Gantt-diagram er et værktøj til dem, der ikke kan lide at gå glip af deadlines

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-15 16:41

Du vil se, hvad du skal gøre og hvorfor, og du vil ikke glemme noget.

Hvad er et Gantt-diagram

Gantt-diagrammet er et planlægnings- og opgavestyringsværktøj, der blev opfundet af den amerikanske ingeniør Henry Gantt. Det ligner vandrette streger placeret mellem to akser: listen over opgaver lodret og datoer vandret.

Diagrammet viser ikke kun selve opgaverne, men også deres rækkefølge. Dette giver dig mulighed for ikke at glemme noget og gøre alt rettidigt.

Hvem har brug for et diagram

Hvis du er en planlægningsfanatiker og elsker smukke diagrammer, er Gantt-diagrammet noget for dig. Hun skal hjælpe både med lanceringen af en netbutik og som forberedelse til et storstilet arrangement. I hverdagen er diagrammet nyttigt til selv at planlægge et bryllup, renovere eller bygge et hus, rejse eller forberede en session.

For eksempel vil en freelancer med et Gantt-diagram være sikker på, at de kan påtage sig et andet projekt. Og bruden, der ser på tidsplanen, vil ikke bekymre sig om, at hun ikke gør noget.

I erhvervslivet hjælper et Gantt-diagram alle. Entreprenøren ved præcis, hvad der skal laves, til hvad og hvornår, hans chef styrer tidsfristerne, og bygherren er rolig, hvis han ser, på hvilket stadium processen er.

Værktøjet vil også være praktisk til projektpræsentation. Kunden eller chefen vil se omfanget og timingen af arbejdet og forstå, hvorfor hjemmesidedesignet for eksempel tager tre måneder og ikke en uge.

Sådan kommer du i gang med et Gantt-diagram

Først og fremmest skal du oprette en tabel med kildedataene. Du kan gøre dette hvor som helst: selv på et stykke papir, i det mindste umiddelbart i programmet til opbygning af et diagram.

Tabellen har brug for tre typer data: opgavenavnet, startdatoen og varigheden eller den forudsagte slutdato for opgaven. Overvej projektets tidslinje, ressourcer og budget for at give en realistisk slutdato.

Lad os f.eks. sige, at I to beslutter jer for at renovere jeres soveværelse. Tabellen vil se sådan ud:

Hvis reparationen udføres af et arbejdshold, vil tidspunktet for hver opgave være anderledes.

Hvor og hvordan man bygger et Gantt-diagram

Der er programmer, hvor du skal bygge et diagram i flere trin. Og der er specialiserede værktøjer, hvor det er nok at klikke på et par ikoner.

Valget af værktøj afhænger af projektets omfang og værdi. Hvis du laver et diagram til dig selv, kan du bruge gratis løsninger eller prøveversioner af programmer. For store virksomheder, der arbejder med dyre projekter, er professionelle programmer bedre egnede.

1. Microsoft Excel

• Pris: 5.199 rubler for en pc eller licenseret abonnement fra 269 rubler om måneden.
• Fri periode: 1 måned.

Et af de mest populære programmer til at arbejde med tabeller og grafer. Du kan bruge en skabelon til at oprette diagrammer igen og igen.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Pris: er ledig.

En analog af MS Excel fra The Document Foundation, en non-profit virksomhed.

For at bygge et Gantt-diagram skal du oprette en tabel med kildedata. Indtast navnene på opgaverne, deres startdatoer og varigheden i dage i de tre kolonner.

Vælg derefter området med værdier (du behøver ikke at vælge kolonnenavnene) og start diagramguiden ved at bruge det relevante ikon eller gennem menuen "Indsæt" → "Diagram".

Vælg et stablet søjlediagram. Du vil ende med et diagram i omvendt rækkefølge.

For at vende en lodret akse skal du klikke på den og vælge "Formater akse …". Klik derefter på "Vend om" på fanen "Skala".

For at få vist datoer på den vandrette akse, klik på den og vælg "Formater akse …". Find det ønskede datoformat på fanen Tal. Derefter skal du på fanen "Skalering" fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne "Automatisk" for elementerne "Maksimum", "Minimum" og "Hovedinterval".

