Hvorfor mangler vi deadlines, og hvordan stopper vi det?

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Hvis du er ked af det faktum, at du aldrig har tid til at indsende dit arbejde til tiden, så læs hurtigst muligt denne artikel. Vi forklarer, hvorfor manglende deadlines ikke er din skyld, og vi fortæller dig, hvordan du stadig overholder deadlines.

Jeg elsker deadlines! Især fløjten, som de bryder med.

Forfatter Douglas Adams

Vi ved alle, hvor vigtig planlægning er for effektivt arbejde. Nogle gange er vi bogstaveligt talt besat af ham. Men når det bliver tid til at begynde at implementere listen over opgaver, begynder vi at udskyde dem, holde ud til sidste øjeblik eller endda fuldstændig forstyrre deadlines. Dette sker for alle i større eller mindre grad. Og der er en begrundelse for dette, som ligger i vores tænknings særegenheder.

Hvorfor mangler vi deadlines?

Du har måske hørt historien om operahuset i Sydney, som var planlagt til at stå færdigt i 1963 til 7 millioner dollars og til sidst blev færdiggjort kun 10 år senere, i 1973. Derudover har det originale design af teatret gennemgået adskillige ændringer, og bygningen er blevet mindre, og som et resultat blev der brugt 102 millioner dollars!

Designere er blevet ofre for en udbredt fejl: de fejlbedømte, hvor lang tid en opgave ville tage. Gang på gang måtte de skubbe deadlines og ændre arbejdsplanen, fordi de ikke tog højde for de problemer, der påvirkede projektets hastighed.

Vores tankegang er struktureret på en sådan måde, at vi planlægger så meget tid og penge, som det er nødvendigt, hvis alt går efter det bedste scenarie.

Men der er uundgåeligt forhindringer på vej, som et resultat af, at arbejdsmængden er hurtigt stigende. Derefter forklarer vi de udeblevne frister med, at der er opstået uforudsete omstændigheder, og ikke med, at vi ikke kunne tage højde for muligheden for, at de opstår på planlægningsstadiet.

Hvorfor har vi overhovedet brug for deadlines?

Strenge deadlines går ikke kun i stykker konstant, men bringer også meget stress hos projektdeltagerne, så måske er det bedre at afslå dem? Ingen. Ofte er det at have en deadline den eneste grund til, at et job overhovedet kommer i gang.

Tidligere blev ordet dead-line brugt til at beskrive linjen omkring fængslet, ud over hvilken fangerne ikke kunne gå i forbøn, dag eller nat, på grund af at de straks skulle få en kugle.

Nu er deadlines udelukkende forbundet med arbejde, og deres svigt truer ikke udførelsen af hele afdelingen. Men essensen forbliver den samme: Deadline er liv eller død for din produktivitet eller dit projekt.

Arbejdet fylder den tid, der er afsat til det.

Parkinsons lov

Enhver opgave vil tage så lang tid, som du tildeler den. Derfor spekulerer vi nogle gange på, hvor hurtigt vi kan få noget gjort. Af samme grund er vi ofte ved grænsen af muligheder i de sidste minutter for at afslutte det afsatte i flere dage eller endda uger.

Under hensyntagen til Parkinsons lov forstår vi, at hvis vi ikke sætter tidsrammen for færdiggørelsen af opgaven, så vil vi gøre det for altid!

Hvordan man overvinder konstante deadlines

Hvordan håndterer man dårlig planlægning og vender tilstedeværelsen af deadlines til din fordel? Det bliver meget svært, for vi bliver nødt til at bekæmpe de systematiske fejl i vores tænkning. Men at vide, hvordan deadlines ændrer vores adfærd, kan hjælpe os til at være mere produktive.

Lys start

Når du fordeler arbejdsbyrden over en måned, en uge, ja endda en dag i forvejen, skal du score begyndelsen af perioden så stramt som muligt og aflæs resten af tiden indtil deadline så meget som muligt.

Fokuser først på de sværeste, vigtige og tidskrævende opgaver i projektet. Du vil stadig gøre dem længere, end du havde forventet. Ydmyg dig selv. Men takket være din aktive start vil du i slutningen af perioden have den tid, du vil bruge på at løse uplanlagte problemer og løse opgaver.

På tærsklen til deadline behøver du ikke at dykke hovedkulds ned i nye komplekse opgaver og støde på faldgruber, som du stadig ikke kender til.

Yderligere frist

For dig selv, sæt en deadline et par dage tidligere end den rigtige. Dette er, hvad marketingmedarbejder Matthew Guay fra Zapier rådgiver. Ideel, hvis du ikke ved, hvor meget tid du har fra din personlige deadline til din rigtige – en eller tre dage. Men sådan en situation er dårligt præsenteret. Du vil selvfølgelig stadig huske, hvor meget tid du har tilbage, så det kræver viljestyrke for ikke at forstyrre dine deadlines.

Kom med en form for belønning til dig selv, hvis du får arbejdet gjort inden for deadline. Tilfredshed fra udførte opgaver til tiden vil dog være en god belønning.

Offentlig erklæring

"Jeg lover højtideligt at afslutte artiklen klokken fem om aftenen" - sig det ikke i dit hoved, men højt til hele kontoret. Nu er dit selvværd kommet i spil. Hvad vil være mere smertefuldt for dig: at tvinge dig selv til at arbejde aktivt eller at gå glip af deadlines og højlydt indrømme din fiasko?

Forfatteren Evelyn Waugh, der går i gang med sin nye roman, Return to Brideshead, har offentligt erklæret: "Jeg starter på en ny bog og vil skrive den om tre måneder." Han overholdt ikke fristen og bad flere gange, igen offentligt, om en udsættelse af fristen. Ikke desto mindre blev han færdig med romanen ret hurtigt, fordi han vidste, at læserne husker hans løfte og venter på, at det blev opfyldt.

Konstante påmindelser om deadline, der nærmer sig

Hvis vi begynder at arbejde på et stort projekt, så er tidsrammen som regel ret lang. Deadline bliver en form for abstraktion – et eller andet sted derude, en dag. Jo tættere det er, jo tydeligere er vi klar over, præcis hvor meget tid vi har tilbage, og vi kan mere fyldestgørende sammenligne mængden og mængden af resterende arbejde.

Indstil dig selv regelmæssige påmindelser, der konstant bringer dig tilbage til virkeligheden, og giver dig besked om, at dag X nærmer sig:

• forfaldsdatoen udløber om en måned;
• uge;
• tre dage;
• dag;
• 08:00.

Ja, det er stressende, det vil være irriterende. Men måske er dette den eneste måde at anspore dig selv på?

Enhver forretning tager altid længere tid end forventet, selv med Hofstadters lov.

Hofstadters lov

Denne komiske rekursive lov fra Douglas Hofstadter, Ph. D., taler om umuligheden af at planlægge deadlines. Deadlines er bogstaveligt talt lavet for at blive forpurret. Vi håber dog, at vores råd vil hjælpe dig med at undgå at presse tingene til bristepunktet, hvor den konstante manglende overholdelse af deadlines er ekstremt skadelig for dit arbejdsomdømme og sætter dig i en tilstand af konstant stress.