"0 indgående" - et overskueligt system til at opretholde nul indbakke

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Ved at læse denne artikel bliver du kongen af e-mails. Ærligt talt.

For mange er e-mail stadig et ubestridt arbejdsredskab og daglig lidelse. Nogen har syv indgående breve, og han vil hurtigt ordne dem nu. Nogen har 46 indgående, men han vil også rake dem på en dag, fordi han er vant til det. For hver person er der en vis tærskel for antallet af indgående e-mails om dagen, som han kan klare uden at forsinke behandlingen den næste dag og dermed uden at skabe blokeringer i e-mail-boksen. Du kan kalde denne tærskel "naturlig".

Hvis der er flere e-mails, end en person kan behandle, så skal du ændre din tilgang til e-mailhåndtering. Dette vil øge tærsklen til den værdi, der kræves i et bestemt tilfælde. Har du brug for at administrere 100 e-mails om dagen? Det betyder, at du kan lave 100, bare brug den korrekte metode, når du arbejder med post. Hvilken en? Lad os fortælle dig det nu.

Den eneste indikator for, at en person kan håndtere post, er nul indgående post ved arbejdsdagens afslutning. Nøgleprincippet for kompetent behandling af indgående beskeder er at forstå, hvilken slags brev der ligger foran dig. Først skal du lære, hvordan du klart klassificerer bogstaver og vide, hvad du skal gøre med hver type.

Alle indgående e-mails kan opdeles i syv kategorier:

1. Du behøver ikke at svare, du behøver ikke at læse. Der er to måder for sådanne breve: arkivere eller slette. Modtager du endnu et nyhedsbrev, som du aldrig læser, så gør dig selv en tjeneste - afmeld dig. En handling til gengæld for at slippe af med snesevis af sådanne e-mails i fremtiden. Vi vil gerne lære, hvordan vi kan klare strømmen af breve på en dag? Mindre flow er lettere at håndtere. Vær ikke bange for at gå glip af noget vigtigt. Virkelig nødvendige oplysninger vil komme til dig på en anden måde og vil dukke op foran dig mindst én gang mere.
2. Med vedhæftede filer. Det kan være meddelelser om, at der skal betales for noget eller oplysninger til nuværende eller fremtidige arbejde. Det er nyttigt at oprette separate mapper til sådanne breve, men uden fanatisme. For mange mapper? Forenkle. For at finde noget, du skal bruge senere, behøver du ikke tusinde mapper, men muligheden for at bruge mailerens søgefunktioner.
3. Svar efter behag. Svaret ser ud til at være valgfrit, men nogle gange er høflighed nyttig. Her skal du udelukkende handle efter situationen.
4. Med en margin af tid til fortrolighed. Interessant at læse, men ikke nødvendigt. Prøv at kategorisere så mange e-mails som muligt i denne og den foregående kategori. Dette er nøglen til effektiv posthåndtering.
5. Jeg skal svare i dag. Alt er enkelt her: Tag og svar enten nu, hvis noget er meget presserende, eller ved arbejdsdagens afslutning.
6. Jeg skal svare, men ikke i dag. Det smukke ved e-mail er, at det ikke er en chat eller en telefon. Ingen forventer og bør heller ikke forvente et hurtigt svar på e-mail, hvis dette ikke står i overskriften på brevet. Hvis en bestemt dag er angivet som svarfrist, eller du selv ved og forstår, hvor lang tid du skal svare på, så læg sådanne breve i den relevante mappe. For eksempel "Svar på mandag", "Svar på tirsdag" og så videre. Opret nu dig selv en tjekliste, som indeholder punktet "Om morgenen, behandle post udsat til i dag." Der er også specialiserede automatiseringsværktøjer til sådanne formål: til Gmail og.
7. Uforståeligt brev. Der er bogstaver, som er svære at kategorisere. Undlad at plage dig selv med refleksioner og aftal med dig selv at klassificere sådanne breve i en af kategorierne ovenfor.

Baseret på denne klassifikation har vi brug for mapper til kategori 2, 3, 4 og 6.

