7 to-do liste fejl, der hæmmer din produktivitet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Ifølge eksperter bør disse aktiviteter undgås for at få mest muligt ud af huskelisten.

1. Lav en liste om morgenen

Det virker naturligt at skrive planer for dagen ned først om morgenen. Det er dog allerede for sent. Sådan siger Eileen Roth, forfatter til Organisation for Dummies. "Hvis du laver en opgaveliste om morgenen, og klokken 8.00 har en tid på den anden side af byen, så har du næppe tid til det," siger hun.

Lav en liste sidst på dagen. Dette vil give dig mulighed for at forlade dine arbejdsforhold og hvile i fred.”Du går hjem fra arbejde og tænker ikke længere på huskelisten, fordi du allerede har lavet den og ved, hvad du skal nå i morgen. Dit sind kan endelig hvile,” siger Eileen.

2. For mange opgaver til at blive vist

Hvis din opgaveliste kan tage uger eller måneder at færdiggøre, sætter du dig selv op til fiasko på forhånd. Dette vil få dig til at føle dig overvældet.

Ifølge Kyra Bobinet, forfatter til Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, er tre opgaver det ideelle tal for en liste. "Vores hjerne opfatter information, der er grupperet i tre dele," siger hun. "Så start med at liste de tre vigtigste ting at gøre."

De fleste mennesker er ikke engang klar over, hvor få virkelig produktive timer, der er på en dag.

”Vores mentale styrke er en meget mere begrænset ressource end tid. Vi har kun 3-6 timer hver dag, hvor vi kan arbejde hårdt,” siger Christina Willner, skaberen af Amazing Marvin to-do list, produktivitetsapps.

Derudover er mange ikke klar over, hvor lang tid det kan tage at udføre visse opgaver. Dette er grunden til, at for lange to-do-lister er ineffektive. Vilner råder til at skrive den estimerede tid til at fuldføre den ved siden af hver opgave. Følg denne tid for at foretage mere nøjagtige beregninger i fremtiden.

3. Inkluder drømme eller meget store mål på din to-do-liste

Ambitiøse mål som at skrive en bog eller bestige Mount Everest burde ikke være på din huskeliste. Sæt dem i stedet på en separat ønskeliste.

To-do-listen skal indeholde klare planer.

Skal du afslutte et stort projekt, skal du dele det op i flere små og opnåelige opgaver og først derefter skrive dem ned på listen. Dette rådgives af Paula Rizzo, forfatter til List Thinking: How to Use Lists to Be More Productive, Successful, and Less Anxious.

Hvis du ser på en omfattende liste over alle dine mål, vil du føle dig overvældet. Derudover vil du være utilfreds med, at du ikke kan gennemføre alle de skriftlige planer. Nogle af dem kræver faktisk ret meget tid og kræfter.

4. Evaluer hver opgave ligeligt

Produktivitetscoach Nancy Gaines argumenterer for, at to-do-listen bør være en prioriteret liste. "Bring kun de ting ind, der flytter din karriere eller forretning fremad," siger Gaines. - Hvis det ikke er en prioritet, så skal det ikke på listen. Det vil kun distrahere dig."

Hun anbefaler at følge "3-3-3"-systemet, når du laver listen: Kryds de tre mindst vigtige opgaver fra listen, uddeleger tre opgaver, der ikke er din tid værd, og udfør de tre øverste opgaver.

5. Sæt vage mål

Hvis opgaverne på listen er vagt formuleret, bliver du i fremtiden nødt til at tænke på, hvordan du udfører dem, og endda huske, hvad de betyder. Så det at lave listen bør være opmærksom.

"Brug lidt mere planlægningstid og gør din huskeliste så specifik som muligt," rådgiver Maura Thomas, forfatter til Secrets of Personal Productivity. For eksempel, i stedet for at skrive en "udgiftsrapport", skriv "indtast data i et regneark."

Undgå vage ord som "planlægge", "implementere" eller "udvikle". "Hvis du mangler tid og ser på ordet" udvikle "på listen, vil du sandsynligvis springe dette punkt over," siger Mora. "Gem disse ord til din store projektliste."

6. Brug den samme liste, indtil alle opgaver er udført

Problemet er, at hver dag bringer noget nyt. Derfor skal det, du har lavet i dag, ikke nødvendigvis gøres i morgen. Og dine planer for i morgen kan ændre sig, selv før denne ender, siger Eileen Roth. Så du skal lave en ny huskeliste hver dag.

7. Bind ikke listen til din kalender

Hvis listen og kalenderen ikke er bundet til hinanden, og de indeholder forskellige opgaver, så vil du næppe kunne klare dem alle. “I dette tilfælde vil du ikke have tid til at udføre opgaverne fra listen. Medmindre du er nødt til at ofre søvn, weekender, ferier eller tid, du gerne vil tilbringe med din familie,” advarer Katie Mazzocco, forfatter til Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Prøv altid at afsætte tid i din kalender til at udføre opgaver fra listen.