje, om du kan uddelegere den til nogen.

Når du uddelegerer til nogen, skal følgende skrives:

• endeligt resultat;
• arbejdsplan (vej til målet);
• fristen for færdiggørelse af opgaven;
• datoen for kontrol og det resultat, der skal være klar til det (mellem eller endelig).

3. Udsæt for fremtiden. Angiv i den forbindelse:

• ønsket resultat;
• den nærmeste næste handling, der skal tages. Husk: det er umuligt at fuldføre projektet som helhed, du kan kun tage specifikke enkle trin, der bringer dig tættere på det endelige resultat;
• deadline. Hvis der ikke er nogen nøjagtig tidsramme, skal du tilføje handlingen til listen "En dag".

Du kan sende beskeder til dig selv for at modtage dem på den aftalte dag. Til dette er både "Google Kalender" med en påmindelse på den rigtige dag og Boomerang mail-applikationen, som sender dig en e-mail på et bestemt tidspunkt, velegnet.

Hvordan planlægger du dit arbejde?

Alt arbejde kan opdeles i tre trin:

1. Implementering af det planlagte på forhånd. Det kan både være strategisk vigtige ting, der bringer dig tættere på dit mål, eller en rutine, der bare skal laves.
2. Udfører arbejde, som det uventet dukker op. Det er, når der kommer opgaver fra kollegaer, ledere, breve fra kunder i løbet af dagen.
3. Planlægning af det videre arbejde: udarbejdelse og revision af lister, prioritering. Dette punkt bør ikke tage for lang tid for dig at planlægge for planlægningens skyld.

Praksis med at planlægge sager og opgaver (notatbog) er beskrevet i bogen af David Allen.

David Allen Personal Performance and Time Management Consultant, forfatter til GTD Productivity Methodology

Til en mindebog skal du bruge 43 mapper: 31 markeret med tal fra 1 til 31, yderligere 12 med månedernes navn. Daglige mapper lægges foran i morgen. Bag mappen med tallet 31 ligger mappen for den næste måned, og bagved ligger mapperne med resten af månederne.

Indholdet af mappen for den næste dag bliver dagligt overført til skraldespanden, derefter placeres mappen bag den sidste af de daglige mapper (som om den blev overført til næste måned). Når du frigør mappe 31 for den aktuelle måned, vil der være en mappe med navnet på den nye måned bagved, efterfulgt af mapper med dagene i den nye måned. Ligeledes overføres mappen med den aktuelle måned, når den er gået, til næste år.

I en bestemt mappe skal du opbevare dokumenter, der kræver specifikke handlinger (en formular, der skal udfyldes, et brev, der skal sendes).

For at systemet skal fungere, skal det opdateres dagligt. Hvis du glemmer at opdatere morgendagens mappe, kan du ikke stole på systemet. Vi savner vigtige informationer, som skal håndteres på andre måder.

Hvis du rejser i flere dage, skal du, inden du rejser, tjekke mapperne for de dage, hvor du vil være fraværende.

Sådan organiseres det i praksis under hensyntagen til moderne planlægningssystemer:

1. I stedet for en mindeværdig bog skal du bruge en arrangør med huskelister for hver dag og indtaste opgaver for den aktuelle dag i den. Møder og affærer, der er bundet til tid, bør registreres først, og rykkere bør sættes, så systemet giver dem besked på forhånd.
2. Opret en fil med en huskeliste for en måned. Dette er en liste over, hvad du ønsker at få gjort i løbet af denne tid. Du tilføjer sager til det i løbet af hele måneden. Revision af opgaver bør ske en gang om ugen. Når du planlægger dine vigtigste opgaver, så spred uge for uge, så du forstår dine prioriteter. Du vil udføre dem i første omgang, ellers vil hele tiden gå til små og presserende sager.
3. Opret en fil med planer for året. Det bør gennemgås en gang om måneden. Sager fra denne fil overføres til månedlige planer.
4. Lav planer for året ud fra langsigtede mål for 3-5 år. Det er bedre at ordinere disse ting enten i slutningen af året eller under ferie, når hovedet ikke er fyldt med daglige opgaver.

Disse fire punkter er, hvad David Allen kalder det naturlige planlægningssystem. Dette system giver dig mulighed for at bevæge dig mod mål, der er vigtige for dig og ikke spilde tid på rutine.

Er der en ensartet plan, der kan bruges til at planlægge ethvert projekt?

Helt sikkert. David Allen kalder det Natural Planning Model. Den består af flere trin.

Trin 1. Mål og billede af det ideelle resultat

Definer et mål eller ideelt slutresultat, forestil dig, at du har opnået det.

Beskriv det med alle kriterierne for succes (penge, mennesker, anerkendelse). Jo mere detaljeret du beskriver slutresultatet, jo stærkere vil motivationen være, især i de øjeblikke, hvor du skal udføre specifikke handlinger, men der er ikke tid til dette.

Trin 2. Principper

Beskriv de principper, du vil følge, når du når dit mål. For eksempel: "Jeg vil give folk fuld handlefrihed, hvis de … (holde sig inden for budgettet, færdiggøre projektet inden en bestemt deadline)." Spørg dig selv: "Hvilke handlinger kan forstyrre mine aktiviteter? Hvordan kan jeg forhindre dem?"

Principperne er klare og giver en pålidelig retningslinje for styring af aktiviteter.

Trin 3. Brainstorming

Brainstorm, mens du noterer alle de forskellige ideer, der kommer til at tænke på.

Nøgleprincipper for brainstorming:

• Døm ikke;
• bestrid ikke;
• ikke evaluere;
• ikke kritiser;
• tænk på kvantitet, ikke kvalitet;
• sidelinjeanalyse og organisering.

Trin 4. Projektplan i form af en liste

Organiser dine brainstorming-resultater i en huskeliste. Begynd at planlægge til sidst, og arbejd dig tilbage. Dette vil gøre det nemt for dig at planlægge og identificere det første skridt mod dit mål. Et eksempel på planlægning fra slutningen:

Formål (ideelt resultat): Jeg kan tale spansk og forstå folk.

Hvorfor er det: Jeg ønsker at kommunikere uden deltagelse af oversættere under forretningsforhandlinger med spanske partnere og frit kommunikere med andre, mens jeg er på ferie i Spanien.

Trin til målet:

• Et skridt før jeg når målet: Jeg fandt en spansktalende som modersmål og taler med ham to gange om ugen.
• Et skridt før: Jeg bestod B1 sprogfærdighedseksamenen.
• Et skridt før: Jeg bestod A1-færdighedsprøven.
• Et skridt før det: Jeg tog spanskundervisning otte gange på en måned og fuldførte alle mine lektier.
• Et skridt før det: Jeg tilmeldte mig et spanskkursus og betalte for en måneds studier.
• Et skridt før: Jeg indsamlede oplysninger om spanskkurser og lavede en sammenligningstabel.
• Første skridt: Jeg har planlagt et tidspunkt i kalenderen, hvor jeg samler information om spanskkurserne.

Når et team arbejder på én opgave og skal organisere hele planen ét sted, er det praktisk at bruge et Gantt-diagram. Den første kolonne i den er etaperne på vej mod målet, den anden kolonne er de ansvarlige. Yderligere vil der være kolonner med et tidsrum. Cellerne vil indeholde status for en bestemt fase, for eksempel "Planlagt", "I gang", "Udført", "Udskudt".

GTD og det naturlige planlægningssystem kan virke skræmmende. Men når du tilpasser det til dig selv og begynder at bruge det regelmæssigt, vil du føle, at alt er meget nemmere, end det så ud ved første øjekast.