I de felter, der vises, skal du udfylde værdierne:

1. Minimum er startdatoen for den første opgave.
2. Maksimum er slutdatoen for den sidste opgave.
3. Hovedinterval. Hvis opgaverne er kortsigtede, så er der brug for et lille interval (1), så de nøjagtige start- og slutdatoer er synlige på skemaet. Og hvis opgaverne og selve projektet er langsigtede, så er det bedre at vælge et større interval, så tidsplanen ikke viser sig at være for lang.

Af hensyn til læsbarheden skal du indstille tekstretningen til 90 grader på fanen Billedtekst i Y-akseindstillingerne.

For kun at beholde visningen af varighedsdata skal du højreklikke på farven på unødvendige linjer og vælge Formater dataserie. På fanen "Områder" skal du vælge "Ingen" fra rullemenuen. Du vil have et meget grundlæggende Gantt-diagram.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Pris: fra 1.875 rubler om måneden.
• Fri periode: 1 måned.

Et specialiseret produkt fra Microsoft til projektledelse. Det er indbygget med velkendte Microsoft-værktøjer som Excel, PowerPoint og endda Skype for Business. Der er yderligere tilføjelser.

Velegnet til mellemstore og store virksomheder, der ikke kun ønsker at visualisere data, men også vil styre projekter, projektporteføljer og ressourcer fuldt ud.

Diagramskabelonen er indbygget i programmet, så du har brug for et minimum af indsats.

Microsoft Project →

4. OnlyOffice

• Pris: fra 60 rubler om måneden.
• Fri periode: 1 måned.

Software til projektstyring. Ved tilmelding er funktionerne CRM, mailserver, arbejde med dokumenter, firmachat og blog tilgængelige.

Diagrammet bygges automatisk efter indtastning af alle opgaver i projektstrukturen. Afhængigheder og deadlines kan indstilles direkte på diagrammet ved at trække og slippe opgaver med musen. Grænsefladen er intuitiv, der er tips.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Pris: fra $ 14 om måneden.
• Fri periode: 1 måned.

Værktøjet er skærpet til at styre samarbejde. Du kan bruge skabeloner til projekter og tilbagevendende opgaver. Der er integration med kontorapplikationer fra Microsoft, Google m.fl.

Velegnet til store virksomheder med store projekter og freelancere, der er klar til at gå med i andres projekter.

At oprette et projekt er som at oprette en liste over opgaver i tabeller. Du kan importere tabeller fra dine dokumenter. Gantt-diagrammet bygges ved at klikke på det tilsvarende ikon i afsnittet "Visninger".

Interfacet er russificeret, men videoinstruktionerne er på engelsk.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Pris: fra 6, 5 dollars om måneden.
• Fri periode: 14 dage.

Du kan oprette flere arbejdsområder og administrere forskellige projektteams. Du kan redigere opgaver, deres deadlines og afhængigheder direkte på diagrammet ved at trække og slippe elementer med musen.

Der er styring af ressourcer, arbejdsplan for udførende, timepriser og projektomkostninger. Du kan give adgang ved reference eller eksportere diagrammet til præsentation for kunden.

Ved oprettelse af et projekt vil programmet tilbyde at udfylde et kort spørgeskema om din virksomhed for at finde en passende skabelon. Derefter kan du redigere skabelonen eller oprette din egen.

GanttPRO →

7. Comindware

• Pris: fra 300 rubler om måneden.
• Fri periode: efter anmodning fra lederen.

Comindware er velegnet til mellemstore og store virksomheder. Programmet giver dig mulighed for at styre projekter, ressourcer, forretningsprocesser. Forretningsprocesser kan integreres direkte i projekter. Har sit eget sociale netværk. Du kan importere filer fra tabeller, overføre projekter og opgaver fra MS Project.

Comindware →

8. "Google Sheets"

Pris: er ledig.

Google Sheets Chart Wizard hjælper ikke her. Men der er en løsning - betinget formatering.

Efter indtastning af de indledende data i tabellen til højre for den, placeres datoerne for projektet.

Vælg celleområdet mellem de originale data og datoerne. Der vil blive bygget et diagram. Højreklik og vælg Betinget formatering.

Fra menuen Formater celler, vælg Din formel og indtast = OG (E $ 1 = $ B2). E1 er den første celle af projektdatoer. C2 - celle med slutningen af den første opgave. B2 - celle med begyndelsen af den første opgave.

Gantt-diagrammet er klar. Du kan ændre datoer og tilføje nye opgaver. Bare husk at justere det betingede formateringsområde efter behov.