Hvordan man effektivt anvender GTD-systemet i livet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

En trin-for-trin plan, hvorefter du nemt kan implementere denne produktivitetsteknik i dit liv, sætte prioriteter og altid være i stand til at finde tid til vigtige ting.

Dette materiale er en fortsættelse af artiklen "". For det første er det værd at sætte sig ind i det, da mange af de anvendte begreber er forklaret i detaljer der.

Denne artikel er en trin-for-trin guide til, hvordan du anvender GTD i det virkelige liv. Da jeg skrev, fulgte jeg følgende principper:

• Alsidighed. De her beskrevne ideer er universelle, og med deres hjælp vil alle bygge et GTD-system til sig selv, der fungerer med præcis de tjenester, de er vant til.
• Enkelhed. Systemet skal være intuitivt nemt at bruge. Der skal bruges et minimum af tid og energi på at indtaste og behandle information samt på at planlægge de næste trin. Først da vil systemet fungere på lang sigt og selv efter lange pauser: Hvis du for eksempel tager på ferie i en måned, så vil du, når du vender tilbage, være i stand til at genoprette din tilgang til virksomhedsledelse.
• Pålidelighed. Det vigtigste er at være sikker på dit system, nemlig at du ikke glemmer noget planlagt, da du vil se en påmindelse på det rigtige tidspunkt.
• Koncentration om det, der er vigtigt. Systemet skal hjælpe dig med at fokusere både på det, du laver i øjeblikket, og på de ting, der er vigtige på længere sigt.
• Fornøjelse. Sags- og opgavestyringssystemet skal give dig glæde. Når du for eksempel ligger på sofaen efter en hård dag på arbejdet med din telefon i hænderne, krydser du udførte opgaver fra listen og får rigtig glæde af det. Især når det stadig er visualiseret af væksten i din produktivitetsgraf.

5 hovedfaser af GTD-systemet

Fase 1. Indsamling af information

Det er nødvendigt at samle absolut alle sager, selv de mindste, så vil vores bevidsthed være ren, og vi vil handle så produktivt som muligt.

Derfor virker standard to-do-lister ikke, for de fleste registrerer ofte kun de vigtigste ting, og hundredvis af opgaver, der ikke er så vigtige, bliver slet ikke taget i betragtning. Men det er netop sådanne små opgaver, der jævnligt minder sig selv om sig selv, der bruger en væsentlig del af hjernens ressourcer og skaber yderligere oplevelser, der fører til træthed og stress.

Et af de vigtige principper i GTD-systemet er fuldstændig at fjerne alle opgaver fra dit hoved og lægge dem i et pålideligt system, der hjælper dig med at huske vigtige ting på det rigtige tidspunkt.

Du skal også tage højde for, at der skal være et minimum antal kurve til indsamling af indgående oplysninger. Ideelt set en. Så vil det være nemmest at håndtere.

Fase 2. Informationsbehandling

På dette tidspunkt behandler vi de oplysninger, der er i vores indbakke.

Der er tre muligheder for, hvordan vi kan gå videre på dette stadium:

• Marker opgaven som "Handling", og angiv næste trin for dens afslutning og deadline. Du kan springe over at angive en deadline, hvis du endnu ikke har en klar forståelse af, hvornår du skal udføre opgaven.
• Flyt oplysningerne til "Biblioteket", hvis du ikke skal gøre noget ved det, men det kan være nyttigt i fremtiden.
• Slet oplysningerne og afgør, at det er "Trash": det vil sige, du behøver ikke at gøre noget med det, og det vil ikke være nyttigt i fremtiden.

Trin 3. Organisering af aktiviteter

Alle handlinger går gennem den næste tragt.

Filter 1 - "Klipning"

Stil dig selv spørgsmålet: skal jeg virkelig gøre denne handling? Hvis du er i tvivl, så slet den.

Filter 2 - "Delegering"

Stil dig selv spørgsmålet: Hvis dette skal gøres, skal jeg så virkelig gøre det personligt? Hvis ikke, uddelegerer og angiver vi den ansvarlige person, det endelige resultat, mellemliggende stadier af kontrol (knudepunkter) og deadline.

Hvis handlingen skal udføres af dig, skal du gå til næste filter.

Filter 3 - "Handling"

Stil dig selv et spørgsmål: vil denne handling tage mere end 2-5 minutter? Hvis ikke, så gør det nu og frigør dit hoved. Hvis ja, så tilmeld dig.

Handlinger i systemet kan være af følgende typer.

"Følgende handlinger" - simple opgaver, der består af én handling (ringe, skrive, gå og så videre). Eksempelvis vil handlingen "Skift vinterdæk på hjul" bestå af følgende simple handlinger: Ring og tilmeld dig en bilservice, planlæg en tid i kalenderen og kør op til en bilservice på det rigtige tidspunkt.

Det er praktisk at samle sådanne handlinger i lister efter sted og omstændigheder (kontekstuelle lister). Det kan være In Store-listen, hvor du lister alt, hvad du skal købe, når du er i butikken, eller In the Chair-listen, hvor du tilføjer ting og opgaver, som du kan lave om aftenen efter arbejde i din yndlingsstol. Eller en liste med "chefspørgsmål", hvor du skriver alle de spørgsmål ned, som du har til din chef, så du så kan løse dem alle på én gang.

