Sådan stopper du med at lide af at nærme sig deadlines

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Paradoks: hvis du er bange for, at du ikke kan færdiggøre arbejdet til tiden, så forkort fristen.

Deadlines er en af de mest almindelige årsager til stress på arbejdspladsen, ifølge en CareerCast-undersøgelse.

Men holder du op med at tage deadlines negativt, sparer du en masse nerver. Her er nogle effektive tricks til at få dig hurtigere i gang.

1. Indstil flere datoer i stedet for én

Økonomerne Dan Ariely og Klaus Wertenbroch foretog forskning for at finde ud af, hvordan folk klarer deres opgaveplanlægning og undgår udsættelse. Forsøgspersonerne blev opdelt i tre grupper, fik dem alle arbejde, opdelt i tre opgaver og satte forskellige tidsrammer:

1. Den første gruppe blev instrueret i at udføre en opgave om ugen og rapportere fremskridt hver 7. dag.
2. Den anden gruppe fik tre uger til alle opgaver.
3. Den tredje gruppe fastsatte frister efter eget skøn.

Det resulterede i, at den første gruppe, som var tvunget til at rapportere om opgaver på ugebasis, gjorde et meget bedre stykke arbejde - folk lavede færre fejl og overholdt deadlines mere præcist.

Forskning viser, at den bedste måde at sætte de mest realistiske og mindst stressende deadlines på er at dele store projekter op i mindre opgaver, med en forskellig deadline for hver.

For eksempel kan opgaven med at "indsende et projekt til kunden senest den 15. august" være ret stressende for dig - det ser for skræmmende ud. Men mulighederne "lav en skitse inden den 1. juli", "lav et layout inden den 15. juli", "opret en prototype inden den 31. juli" ser meget enklere og mere tilgængelige ud – du har specifikke deadlines og specifikke handlinger, der skal tages.

Derudover giver jævn planlægning af tidslinjer dig mulighed for at mærke fremskridt, hvilket yderligere motiverer dig. Et eksempel fra dyreriget: Psykolog Clark Hull undersøgte, hvordan rotter navigerer i labyrinter på jagt efter mad. Han fandt ud af, at de dyr, der allerede havde fundet en belønning, gjorde en større indsats for at fortsætte eftersøgningen. Hull kaldte denne adfærd for målgradienthypotesen.

Hvis du visuelt observerer fremskridt i arbejdet, får du et ekstra incitament til ikke at slappe af i din indsats. Kort sagt, efterhånden som du streger flere og flere punkter ud, efterhånden som du flytter ned på din huskeliste, motiverer det dig til at afslutte arbejdet hurtigere. Der er et stort antal task managers, der giver dig mulighed for at spore fremskridt - vælg hvilken som helst.

2. Find dit ideelle stressniveau

Vi er vant til at tro, at stress er noget utvetydigt dårligt og ideelt set bør undgås på alle mulige måder. Men sådan er det ikke. I små mængder kan stress motivere os.

Yerkes-Dodson-loven, formuleret af psykologerne Robert Yerkes og John Dodson tilbage i 1908, siger, at jo mere mentalt stresset en person er, jo mere effektivt arbejder han. Men efter at have nået en vis tærskel for denne tilstand, falder produktiviteten, og personen giver op.

Når vi er stressede, stiger adrenalinen i kroppen, hvilket gør os mere opmærksomme, skærper vores sanser og giver os styrke. Stress er en form for doping, der giver os et midlertidigt boost til både fysisk og mental energi.

Hvordan vælger du dit ideelle stressniveau?

• Komplekse projekter kræver et lavt spændingsniveau. De skaber selv begejstring, du behøver ikke at afvikle dig selv ud over det.
• Problemer med moderat sværhedsgrad kræver moderate niveauer af stress.
• Et højt niveau er fantastisk til simple opgaver for at motivere dig til at gøre det rigtigt.

Sæt korte deadlines for simple opgaver, udsæt dem ikke til senere. At komme tættere på deadline vil øge dit stressniveau – det vil anspore dig.

3. Skær ned på deadlines på forhånd

Hvis du kæmper for at overholde deadline, men har motivationsproblemer, kan det hjælpe at sætte kortere deadlines.

I en undersøgelse offentliggjort i tidsskriftet Consumer Research i 2018 bad forsøgspersoner flere personer om at gennemføre en undersøgelse. Den ene gruppe fik en uge til dette, den anden - to uger.

Gæt hvilken gruppe der gennemførte undersøgelsen til tiden? Den med mindre tid.

I et andet eksperiment gav de samme forskere en gruppe studerende et valg: enten at udføre en mere presserende opgave og modtage tre chokolader, eller at udføre et mindre brændende arbejde og modtage fem chokolader som belønning. Og de fleste af eleverne foretrak den første mulighed, selvom belønningen der var mindre.

Forskerne konkluderede, at der er en såkaldt urgency-effekt: Vi er interesserede i at færdiggøre opgaver snart, selvom vi får mindre gavn af det. Påtrængende sager, som forsøgslederne skriver, har stor appel.

At påtage sig en opgave med en lang deadline er ikke let, fordi vi føler, at sådanne opgaver er sværere, fordi de tager mere tid. Vi har en tendens til at udskyde ting, som vi anser for tidskrævende, men at sætte kortere deadlines motiverer os til at få arbejdet gjort så hurtigt som muligt.

4. Del dine mål og fremskridt med kollegerne

I 2015 gennemførte American Talent Development Association (ATD) en undersøgelse og fandt ud af, at hvis du rapporterer dine fremskridt på arbejdet til en anden person (chef, kollega eller bare en ven), øges dine chancer for at gennemføre det, du startede med, med 65 %. De stiger også med 95 %, hvis du regelmæssigt rapporterer om dine præstationer til holdet.

Disse resultater stemmer overens med Dan Ariely og Klaus Wertenbrochs forskning, som vi nævnte tidligere. De fandt ud af, at medarbejdere, der blev tildelt deadlines af andre, udførte opgaver hurtigere og mere effektivt end dem, der planlagde deres egen tid.

Lad en anden sætte deadlines for dig, og du følger dem og rapporterer om fremskridt. Hvis du ikke har en leder, så find dig selv en partner, der vil kontrollere dig.

5. Gør mødedeadlines til et spil

I sin TED-tale beskrev psykolog Mihai Csikszentmihalyi flow som hemmeligheden bag lykken. Flow er en tilstand, hvor du er så fokuseret og passioneret omkring dit arbejde, at du ikke engang bemærker, hvordan tiden flyver.

Når vi er i en tilstand af fluks (det kaldes også perioden med maksimal kognitiv effektivitet), ændrer selv vores hjerneaktivitet sig. I den præfrontale cortex stiger koncentrationen af iltet hæmoglobin, og hjernens effektivitet øges. Når vi keder os, sker det ikke, og det er sværere for os at koncentrere os om opgaven.

Derfor er det værd at anvende princippet om gamification, især på de tilfælde, der virker uinteressante for dig. Kedelige opgaver er ikke befordrende for at overholde deadlines. Ved at omdanne dit arbejde til et spil, vil du gøre det sjovere og øge din motivation til at afslutte alt til tiden.

Der er mange måder at gamify kedelige opgaver på. For eksempel kan du konkurrere med dine jævnaldrende om at vække spændingens ånd. Eller installer et eller andet specialiseret program (for eksempel Habitica), der vil give dig en præstation for hver fuldført opgave.

Prøv alle disse metoder, og den nærme deadline vil ikke længere få dig til at gå i panik.