Produktivitetshemmeligheder fra skaberen af den populære Todoist-opgavestyringstjeneste

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Todoist-forfatteren Amir Salihefendic har udviklet sit eget produktivitetssystem, der har hjulpet ham med at nå sine mål uden stress i 9 år. I dag vil Amir fortælle om sit system og dets integration med Todoist.

De fleste mennesker søger ikke at strømline deres arbejdsgange, lader tingene gå af sig selv og håber på det bedste. Men har du et system, kan du manøvrere mellem mange opgaver, prioritere og ikke føle dig overvældet.

Jeg kaldte mit produktivitetssystem Systemist. Jeg opfandt det - og Todoist er baseret på det - i 2007. På det tidspunkt boede jeg på et herberg i Aarhus (Danmark) og læste datalogi. Jeg havde to deltidsjob og mange personlige projekter. Jeg følte mig overvældet og uorganiseret. Det hele ændrede sig, da den systemistiske idé kom til at tænke på.

Hvad har dette system hjulpet mig med at opnå?

1. Etabler Doist Ltd. og udvikle et produkt, der giver folk mulighed for at opnå fantastiske resultater.
2. At kombinere stifterens og den administrerende direktørs opgaver med succes. Jeg har tid til alt og føler mig ikke overanstrengt. Virksomheden beskæftiger 50 mennesker, og næsten ingen af dem så mig udmattet.
3. Identificer prioriterede aspekter af arbejdsgangen hver dag og husk altid vigtige e-mails, aftaler og projekter.
4. Nyd livet uden for arbejdet: at bruge tid med din kone, at rejse, selvuddannelse og sport, sundhedspleje.

Balance mellem arbejde og privatliv er nøglen til personlig effektivitet.

Systemist fungerer bedst sammen med Todoist. Men du kan bruge alle andre opgavestyringsprogrammer og -tjenester. Systemets grundlæggende principper er meget vigtigere end de specifikke værktøjer.

6 Systemistiske principper

1. Påfør overalt

Systemet er systemet, at bruge det overalt og overalt. Du skal have adgang til skemalæggeren fra enhver enhed, hvor som helst.

Vi har arbejdet hårdt for at gøre Todoist tilgængelig over hele verden. Jeg anbefaler at installere det (eller en anden lignende applikation) med det samme på alle enheder og platforme, du har: telefon, tablet, bærbar computer, browsere og så videre.

2. Anvend i alt

Systemet fungerer, hvis det dækker alle aspekter af det personlige og professionelle liv. Dette vil give dig frihed. Du vil kontrollere alt vigtigt, og du vil ikke længere glemme ting som at møde en klient eller købe en gave til en elsket.

Næsten alle mine aktiviteter er strømlinede. Konkret har jeg systematiseret:

1. Kommende arrangementer (møder i og uden for virksomheden).
2. Komplekse projekter, opdelt i mange små faser.
3. Gentagne opgaver til at styre langsigtede projekter.
4. E-mail (hvis jeg ikke kan besvare brevet med det samme, oversætter jeg det til en opgave med hjælpen).
5. Fejlrapporter, hvis det er knyttet til mig at rette dem.
6. Udgivelsesliste (delt med kolleger).
7. Indkøbsliste (delt med min kone).
8. Websider, hvor jeg ikke kan handle med det samme. For eksempel en produktside fra Amazon.com (endnu ikke besluttet, om jeg skal købe eller ej), en filmside i IMDb, som jeg vil se, eller en artikel, jeg vil læse senere. Til alt dette bruger jeg.
9. Sundhedsopgaver (ugentlig gym og jogging træning).

3. Opdel store opgaver i mulige små

En lille opgave er lettere at udføre. Bryd derfor altid store projekter op i små delopgaver, der kan klares på en time (eller mindre). For det første vil det hjælpe dig med at forstå, hvor meget tid det tager dig at gøre dette eller hint. Og for det andet vil du se fremskridt.

Det er vigtigt, at opgaven er gennemførlig. Du skal kunne implementere det, du sætter på din to-do-liste.

4. Prioriter

Jeg laver 15 til 25 opgaver hver dag. De er de vigtigste i øjeblikket.

Det er nemt at prioritere i Todoist. Sådan gør jeg:

1. Sørg for at sætte fristen for, hvornår sagen skal være afsluttet. Jeg stiller vigtige opgaver for i dag eller i morgen, jeg skriver uvigtige opgaver for fremtiden.
2. Jeg angiver prioriteringsniveauerne. Der er fire af dem i Todoist. Tjenesten sorterer automatisk opgaver ud fra vigtighed.
3. For yderligere at understrege vigtigheden af opgaven bruger jeg tags som @high_impact. Med dem er det praktisk at holde styr på, hvor mange vigtige opgaver, der udføres på en dag.

5. Tøm din huskeliste hver dag

Før jeg begyndte at bruge 0-indbakkereglen, var min e-mail kaotisk. Jeg havde det forfærdeligt, hver gang jeg skulle rydde murbrokkerne.

Til at styre opgaver bruger jeg en lignende regel - "0 opgaver på to-do-liste".

Hvis du ikke havde tid til at gøre alt, hvad du havde planlagt for dagen, skal du ikke udskyde de resterende opgaver til næste dag. I stedet skal du nulstille din huskeliste og oprette en ny plan. Dette vil give dig mulighed for at gøre status, forstå, hvor du er, og omprioritere.

6. Få altid feedback

De fleste tidsstyringssystemer fokuserer på, hvad der skal gøres frem for det, der allerede er blevet gjort. Men hvad er meningen, hvis du ikke kan se dine fremskridt og ikke forstår, hvor produktiv du er?

Derfor skabte vi. Det giver dig mulighed for at spore, visualisere og forbedre din personlige præstation.

Todoist Karma er som et minispil: du udfører opgaver, scorer point og ser farvekortene vokse. Det er meget spændende, især for nybegyndere i tidsstyring. For at gøre det endnu mere interessant kan du sætte ikke kun daglige, men også ugentlige mål, samt dele resultaterne på sociale netværk og derved øge ansvarsniveauet.

Yderligere tips

Arbejder med e-mail

1. Tjek din e-mail to gange om dagen. For eksempel om morgenen og eftermiddagen.
2. Sigt efter en tom indbakke.
3. Hvis det er muligt, besvar brevet med det samme. Hvis ikke, oversæt det til en opgave, sørg for at angive forfaldsdato og prioritet.
4. Slå notifikationer fra på alle enheder. Dette vil hjælpe dig med at undgå distraktioner.

Arbejde med budbringere

Budbringere er produktivitetsdræbere, de er nervøse og distraherende. Forskning viser, at den gennemsnitlige kontormedarbejder i gennemsnit bruger over to timer om dagen på distraktioner og pauser. Det betyder, at arbejdsugen stiger med mere end 10 timer, fordi arbejdsmængden ikke falder.

1. Kombiner korrespondance i messengers med internetsurfing. Når du bare skal arbejde (skrive en rapport, tegne et layout og så videre), luk chatapplikationerne.
2. Behandl beskeder i batches: åbnede messengeren, læste alt, besvarede alle og lukkede den igen.
3. Deaktiver messenger-meddelelser på din mobiltelefon.

Ifølge Salihefendik hjælper dette system ham med at være fokuseret, sund og rask.

Skriv i kommentarerne, hvad du synes om Systemist, og del også dine hemmeligheder om produktivitet.