5 tips til at organisere din arbejdsdag

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Simple tricks, der vil redde dig, hvis du konstant ikke har tid nok til noget.

1. Prioriter

Der er en meget enkel, men effektiv måde at kategorisere dine anliggender efter hastende og vigtighed. Dette er et kredsløb kaldet Eisenhower Matrix. Det blev opfundet af Dwight D. Eisenhower, amerikansk præsident, general for den amerikanske hær og bare en meget produktiv person.

Jeg har to typer ting: presserende og vigtige. Vigtige ting haster sjældent, og vigtige ting er sjældent vigtige.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhower Matrix har fire sektioner. Den vandrette akse viser sagens hastende karakter, og den lodrette akse viser vigtigheden. Matrixen giver dig mulighed for nemt at organisere alle dine opgaver i kategorier: "Ikke-haster og ikke vigtigt", "Haster, men ikke vigtigt", "Vigtigt og ikke-haster" eller "Haster og vigtigt".

Prøv at prioritere Eisenhower Matrix, og du vil blive overrasket over, hvor meget tid du bruger på presserende, men ikke særlig vigtige ting. For eksempel endeløse beskeder fra kollegaer eller telefonopkald, der kun distraherer dig fra presserende opgaver.

Få tid til de rigtige ting. Hvis der er noget vigtigt og presserende, så gør det med det samme. Planlæg vigtige, men ikke presserende opgaver, estimer det omtrentlige tidspunkt for deres afslutning, og beslut, hvornår du vil gøre det. Uvigtige, men presserende sager kan delegeres til en anden. Udsæt ikke-hastende og uvigtige opgaver til senere eller afvis dem helt.

2. Få tid til dybt arbejde

Venturekapitalisten Sam Altman sagde engang: "Digital distraktion er et af vor tids største psykologiske problemer." Tænk bare: vi tjekker vores smartphones i gennemsnit 50 gange om dagen. Og ifølge videnskabsmanden og forfatteren Cal Newport forringer dette i væsentlig grad vores evne til at tænke klart og være kreativ.

I hans “At arbejde med hovedet. Succesmønstre fra en IT-specialist”han introducerer konceptet”Deep Work”. Denne type arbejde indebærer fuldstændig koncentration og fordybelse i en specifik opgave. Ingen distraktioner - maksimal indsats og koncentration. Dette er den eneste måde, du kan udføre virkelig svære opgaver med det rette kvalitetsniveau.

Newport citerer den taktik, som hans kollega, professor ved University of Pennsylvania, Adam Grant, brugte. Han vier efterårssemesteret til undervisning, og foråret og sommeren til forskning og blander aldrig de to. Under intens research udsætter professoren sig selv for fuldstændig isolation, så de studerende ikke blander sig i ham.

Det er sandsynligt, at du ikke har mulighed for at gå samme vej og gemme dig for kilder til irritation i flere måneder. Vær ikke modløs: Du behøver ikke at fordybe dig i "deep work" i et helt semester. Newport opret din egen tidsplan baseret på dine personlige præferencer.

Beslut på hvilket tidspunkt du føler dig mest energisk og opmærksom, og gør det sværeste arbejde præcist da, sluk din smartphone og nægte at tjekke e-mail. For eksempel begynder Newport selv at arbejde tidligt om morgenen, men gør det aldrig efter kl. 17.30.

3. Anslå mødetider

Paul Graham, medstifter af opstartsinkubatoren Y Combinator, at der er to typer arbejdsplaner: "manager"-skemaet og "creator"-skemaet.

Den første mulighed er for arrangører og chefer. Efter deres mening er arbejdstiden let at styre. Du skal opdele dagen i timeintervaller. Og når en ny opgave dukker op, sætter du bare et par timer af til den og markerer den i arrangøren. Hvis "lederen" har brug for at planlægge et tidspunkt til et forretningsmøde eller en brainstormsession, kigger han på sin kalender, finder en ledig time og samler sine kolleger.

