Sådan sender du medarbejdere på forretningsrejser uden papirarbejde: personlig erfaring

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Vi fortæller dig om hovedproblemerne med forretningsrejser og forklarer, hvordan du kan løse dem.

Problem # 1. Trægt godkendelsessystem

Hver tur er en flok korrespondance, hvor jeg fungerer som mellemmand. Det tager meget tid at sende beskeder, desuden er der en chance for at blive forvirret og lave fejl, især når flere personer flyver.

Engang misforstod jeg en medarbejder og aftalte en billet til det forkerte fly. Det kunne ikke refunderes, så virksomheden måtte bruge penge på en anden billet med den korrekte dato og miste omkring 10 tusind rubler.

Hvordan man løser problemet

Kort: automatisere processen.

Tjenester til online booking af rejser klare denne opgave - jeg testede det. Det kan bruges til at planlægge forretningsrejser, købe fly- og togbilletter og booke hoteller. Du behøver ikke at betale for tilslutning og brug af tjenesten.

Tjenesten kan ikke kun bruges af chefen og kontorchefen, men også af alle virksomhedens medarbejdere. Der er ingen begrænsning på antallet af brugere, så jeg uploadede straks data for alle de fyre, der tager på forretningsrejser, til Lifehackers profil på OneTwoTrip for Business. Du kan tilføje det manuelt eller fra XLS- og CSV-filer. For at gøre dette er der i sektionen "Medarbejdere" en "Importer"-knap.

Når du tilføjer en bruger, kan du straks indtaste dataene for russiske og udenlandske pas, for ikke at udfylde dem igen hver gang.

For hver medarbejder kan du indstille en rejsegrænse og begrænse adgangsrettigheder. Angiv for eksempel en grænse for én ordre og vælg et hotel op til tre stjerner. Når en medarbejder forlader, er deres profil blokeret. Han vil ikke være i stand til at indtaste sin personlige konto, men hele historien og rapporteringen om ham forbliver.

Dette forenklede mit arbejde meget: en medarbejder kan logge ind på sin personlige konto med sin adgangskode, vælge det ønskede fly og hotel og bestille dem uden at betale. For at blive enige om billetter, behøver du ikke sende skærmbilleder til Telegram: direktøren, som administrator, ser reservationer og ordrer fra alle medarbejdere i sektionen "Ordre".

Problem # 2. Høje omkostninger

Vi forsøger at planlægge rejser på forhånd for at købe billetter billigere. Sandt nok, det lykkes ikke altid.

Hvordan man løser problemet

Kort: spar på billetter og hoteller ved at købe dem gennem online rejseservice.

OneTwoTrip for Business garanterer, at flybilletter koster det samme eller billigere end for private.

Besparelser opnås gennem høj omsætning og direkte kontrakter med flyselskaber og hoteller.

Siden tilbyder omkring 2 millioner overnatningsmuligheder for forskellige budgetter: hoteller, lejligheder, vandrehjem. Mere end 1.000 af de mest populære har deres egne forhold til OneTwoTrip for Business. Hvis det objekt, kunden har brug for, ikke er i systemet, kan tjenesten indgå en kontrakt med den efter anmodning.

Hvis planerne er bekræftet og rejsen godkendt, kan billetter købes med to klik. Hvis ikke, skal du blot annullere din reservation. Alle flyselskabets loyalitetskort er gyldige, så du kan fortsætte med at akkumulere miles. Tjenesten arrangerer kampagner med banker: for eksempel kan den returnere cashback med bonusser for køb med et firmakort.

Problem # 3. Lange billettering og fakturering

Når billetter og hotel er aftalt med lederen, kontakter jeg flyselskabet og hotellet for at modtage en faktura for betaling. Hver organisation har sine egne betalingsregler for juridiske enheder: et eller andet sted skal du skrive til e-mail, et eller andet sted skal du udfylde en Excel-fil med virksomhedsoplysninger, et eller andet sted - en formular på hjemmesiden. Det skete, at jeg gentagne gange måtte ringe til hotline for at få dokumenter. Det tager meget tid, og billetudstedelsen tager nogle gange flere dage. Nogle virksomheder udsteder slet ikke fakturaer til juridiske enheder. I sådanne tilfælde må du opgive købet og lede efter et andet fly eller hotel.

Hvordan man løser problemet

Kort:betale for billetter og hotellet med én faktura på hjemmesiden for tjenesten til at organisere forretningsrejser.

På OneTwoTrip for Business kan jeg og andre medarbejdere, der har passende adgang, bestille og betale for billetter og hoteller lige så nemt som enkeltpersoner. Hele processen tager 2-3 minutter: du indtaster din personlige konto, udfylder dato og destination og vælger det ønskede fly. Du behøver ikke indtaste pasdata og bonuskortnummer, de indlæses automatisk, når du vælger en medarbejder fra listen.

Derudover kan du oprette en kompleks rejseplan eller organisere din rejse mere fleksibelt. Flyv for eksempel en dag med forskellige flyselskaber: om morgenen fra Ulyanovsk til Moskva med Aeroflot og om aftenen tilbage på Pobeda. Dette er tilladt, fordi onlinetjenesten kan "lime" billetter fra forskellige flyselskaber i én ordre. Hvis du selv organiserer din rejse, ville det i dette tilfælde tage mere tid: korrespondance med to flyselskaber, to fakturaer til betaling, dobbelt så mange afsluttende dokumenter.

Du kan betale for billetter og hotellet på to måder: med et depositum og med et firmakort. Jeg bruger et depositum - du skal genopfylde det på forhånd for ethvert beløb ved at fakturere fra "Konto" sektionen. Købet sker med det samme, og ikke kun i bankens åbningstid.

For ethvert problem kan du kontakte servicesupportteamet. Hun arbejder døgnet rundt og vil yde assistance, selvom force majeure opstår om aftenen eller i weekenden.

Opgave nr. 4. Afsluttende dokumenter

Forretningsrejsen slutter ikke med køb af billetter og hotelreservationer. Der er behov for en langt større indsats for at udarbejde de afsluttende dokumenter. De skal rekvireres separat hos flyselskabet og hotellet, som udelukkende sender dem i papirform. Ofte kommer forsendelser ikke med posten og går tabt. Dette afsløres i løbet af rapporteringsperioden, så du skal hurtigst muligt lede efter kontakten til en, der kan kopiere de afsluttende dokumenter.

Hvordan man løser problemet

Kort:betro dannelsen af afsluttende dokumenter OneTwoTrip for Business.

I OneTwoTrip for Business med fakturaer og rapporter er alt meget enklere. Hver måned modtager vi en handling for alle ydelser og en faktura for hoteller med moms, hvert kvartal - en afstemningshandling. Alle fakturaer og rapporter gemmes i sektionen "Dokumenter". Du kan konfigurere, hvem af medarbejderne der har adgang til dem - sekretær, revisor, leder. Dokumenter har ingen begrænsning på opbevaringsperioden på din personlige konto og er tilgængelige til enhver tid.

Hvad er bundlinjen

At organisere forretningsrejser igennem sparer penge og tid. Tjenesten giver dig mulighed for at:

• nægte lang korrespondance med flyselskaber og hoteller;
• koordinere ture direkte med hovedet;
• book de mest rentable fly- og overnatningsmuligheder;
• udstede billetter og hotellet på 2-3 minutter på ét sted;
• betale for billetter uden at vente på fakturaen;
• forenkle udarbejdelse og opbevaring af afsluttende dokumenter.