Sådan håndterer du mail: 10 tips fra TED-medarbejdere

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

TED-medarbejder Michael McWaters delte 10 tips på sin blog for at holde sin indbakke ryddelig.

Hvem, hvis ikke TED-redaktører og ledere, kan du tale om metoder til at håndtere overbelastede post. Ifølge dem kommer der hundredvis af breve til virksomheden hver dag, og tælleren for indgående e-mails for nogle medarbejdere har allerede for længst passeret tusinde.

Michael McWaters, TED UX Architect, tilbyder 10 løsninger på dette problem.

Du vil ikke have mere tid i fremtiden, end du har nu

Michael bemærkede, at mange mennesker udsætter mails til senere, fordi de tror, at de på et tidspunkt i fremtiden vil have mere tid til at gøre dette. Vil ikke. Dit beskæftigelsesniveau vil sandsynligvis forblive i den næste uge, måned, år. Du kan endda blive glad for det. Men der vil være lige meget tid til post. Så begynd at arbejde med hende lige nu.

Prøv at starte fra bunden

Der er to måder at gøre det på:

1. Brug lidt tid og gå til at rense din post i flere trin. Afhængigt af hvor mange e-mails du har, vil det tage dig op til ti gange at rydde dem ud. Hvis dette er svært, brydes arbejdet i flere 15-minutters bidder.
2. Gå i stykker. Sæt tre eller fire timer af og gør din indbakke til det ideelle for renlighed og orden.

Brug lidt tid hver dag

For Michael er dette den sværeste del af planen. Du skal arbejde med din post flere gange hver dag. Han råder til at afsætte 15 minutter hver fjerde time og kun fokusere på din indbakke.

Hvis brevet ikke er særlig vigtigt - slet

Der er en fristelse til at sende hvert mere eller mindre vigtigt brev til en særskilt mappe for at kunne håndtere det senere. Men hvis brevet ikke fortjener din opmærksomhed lige nu, så slet det.

Afmeld alle unødvendige udsendelser

Jeg synder ofte ved blot at slette e-mails fra mailings, der ikke er interessante for mig. Michael er mere kategorisk:

Hvis nyhedsbrevet ikke er interessant for dig, skal du ikke blot slette brevet, men også afmelde det.

I bunden af hvert brev er der en knap "Afmeld" eller Afmeld. Brug det som anvist. Og jo oftere jo bedre. Du kan også bruge Unroll.me-tjenesten, som vi talte om her. Det vil automatisk afmelde dig unødvendige forsendelser.

Hvis beskeden stadig er i din indbakke, skal du læse den

Hvis brevet var bekræftet, og du ikke afmeldte abonnementet og ikke slettede det med det samme, så læs det. Hvis den er kort, så læs den med det samme. Hvis den er lang, så send mailen til den tidligere oprettede Læs-mappe og vend tilbage til den, når du har mere ledig tid. Michael mener, at hvis du er ærlig over for dig selv, så falder minimumsprocenten af alle bogstaver ned i denne mappe.

Det er bedre at besvare korte e-mails med det samme

Hvis den e-mail, du har sendt, kræver et hurtigt svar, bedes du venligst svare … med det samme. Lad vær med at vente. Når du har sendt dit svar, skal du slette e-mailen. Hvis brevet indeholder en kopi sendt til en anden modtager, og han ikke behøver at kende dit svar, skal du fjerne det fra modtagerne.

Videresend e-mails til kollegerne, hvis de kan svare mere kompetent

Omdiriger e-mailen med en lille forklaring og slet den fra din indbakke.

Få travlt med at sortere

Enhver mailtjeneste giver brugerne mulighed for at oprette mapper. Det er det bedste værktøj til at håndtere overbelastede post. Jeg lavede en mappe til arbejde, billeder, studie og andre ting. Michael foreslår at lave mapper "Projekter", "Andet", "Svar senere". Det vigtigste er, at du føler dig godt tilpas.

Vælg den rigtige applikation

For mig er Mailbox blevet sådan en applikation. Michael valgte ham også. Men der er mange muligheder. Du kan indtaste ordet "mail" og navnet på det operativsystem, som du leder efter en klient til i søgningen efter Lifehacker. Jeg lover, at du finder noget passende.

Resultat

Hvis du ikke kunne læse artiklen (fortæl os hvorfor), så er her en kort liste over alle trinene:

1. Skil din indbakke ad i et par omgange.
2. Beslut dig for, hvad du skal gøre med brevet, så snart det ankommer.
3. Rens din post fra tid til anden.
4. Afmeld unødvendige forsendelser.