Sådan er du ikke e-mailslave: 7 tips fra lederen af LinkedIn

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Et stort antal mennesker står over for det samme problem hver dag: e-mail, designet til at strømline og organisere arbejds- og kommunikationsprocesser, bliver ofte til en ond tilsynsmand, der tvinger dig til at holde øje med indkommende mennesker, som om du arbejdede på et transportbånd.. Så snart du bliver distraheret, forvandler den stadigt akkumulerende information hurtigt en pæn og ren postkasse til en losseplads, som bliver sværere at rydde op, jo længere du ikke vender tilbage til posten.

I dag giver vi dig nogle enkle tips til at administrere dine e-mail-interaktioner fra Jeff Weiner, CEO for LinkedIn. Denne mand på vagt er tvunget til at holde kontakten med hundredvis af mennesker hver dag, og han har flere tricks, der gør det muligt for ham ikke at drukne i denne lavine af information.

Min indbakke er i bund og grund blevet det centrale omdrejningspunkt i min arbejdsgang - jeg kommunikerer regelmæssigt med over 4.300 medarbejdere i 26 byer rundt om i verden via mail. Dermed ikke sagt, at jeg altid har været fan af e-mail, eller at jeg ikke har haft situationer, hvor mit arbejde med post har lignet sisyfisk arbejde.

I hvert fald har jeg gennem årene udviklet flere praktiske retningslinjer, der gjorde det muligt for mig at gå fra begrebet "mail styrer mig" til begrebet "jeg styrer posten".

1. Vil du modtage mindre post - send mindre post

Dette råd virker latterligt simpelt, især i forbindelse med et så almindeligt problem, men for mig selv betragter jeg det som den gyldne regel for vellykket e-mailhåndtering.

Denne konklusion kom til mig under mit arbejde i en tidligere virksomhed, hvor to af de personer, der er tættest knyttet til mig, forlod virksomheden. De kommunikerede meget effektivt med folk, arbejdede hårdt og sendte, som det viste sig, en masse mails. Mens de arbejdede for virksomheden, virkede mængden af korrespondance, der kom via e-mail, helt normal, men efter at de var gået, oplevede jeg, at trafikken i min post faldt med omkring 20-30%.

Al denne aktivitet i posten var ikke kun deres breve: der var mine svar til dem, men der var også breve og svar fra alle adressater knyttet til korrespondancen. Ofte krævede disse beskeder ikke min obligatoriske deltagelse i diskussionen.

Fra det øjeblik satte jeg mig selv en klar betingelse – ikke at skrive unødigt. Resultatet: mindre post og mere indbakkeordre uden at gå på kompromis med arbejdsaktiviteterne. Siden da har jeg forsøgt ikke at afvige fra denne regel.

2. Markér afventende e-mails som ulæste

At markere en e-mail som ulæst har fundamentalt ændret den måde, jeg arbejder med e-mail på. Det er nok for mig hurtigt at gennemgå de indgående breve, straks besvare de mest presserende og slette unødvendige. De samme bogstaver, som jeg skal vende tilbage til senere, hvis der er tid, markerer jeg som ulæst. Dette fjerner frygten for, at et vigtigt brev, læst og efterladt ubesvaret, vil blive glemt og begravet i postkassens indvolde. Samme tilgang giver os mulighed for at implementere en slags ToDo-liste, som jeg skal vende tilbage til senere.

Jeg forsøger at afslutte hver arbejdsdag med et minimum af sådanne afventende breve, og ideelt set burde de slet ikke være det. Hvis jeg på denne dag ikke har tid til at vende tilbage til dem, så starter jeg med dem næste arbejdsmorgen.

3. Etabler en klar forsendelsesplan

I løbet af de sidste par år er mit liv på hverdage forløbet efter en ret overskuelig tidsplan. Vågn op kl. 5:00-5:30 om morgenen, en time til posthuset, læse nyheder, morgenmad, lege med børnene, træning, kontor, komme hjem, lægge børnene i seng, middag med sin kone, hvile (normalt er dette at se tv med den tilhørende rengøring af indbakkemappen under annoncer og kedelige øjeblikke).

Det viste sig, at ved at overholde en sådan tidsplan, kan jeg sagtens klare posten, men så snart tidsplanen ændres lidt, begynder kaos i postkassen.

I dette tilfælde vil du ikke mærke det stigende pres fra erkendelsen af, at din boks pludselig bliver efterladt uden opsyn. At holde en tidsplan på sporet vil hjælpe med at holde tingene under kontrol. Det hjalp Benjamin Franklin, det hjælper også dig.

4. Udtryk dig tydeligere

Kan du huske det ødelagte telefonspil? Det var ret sjovt dengang, men nu er alt med i begrebet arbejde og forretning, og der er ikke tid til spil.

Ord er meget vigtige og skal vælges meget omhyggeligt for at undgå tvetydighed og misforståelser. Jo mere entydig og klar at forstå din tekst, desto mindre sandsynligt vil du modtage et andet brev, der beder om at præcisere det første.

5. Tænk på modtagerne

Det ser ofte ud til, at felterne Til og Cc af mange opfattes som ens. Faktisk kan du med deres hjælp entydigt gøre det klart, fra hvilken af modtagerne du forventer svar, og hvem der er sendt en kopi af brevet til for at holde ham orienteret.

Faktisk er det den hurtigste måde at skabe panik og forvirring i korrespondancen på at undlade at fremhæve de modtagere, som der kræves svar fra. 6 modtagere i stedet for 1 modtager og 5 kopier er 5 ekstra mulige svar, som hver især kan vokse til en hel separat bogstavkæde.

6. Bekræft modtagelsen

Hvis du er angivet som modtager, og brevet virkelig er adresseret til dig, så vær ikke doven med at informere afsenderen om, at du har modtaget brevet. Du behøver ikke mange ord, et simpelt "modtaget" eller "modtaget" vil være nok. Dette vil blive et tegn på, at du har modtaget oplysningerne fuldt ud og i rette omfang, og at afsenderen ikke længere er forpligtet til at sende dig noget andet om samme emne.

Hvis du ikke har bekræftet modtagelsen, forbliver afsenderen fuldstændig uvidende om brevet. Måske forsvandt den i dybet af din boks? Hvis dette er vigtig information, så vil tvivl og angst tvinge afsenderen til at skrive endnu et brev til dig med en anmodning om at bekræfte modtagelsen af det første brev, eller at spørge en anden om din tilstedeværelse på arbejdspladsen. Ekstra personer er involveret, ekstra breve sendes og modtages.

7. Hold følelser ude af posten

E-mail kan være et nyttigt værktøj, hvis den bruges korrekt. Det kan også blive en ødelæggende kraft, hvis det bruges forkert. Det mest almindelige eksempel er brugen af mail til at diskutere kontroversielle, modstridende og følsomme emner.

Det holder aldrig op med at forbløffe mig, hvordan folk bruger ord og udtryk i korrespondance, som de aldrig ville sige foran det samme publikum.

Hvis du pludselig befinder dig i en sådan korrespondance, så gør en simpel ting - stop. Du kan løse en tvist eller konflikt ved at tage telefonen og ringe til adressaten eller ved personligt at mødes med ham. Sådanne sarte ting bør ikke behandles i tekstkorrespondance. Teksten formidler ikke den følelsesmæssige komponent, intonation og andre vigtige ting, der kan være afgørende for en konstruktiv løsning på problemstillingen.

(via Jeff Weiner)