Sådan gør du mere i det nye år

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

For at forstå, hvordan du øger din produktivitet, skal du først vide, hvad du præcist bruger tid på. For at gøre dette skal du holde styr på, hvad du laver i løbet af dagen. Så om aftenen vil du se, hvad der ikke kunne have været gjort, og hvad det var umagen værd at afsætte mere tid til.

Hvis din arbejdsdag hovedsageligt er sammensat af forskellige møder (hvis du for eksempel er læge eller advokat), er denne tilgang naturligvis ikke særlig velegnet til dig. Den kan dog også bruges uden for arbejdstiden, hvis du bemærker, at dine aftener og weekender går ubemærket forbi ved at se tv-programmer og sociale netværk.

Behandl tid som mad

Den korrekte fordeling af tid gives til os med så besvær, fordi tiden i sig selv er et meget vagt begreb. Det kan ikke ses eller røres, selv videnskabsmænd skændes stadig om dets natur.

Så prøv at tænke på tid som noget mere specifikt, som mad. Tendensen til at blive distraheret er beslægtet med trang til junkfood. Spild af tid er overvægt. Og løsningen på problemet (holde styr på tiden) er at føre maddagbog.

Hvad er den generelle brug af maddagbøger? For det første kan det for overvægtige mennesker nogle gange komme som et chok blot at vide, hvad de spiser. Alle slags snacks og desserter tælles tilsyneladende ikke med, før du ser dem talt på papiret. At forstå, hvad du spiser, den sunde følelse af skam og det ansvar, der følger med journalføring, fører tilsammen til, at du taber dig hurtigere.

De samme hensyn gør sig gældende ved registrering af tidsforbrug. Så hvis du ønsker at opbygge dine produktivitetsmuskler, skal du begynde at spore, hvordan du bruger din tid.

Fordele ved tidsregistrering

For at holde styr på din tid skal du omhyggeligt registrere de timer og minutter, du har brugt på en dag, over flere uger eller endda måneder. Hvor paradoksalt det end lyder, så tager selve processen også tid.

Lad os først tage et kig på fordelene ved at spore tid og derefter gå videre til tips, der hjælper dig med at komme i gang.

1. Dette er grundlaget for andre produktivitetsteknikker

Vi starter ikke styrketræning uden at bestemme, hvilken startvægt vi kan løfte. Det samme bør gøres, når man forsøger at skabe nye vaner og øge produktiviteten. Hvis vi ikke ved præcis hvordan og hvad vi bruger vores tid på, vil vi simpelthen ikke være i stand til korrekt at beregne tiden til forskellige ting og vil konstant være utilfredse med os selv.

Hvis du for eksempel ikke bemærker, at du bruger en hel time om dagen på sociale netværk, hvordan kan du så slippe af med denne vane? Du vil bare tro, at for at være mere produktiv, skal du lave dine to-do-lister anderledes. Selvom du bare skal blokere Facebook eller VKontakte.

At spore den tid, du bruger, hjælper dig med at finde ud af, hvilke produktivitetsstrategier du virkelig har brug for.

2. Du vil opdage, at du har overvurderet dine tidsomkostninger

Nu klager alle over, at de konstant har travlt og ikke har tid nok. Men hvad hvis denne fornemmelse er et problem med opfattelsen, og ikke den faktiske situation? Det er muligt, at det kommer af, at du fejlagtigt vurderer, hvor lang tid det tager dig at lave forskellige ting.

Når vi ser på vores rutiner, overdriver vi mængden af tid, der skal bruges på bestemte opgaver. Og dette afskrækker os fra at gå i gang eller starte nye hobbyer. Og nogle gange bruger vi endda mere tid på en handling end nødvendigt.

Det er selvfølgelig ikke alle sager, der bare virker tidskrævende. Nogle er virkelig tidskrævende. Men ved at spore din tid brugt over flere uger, vil du bemærke, at visse opgaver udføres hurtigere, end du troede. På denne måde kan du have tid til noget, du ikke havde tid til før.