Men for "skaberne" er sådanne møder, selv dem, der er planlagt på forhånd, en katastrofe. Når alt kommer til alt, opdeler kreative mennesker, programmører, forfattere eller kunstnere ikke deres tidsplan som "ledere". De skal normalt bruge mindst en halv dag på at klare opgaver, og på en time varmer de i bedste fald kun op. Og når "skaberne" midt i deres arbejdsaktivitet skal bryde op og tage til møde med kolleger, falder de ud af deres rytme, og så er det meget svært for dem at vende tilbage til opgaven.

Lederens tidsplan og skaberens tidsplan fungerer fint alene. Men når de krydser hinanden, begynder problemerne.

Paul Graham

Derfor, hvis du er leder, skal du på forhånd finde ud af fra dine underordnede, hvornår det er bedre at organisere fælles møder for ikke at afbryde folk fra arbejdet på de mest uhensigtsmæssige tidspunkter.

4. Styr dit energiforbrug

Tony Schwartz og Jim Loer i Livet med fuld kraft! argumentere for, at hovedressourcen for en produktiv arbejder ikke er tid, men energi. Du kan bruge en hel dag på en svær opgave, men mangler du den fysiske og mentale styrke, vil du stagnere og ikke gøre noget brugbart. Men når du har nok indre energi, kan du håndtere en svær sag på et par timer og afsætte resten af dagen til noget enklere.

Schwartz og Loer skelner mellem fire typer energi: fysisk, følelsesmæssig, mental og åndelig. Og hvis du savner nogen af dem, vil din produktivitet falde.

• Fysisk energi påvirker direkte din evne til at reagere på miljøet og træffe de rigtige beslutninger. Mangel på denne ressource er forbundet med dårlig ernæring, mangel på søvn og træthed.
• Følelsesmæssig energi påvirker evnen til at styre dine følelser korrekt i stressede situationer.
• Mental energi giver dig mulighed for at fokusere på én opgave og ikke blive distraheret. En person med et stort udbud af det kan koncentrere sig selv i en stressende situation, når alle omkring ham forsøger at distrahere ham.
• Åndelig energi giver dig mulighed for at se målet i dine aktiviteter for at bevare motivationen. Hun giver næring til entusiasme, vedholdenhed og engagement.

For at opretholde alle fire indikatorer på det rigtige niveau, spis rigtigt, få nok søvn og motion (motion stimulerer hjerneaktivitet). Og brug simple teknikker til at genopbygge energi.

Livet er ikke et maraton. Livet er en serie af spurter.

Tony Schwartz

En god metode til at veksle mellem fuldt fordybelsesarbejde og kort hvile er Pomodoro-teknikken, som passer perfekt til Cal Newports koncept for Deep Work. Princippet er enkelt: vi måler 25 minutter med en timer og udfører en vigtig opgave hele tiden uden forstyrrelser. Derefter - en pause i 5 minutter. I løbet af denne tid genopbygger vi energi. Derefter gentager vi cyklussen fire gange mere og holder en lang pause i 20 minutter.

5. Spis frøer til morgenmad

Det er nogensinde sket for alle sådan her: du støder på en opgave, som du skal udføre, men du vil virkelig ikke gøre det. Du begynder at udskyde det, og efterhånden som deadline nærmer sig, hænger det mere og mere over dig, distraherer fra andre ting og gør dig bekymret igen.

Den populære forfatter Brian Tracy kalder disse problemer for "frøer". Og han anbefaler ikke at udsætte dem til senere, men at gøre dem så tidligt som muligt.

Hvis du spiser en frø om morgenen, tegner resten af dagen til at blive vidunderlig, da det værste for i dag er forbi.

Mark Twain

Når du er sluppet af med en svær opgave, vil du føle tilfredshed, få et boost af positiv energi resten af dagen, og du kan med god samvittighed gå videre til de næste punkter på din liste.