13 ting i erhvervskorrespondance, der bare pisser af

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Hvis du ikke ønsker at pisse den anden person, så lad være med at gøre dette.

1. Manglende hilsen

Du skriver ikke et forretningsbrev for fornøjelsens skyld, du har brug for noget fra adressaten. Derfor er det korrekt at starte det med en høflighedshandling - en hilsen. At undvære det er som at åbne døren til en andens kontor med din fod.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

2. Udtrykket "Goddag"

Hvis du ikke skriver et forretningsbrev lige fra 2000'erne, så vælg en mere moderne formulering. Det gør ikke noget, at du ikke kan forudsige præcis, hvornår den anden person vil læse beskeden. Muligheden "god eftermiddag" er den mest neutrale, men du kan også bruge perioden, hvor du sender brevet. Og overlad det "gode tidspunkt på dagen" til halvdøde fora fra fortiden.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

3. Håndteringsfejl

Det er utroligt, hvor mange fejl der kan laves i så kort et stykke tekst. For det første har mange taget den kommaseparerede regel bogstaveligt. Dette giver anledning til mesterværker som "Kære Anton Mikhailovich". En appel er ikke kun et navn, men også ord, der er afhængige af det.

For det andet skal du omhyggeligt kontrollere adressatens navn. Ring ikke til Alekseev Alexandras, Marin Marias og dechiffrer initialerne.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

4. Forkortelser og enstavelsessvar

Forretningsskrivning kræver, at du kommunikerer i hele sætninger. Denne tilgang har en praktisk fordel: samtalepartneren behøver ikke at gætte, hvad du mener, fordi du afslører alle nuancerne og giver ikke mulighed for at fejlfortolke ord. Og dit "OK" kan betyde alt. Derudover sparer nedskæringer ikke meget tid.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

5. Humor og metaforer

Et forretningsbrev bør ikke give plads til fortolkning. Alle ord bruges i deres direkte betydning og indebærer ikke forskellige fortolkninger. Ellers vent på en ekstra korrespondancerunde, hvor du finder ud af, hvem der havde hvad i tankerne. Og det kan tage meget tid.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

6. Udråbstegn

Udråbstegn bruges ikke ofte i litterære tekster, fordi de er designet til at udtrykke stærke følelser. Et forretningsbrev er ikke en platform for udtryk, selvom du virkelig ønsker at udtrykke over for samtalepartneren, hvad du synes om det.

Du mener måske ikke noget særligt, men for samtalepartneren vil udråbstegn være et signal om, at han nok gør noget forkert. Så hold både dine sanser og Shift + 1-tastkombinationen under kontrol. Et udråbstegn er kun passende i omløb.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

7. En overflod af bureaukrater

Ønsket om at udtrykke sig mere formelt genererer ofte monstrøse konstruktioner, hvor det er ekstremt svært at gennemskue meningen. Overbrug ikke komplekse sætninger og skriv lettere.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

8. Caps Lock

Det er ikke værd at fremhæve linjer med store bogstaver. På internettet symboliserer det stadig skrigen. Ingen kan lide at blive råbt af. For at gøre budskabet klart, skal du bare gøre det klart.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

9. Sætningen "på forhånd tak"

Tak, du kan selvfølgelig ikke putte i lommen, men tidlig taknemmelighed sætter samtalepartneren i en akavet position. En velopdragen person vil føle sig forpligtet til at opfylde din anmodning, selvom han forstår, at han ikke bør gøre det. Og du vil blive husket for at kaste problemer.

Hvis samtalepartneren stadig skal anspores, er det bedre at beskrive, hvordan det er gavnligt for ham at reagere på din anmodning.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

10. Mærkelig emnelinje eller slet intet emne

Det er usikkert at åbne uforståelige breve, så en besked uden emne risikerer at gå til spam. Naturligvis vil en person blive meget vred, når han opdager, at der under ordene "Zina, gummi" var et vigtigt dokument skjult for lederen af dækfabrikken, Zinaida.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

11. Kendskab

Du bør ikke afvige fra din forretningsstil, selvom adressaten er din bedste ven. Først skal han muligvis sende et brev til sin chef eller entreprenører. For det andet kan brevet falde i tredje hænder ved et uheld og kompromittere det, og samtidig dig.

For det tredje skal du skelne mellem personligt og arbejde. Virksomhedens interesser er ikke altid sammenfaldende med personlige. Det er værd at give dig selv råderum for at opretholde venskabelige forbindelser uden at give indrømmelser i forhandlingerne.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

12. Mangel på korrespondancehistorie

Chatter du aktivt med nogen, er modtageren klar over, hvad samtalen går ud på, og kan nemt vende tilbage til begyndelsen af dialogen ved at dreje på musehjulet. Men når du af og til udveksler breve via e-mail, kan samtalepartneren glemme, hvem du er, og hvad du har brug for fra ham.

Gør det nemt for personen at gøre det: I et afsnit skal du minde personen om, hvad de taler om.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måde

13. Uhensigtsmæssig håndtering af meddelelsestråde

Mailtjenester og -agenter giver dig mulighed for at arbejde med meddelelsestråde. Det er et virkelig nyttigt værktøj, hvis det håndteres korrekt. Men ikke alle lykkes.

Måske er du allerede blevet et offer for en massemailing, hvis deltagere ikke svarer direkte til forfatteren, men til alle. Som følge heraf fylder en uinteressant samtale din indbakke, og du kommer med straffe til dem, der ikke kan finde den rigtige knap. Samtidig kommer information, der ikke er beregnet til nysgerrige øjne, ofte ind i det generelle informationsfelt.

Medaljen har også en bagside: Når en af deltagerne i en vigtig samtale ikke svarer til alle, men til én person. Og modtageren skal bruge meget tid på at sende breve i stedet for at udføre sit arbejde.