Jeg optager normalt alle sådanne handlinger enten i "Google Kalender" (aftaler og begivenheder) eller i Todoist, en skytjeneste, hvor det er praktisk at organisere opgaver.

"Projekter" - opgaver, der kræver mere end ét trin at udføre. For at få projektet i gang skal du beskrive de første trin til implementeringen og efterlade en påmindelse om det i et pålideligt system. Som et resultat bliver projektet til en kæde af simple handlinger, som hver især kan udføres i løbet af de næste fem minutter og få resultatet.

Jeg poster projekter på Trello-kort. Kortet er en ideel beholder til projekter, hvor du kan placere:

• beskrivelse og formål med projektet;
• links til andre dokumenter om projektet;
• navnene på de ansvarlige;
• deadline;
• tjeklister med følgende trin;
• kommentarer til projektet;
• nødvendige filer og så videre.

Forsinkede handlinger … Hvis vi ikke kan planlægge de næste handlinger uden yderligere begivenheder eller information (for eksempel venter vi på, at en ven sender telefonnummeret til en bilservice, hvor det er muligt at skifte dæk rentabelt), sætter vi sådanne handlinger i "Udskudt " liste. Du kan eventuelt indstille en påmindelse om at kontrollere noget.

Sådanne to-do-lister kan også struktureres som kontekstuelle lister. Lav for eksempel en liste med opgaver, som du har tildelt din assistent.

Liste "En dag" indeholder opgaver, som ikke kræver aktiv handling nu, men som vi gerne vil klare i fremtiden.

Det kan være:

• bøger, videotræninger og kurser, som du ønsker at købe;
• nyttige færdigheder, som du ønsker at mestre;
• steder du ønsker at besøge;
• ting du gerne vil købe.

Du skal med jævne mellemrum se på denne liste, tage noter og gøre dem til mål, som du vil arbejde hen imod.

Fase 4. Regelmæssig gennemgang

For at systemet kan fungere, er det nødvendigt løbende at gennemgå de vigtigste opgaver og projekter for at slette dem, der ikke længere er relevante, og sortere de nye efter prioritet og sende dem på arbejde.

Følg disse tips for at holde denne anmeldelse regelmæssigt:

• Efterlad 30-60 minutter i din tidsplan til gennemgangen (i første omgang vil en gang om ugen være tilstrækkeligt).
• Lav en tjekliste eller plan for sådan en gennemgang, hvor rækkefølgen staves, hvad der kommer efter hvad. Denne plan bør ikke være for kompliceret, og gennemgangen bør ikke tage dig for lang tid, ellers vil du bare ikke gøre det regelmæssigt.

Nedenfor er et eksempel på min ugentlige oversigtstjekliste. Jeg lavede det i formatet som et snydeark med en række handlinger, som afbilder de tjenester/dokumenter, som jeg kigger nærmere på. Du kan arrangere det med en almindelig liste eller tegne et frihåndsdiagram, der er praktisk for dig.

Udskriv fire af disse tjeklister om måneden. Under den ugentlige gennemgang skal du tage en af dem i hånden og krydse de afsluttede punkter fra listen. Denne enkle øvelse vil motivere dig til at blive ved med at lave disse anmeldelser.

Trin 5. Handlinger

Når planen for ugen er lagt, så er der tilbage at handle. Undgå en af de største GTD-begynderfejl, når du bruger for meget tid på at organisere opgaver i stedet for rent faktisk at fuldføre dem.

Her er nogle tips til at gøre dine handlinger mere effektive.

1. Lav en plan for dagen ud fra planen for ugen. Bryd din dag op i blokke, lav 2-3 blokke til vigtige opgaver og et par blokke til andre opgaver. Blokkenes varighed er i gennemsnit 60-120 minutter. Indsæt ledig tid mellem blokke til uforudsete opgaver.
2. Arbejd på Pomodoro-systemet, til dette kan du indstille en timer på din telefon. Dens essens er enkel: hver 25-30 minutters arbejde, tag en pause i fem minutter, og efter den tredje arbejdsblok - en længere pause (15-30 minutter). I alt er der tre blokke á 30 minutter, med pauser på fem minutter, efterfulgt af en lang pause på 15-30 minutter. Du kan lave 2-4 sådanne cyklusser om dagen, afhængigt af hvor ofte du er distraheret.
3. Under blokke med vigtige ting, prøv ikke at blive distraheret af andre mennesker og fremmede lyde (for dette kan du tænde speciel musik for koncentration i hovedtelefonerne).
4. Bestem, hvornår dit energiniveau er højest (for eksempel fra 7 til 9 om morgenen), og i løbet af denne tid, gør de vigtigste ting, der bringer dig tættere på dine personlige mål.
5. Planlæg ikke for mange vigtige ting for dagen: 1-3 er nok. Det er vigtigt, at du i sidste ende, efter at have set på de overstregede opgaver i din plan, er tilfreds og laver den samme realistiske plan for i morgen.