3…. eller undervurderet

Lige så ofte undervurderer vi vores faktiske tidsforbrug.

Tendensen til at overdrive den tid, der f.eks. bruges på forskellige huslige pligter, skyldes, at vi finder sådanne opgaver mere byrdefulde.

Tid brugt på aktiviteter, der ikke kræver stress, flyver normalt afsted. Det er disse handlinger, der skal udelukkes fra din daglige rutine.

4. Det udvikler en følelse af ansvar

Når du sad rundt i en time på internettet og derefter vendte tilbage til arbejdet, er det meget muligt, at ingen andre har bemærket dette. Det viser sig, at denne time simpelthen er sunket ind i glemslen. Ja, du føler dig skyldig i et stykke tid, men så glemmer du det bare og spilder en time eller to næste dag.

Men når vi holder styr på vores tid, skal vi også skrive denne spildte time ned. Her vil reaktionen være en helt anden. Optagelsen "Jeg var på internettet fra 12.00 til 13.00" vil give en langt større skyldfølelse end blot tanken: "Åh, der er gået endnu en time." Du må indrømme, at du spildte en time.

Når jeg ser på mine noter om aftenen, vil jeg naturligvis gerne se, at dagen ikke var forgæves. Hvis du spildte tiden i dag og skrev det ned, vil det i morgen være lettere ikke at blive distraheret.

5. Det hjælper dig med at gøre mere

Nogle gange, når du analyserer dine handlinger i et stykke tid, opdager du, at du virkelig ikke har noget at gøre. Du spilder din tid på bagateller, fordi det ikke rigtig skader dit job.

Hvis du kan udføre dit arbejde og stadig har tid, men stadig føler, at dagen er uproduktiv, kan du påtage dig flere opgaver. Hvis du arbejder for dig selv og kan styre din egen tidsplan, så søg efter nye kunder eller leverandører eller udvikle din hjemmeside. Hvis du arbejder for en stor virksomhed, så spørg ledelsen, om der er nogle nye projekter, du kan påtage dig. Det er usandsynligt, at du bliver afvist.

6. Dette lærer dig ikke at blive sprøjtet på flere ting på én gang

Alle ved, at multitasking kun er en hindring for produktiviteten. Og selve ideen om multitasking er bare en myte. Faktisk laver vi ikke flere ting på samme tid, men skifter meget hurtigt fra en opgave til en anden igen og igen. Vores hjerner er ikke bygget til multitasking, så vi går uundgåeligt glip af noget eller gør det dårligt.

Når vi sporer tid, holder vi styr på hver opgave. Og til hver opgave afsætter vi en vis tid, i det mindste for at gøre det nemmere at føre journaler. Vi er endda på en eller anden måde stolte, når vi konstaterer, at der blev brugt en time eller to på én vigtig opgave.

Med tiden vil du udvikle evnen til at fokusere på én ting, og du vil ikke længere have lyst til at kombinere flere opgaver og blive distraheret fra vigtigt arbejde. Højst sandsynligt vil du være i stand til at afsætte en halv time eller en time om dagen til forskellige små opgaver og klare dem alle på én gang.

Sådan sporer du din tid nøjagtigt og effektivt

Her er tre nøgleregler, der vil gøre din tidsregistrering mest effektiv:

• Ærlighed … Ingen andre end dig vil se disse optegnelser, så du skal ikke pynte på dem. Hvis du ikke er ærlig over for dig selv, hvorfor så overhovedet bekymre dig om denne virksomhed?
• Konstans … Det vil tage dig mindst to uger at få et komplet billede af, hvad du bruger din tid på. Tag kun noter, når du lever i dit normale tempo (ikke før ferier eller ferier).
• Omhyggelighed … Tænk ikke i timer, men i minutter. For eksempel, i de tidlige dage, skriv alle dine handlinger ned fra morgen til aften med præcision til hvert minut. Derefter kan du gå til 5-, og senere til 15-minutters intervaller.

