Hvordan man planlægger ting ved hjælp af ALPEN-metoden og følger med i alt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Tidsstyring med tysk præcision.

Hvad er ALPEN-metoden

Dette er endnu en måde at planlægge tingene på, så du med garanti har tid til det hele og samtidig ikke går amok med læsset. Den blev opfundet af den tyske økonomiprofessor og tidsstyringsekspert Lothar Seivert.

Metodens forfatter har opdelt den i fem komponenter. De første bogstaver i navnene på trinene blev til sidst dannet til det tyske ord ALPEN (på russisk "Alperne"):

EN - lave en liste over opgaver (ENufgaben);

L - et skøn over den nødvendige tid (L änge schätzen);

P - planlægning af buffertiden (Pufferzeiten einplanen);

E - opgaveprioritering (Entscheidungen treffen);

N - opsummering (Nachkontrolle).

Essensen af metoden er at forstå, hvilke opgaver der virkelig er værd at bruge tid på, og hvilke der kan overlades til senere. Plus, vær realistisk med hensyn til den tid, du skal bruge, og husk, at arbejde uden afbrydelser er vejen til udbrændthed.

I det væsentlige er ALPEN-metoden en kombination af blokplanlægning med Eisenhower-matricen fra klassisk tidsstyring.

Sådan planlægger du sager ved hjælp af ALPEN-metoden

Lav en liste

Skriv alle ned - alle de ting, du gerne vil lave i dag. Bare skriv det ned: i en papirnotesbog, notesbog eller planlægger på din telefon.

Fristelsen til at lave en mental liste er selvfølgelig stor, men ressourcerne i den menneskelige "arbejds"-hukommelse er ikke ubegrænsede. Ifølge nogle rapporter kan den samtidig gemme op til fire opgaver eller objekter.

Spild ikke tid på at prioritere tingene først – bare skriv ned, hvad der falder dig ind. Listen vil helt sikkert vise sig at være skræmmende imponerende. Det er okay, det burde være sådan.

Estimer hvor lang tid det tager

Enhver, der har prøvet at planlægge ting mindst én gang, er næsten helt sikkert trådt på nytilkomnes foretrukne rake inden for tidsstyring: han lavede en liste med 15 opgaver, men til sidst klarede han ikke engang halvdelen, fordi de, viser det sig, fysisk ikke passer ind i en arbejdsdag. Som et resultat blev jeg ked af det og opgav alle disse nymodens tidsstyringsteknikker.

For at forhindre dette i at ske, skal du forstå tidsomkostningerne. Tænk på, hvor mange minutter eller timer hver opgave på din liste vil tage. Vær så realistisk som muligt. Byg på tidligere erfaringer, og glem ikke dine personlighedstræk, hvis du for eksempel bliver hurtigt træt eller udsætter. Det skal huskes, at alle disse sager er for dig, ikke for en imaginær supermand.

Når du er færdig med at beregne, skal du skrive den anslåede tid ned ved siden af hvert element.

Planlæg dine buffertider

En anden almindelig fejl er at planlægge tingene én efter én. En sådan strategi tager for det første ikke højde for, at en person skal holde pauser, og for det andet fører den til, at alle planer risikerer at bryde sammen på grund af én lille forsinkelse eller force majeure.

Mødet varede lidt længere end det aftalte tidspunkt, entreprenøren gav ordren lidt senere, nogle af kollegaerne kom for sent, man kørte fast i en bilkø, barnet gik i lang tid påklædt i børnehaven - og det var alt, følgende ting skal udskydes eller endda annulleres og tegnes om hele dagen. Dette er normalt meget vredt og frustrerende.

Derfor er det efter hver opgave vigtigt at medtage den såkaldte buffertid i planen, det vil sige en, man ikke beskæftiger sig med noget som helst.

Hvis noget går galt, vil disse tomme pladser hjælpe dig med at klare resten af forretningen. Og hvis der ikke sker force majeure, bruger du buffertiden til at holde en pause: Drik kaffe, gå en tur, læs en bog eller bare sidde i stilhed. Endelig kan du afsætte denne tid til yderligere opgaver eller personlige projekter.

Du skal selv bestemme størrelsen af bufferblokkene. Ideelt set bør de ifølge ALPEN-metoden udgøre op til 40 % af arbejdstiden.

Prioriter opgaverne

På dette stadie bliver det normalt klart, at givet den nødvendige tid og bufferblokke, er den to-do-liste, som personen først kompilerede, fysisk umulig at overkomme på en dag. Derfor skal du prioritere og vælge, hvilke opgaver du vil beholde, og hvilke du skal aflyse eller omlægge.

Til dette er et klassisk værktøj egnet - Eisenhower-matrixen. Ifølge den er alle opgaver fra listen betinget opdelt i fire kategorier:

1. Vigtigt og presserende. De skal behandles først.
2. Vigtigt, men ikke presserende. Du kan bruge lidt tid på disse, efter du har behandlet den første gruppe.
3. Haster, men ligegyldigt … Det er bedre at uddelegere dem eller lave dem på tredjepladsen efter de vigtige, for ikke at afsætte dem hele dagen og ikke falde i hastende fælde.
4. Ikke presserende og ligegyldigt … Disse bør slettes, videregives til nogen eller lægges på bagen.

Således vil din liste blive væsentligt reduceret og vil blive meget tættere på virkeligheden.

Sammenfatte

I slutningen af dagen skal du åbne din dagsplanlægger og stille dig selv et par spørgsmål:

• Hvad nåede du at gøre og hvad gjorde ikke?
• Havde du tid nok til alle de planlagte opgaver?
• Har jeg estimeret den nødvendige tid korrekt, eller skal jeg bruge mere næste gang?
• Var der nok buffertid i min plan til at kompensere for force majeure og have tid til at hvile?
• Har jeg tid til at beskæftige mig med både vigtige og presserende sager for ikke at forstyrre deadlines, men samtidig ikke hænge fast i en rutine?
• Hvad kan du gøre for at gøre planen mere behagelig for mig næste gang?

Når du besvarer dem, skal du flytte de opgaver, du ikke har løst, til næste dag. Og lav en ny plan med "rette fejl" i tankerne.