Regler for effektiv e-mailbehandling

• Sæt 30 minutter af i slutningen af din arbejdsdag for at bringe din indbakke til nul. Dette er mere effektivt end at prøve at svare med det samme på hver e-mail. Folk multitasker ikke. Færre distraktioner og skift, mere effektivitet.
• Hvad skal man gøre med presserende e-mails? Indstil dig selv et interval, hvor du tjekker din indbakke i løbet af dagen. For eksempel en gang i timen. Tjek din indbakke for vigtige vigtige e-mails, og hvis der ikke er nogen, så gå tilbage til arbejdet. Husk fordelen ved mail: det er ikke et middel til øjeblikkelig kommunikation. Det er muligt, at problemet nævnt i en af de ikke-hastende e-mails vil blive løst uden din deltagelse ved udgangen af dagen, eller ved udgangen af dagen vil du modtage mere information, som vil give dig mulighed for at løse problemet hurtigere og mere effektivt.
• Når du ikke tjekker din mail, skal du holde maileren lukket. Slå notifikationer fra. Spar dig selv for den distraherende overvejelse af antallet af indkommende breve. Nu har du et andet job, og tiden til post er endnu ikke kommet. I øjeblikke af tvivl om rigtigheden af denne tilgang, husk: du er ikke på et atomkraftværk, men selvom du var der, ville du alligevel ikke være blevet informeret om reaktorens overophedning via e-mail.
• Brug din trang til at afslutte din arbejdsdag til tiden for at fremskynde postbehandlingen. Derfor anbefales det at skille indbakken ad til nul sidst på dagen. Du har 30 minutter, og du vil gerne overstå det hurtigt. Grundlæggende viser det sig at være en slags spil, men man kan også målrettet gamify behandlingen af e-mail.
• Vær kort og præcis.
• Vær positiv og venlig. E-mails kan opbygge og ødelægge relationer. I stedet for at løse virkelig vigtige spørgsmål, glider folk nogle gange ind i forsøg på at kalde modstanderen en idiot så delikat og skjult som muligt, og hele teksten er baseret på dette. Der er ikke noget mærkeligt i at udtrykke din positive holdning til adressaten med en lille behagelig sætning i brevets brødtekst. Din venlighed vil vende tilbage til dig, og din korrespondance vil blive meget mere meningsfuld og effektiv.
• Du skal rive bogstaver i omvendt rækkefølge. Og kun sådan. Det ser ud til, at det er mere logisk at starte med ældre breve, men vores mål er nul indbakke, hvilket betyder, at vi ved slutningen af arbejdsdagen endda vil nå frem til det allerførste modtaget brev. Hvis du forkæler dig selv og begynder at efterlade de sidste breve, du har modtaget i dag, til i morgen, så holder hele teknikken op med at virke. Hvorfor vil du overhovedet lære god mailing, hvis du ikke følger en grundlæggende regel? Fortsæt med at arbejde som før og lid.
• Åbn kun de breve, du har brug for, send resten til arkivet eller til sletning. Vi overbruger abonnementer på unødvendige ting (et abonnement på Lifehacker er tværtimod meget nødvendigt) og som følge heraf får vi mere information, end vi kan læse. Hvordan kan man skelne mellem de bogstaver, du ønsker? Der er en enkel, men meget effektiv regel: Åbn kun de breve, der er adresseret til en bestemt person personligt til dig. Resten - i en af kategorierne beskrevet i begyndelsen af artiklen i henhold til situationen.
• Opret skabeloner. Ofte er svarene på e-mails ret standard, det vil sige, at du skriver det samme. Har du bemærket, at du skriver denne sætning ofte? Lav en skabelon til hurtig copy-paste eller opret den i selve mailtjenesten.
• Hvis mailen er blevet behandlet, og der stadig er tid, så skal du bruge den rationelt. Vi går til kategorien bogstaver nummer 3, 4 og 6 og sætter tingene i orden der.

Denne vejledning, som er baseret på korrekt sortering, som du kan se, er en god tilføjelse til de mere generelle e-mail-tips fra LinkedIns CEO Jeff Weiner. Gå heller ikke glip af Leo Babautas 10 e-mail-tip. Faktisk er der mange andre måder at få mest muligt ud af din e-mail. Prøv de teknikker, der gælder for dig, analyser resultaterne, og glem ikke at give dine egne tips til at forbedre effektiviteten af at arbejde med e-mail i kommentarerne.