Der er to måder at spore tid på:

• Tidsintervaller … For eksempel fra 9:00 til 9:15. Indstil en timer hvert 15. minut (i hvert fald i starten, så kan du øge tidsintervallet) og skriv ned, hvad du gjorde.
• Opgaver … Pas på din egen sag, og skriv en note, hver gang du starter noget anderledes.

Prøv begge metoder og afgør, hvilken der fungerer bedst for dig. Skriv først alt ned til minuttet. Dette vil hjælpe dig med at forstå, hvor meget tid hver opgave faktisk tager, og hvordan din dag generelt er struktureret. Så kan du spore tiden med bestemte intervaller. Det gør det nemmere at planlægge tingene og lægge mærke til, hvornår man oftest er distraheret.

Du kan også tilføje korte noter til dine noter. For eksempel, ud for posten "Læsning", angiv hvilken bog eller magasin du har læst. Ved siden af punktet "På vej" kan du markere vejret eller hvad du har lyttet til (podcast, lydbog, musik), og ud for posten "Leget med barnet" nævne et bestemt spil. Så en simpel tidsregistrering bliver praktisk talt en dagbog. Du behøver ikke at gøre dette, men du kan godt lide det.

Efter to uger vil tidsregistrering blive en vane. Nu behøver du ikke skrive alle dine handlinger så nøje ned. Bare vær opmærksom på tidspunktet (i hvert fald i løbet af arbejdsdagen) og se, om du får det bedste ud af det. Hvis du føler, at du ofte er distraheret, så gå tilbage til noterne.

Selvom du slet ikke længere sporer tiden efter dette to-ugers eksperiment, så prøv at tjekke dig selv cirka en gang om året for at se, hvordan dine vaner ændrer sig.

Digitale værktøjer

Der er tonsvis af digitale assistenter derude, som automatisk sporer, hvordan du bruger din tid. Og selvom de kan være nyttige (især hvis du ikke har taget noter i flere timer og har glemt, hvad du præcist lavede på et eller andet tidspunkt), skal du stadig ikke stole helt på dem. Det er kun dig selv, der ved, hvad du lavede på et eller andet websted - arbejde eller rode rundt. Ansøgningen vil ikke afgøre dette for dig.

• … Dette program kører i baggrunden og sporer, hvor meget tid du bruger på forskellige websteder og applikationer. Den er velegnet til forskellige operativsystemer, inklusive Android. Du kan også sætte mål og spore din produktivitetsvækst i programmet.
• … Selvom dette program oprindeligt var beregnet til freelancere, burde det være fint for alle. Det har praktiske diagrammer, der visuelt afspejler dine fremskridt.
• (kun iOS). Tilføj blot dine sædvanlige opgaver, klik på dem, når du starter, og når du er færdig, klik på næste. Den forrige opgave bliver automatisk fuldført, og applikationen indstiller selv tiden.
• … Ligesom ATracker er det en slags kombination af digital og analog. Du bruger en digital enhed, men kun til at føre optegnelser. Evernote kan bruges som en almindelig papirnotesbog.

Analoge faciliteter

• … I løbet af ugen (som er dine 168 timer), skal du registrere, hvad du laver, og opdele dagen i 15-minutters intervaller. Hold din kalender lige ved hånden, såsom på dit skrivebord eller i køkkenet. Om et par uger vil du forstå, hvad du normalt bruger tid på, og hvordan du kan justere din rutine.
• Almindelig notesblok. Ikke underligt, at dette betragtes som en klassiker. Bare skriv ned, hvornår du afslutter en aktivitet og starter en anden, og tilføj forklaringer, hvis det er nødvendigt. For eksempel, hvis du læser en artikel på internettet for arbejde, skal du markere den i overensstemmelse hermed i stedet for blot at skrive: "Læs en artikel på internettet."

konklusioner

Når du gennemser dine noter om aftenen og ser en godt brugt dag, vil du føle, at du virkelig fortjener din hvile og søvn. Sporingstid vil ikke kun ændre, hvordan du bruger hvert minut og hver time, men generelt din opfattelse af livet.

Brug tid på det, der virkelig betyder noget. Spor din tid brugt. Ændre dit liv.