Sådan bliver du mere produktiv: 7 hovedregler

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

En business coach fortæller dig, hvordan du udvikler din egen strategi og begynder at opnå mere, mens du bruger mindre energi.

Mark Pettit hjælper iværksættere og virksomheder med at gøre det bedre. Og gennem årenes praksis formulerede han syv grundlæggende regler for produktivitet.

1. Hav et klart billede af, hvad der foregår

Før du begynder at lægge planer, skal du først forstå, hvor du er nu. Analyser dit arbejde fra begyndelsen til det nuværende øjeblik.

Dette vil give dig en reel fornemmelse af, hvad du allerede har forbedret, hvad der allerede er rigtig godt, og hvad du ellers vil ændre. For at gøre dette skal du gøre følgende.

Angiv dine ønsker

Vær klar over dine præstationsmål. Forstår du fuldt ud, hvad du laver og hvorfor og hvad det ideelle resultat skal være?

Når du har svaret dig selv på disse spørgsmål, vil du forstå, hvilke specifikke forbedringer du har brug for. Når du tydeligt ser resultatet foran dig og er motiveret for at opnå det, arbejder du mere effektivt.

Tænk over, hvilke ændringer du forventer

Det er vigtigt at forstå, hvordan specifikke forbedringer vil påvirke din virksomhed og dit privatliv - det er inspirerende. Ellers accepterer du kun ændringen i en kort periode, hvorefter du vender tilbage til dine gamle vaner.

For at forhindre dette i at ske, skal du ærligt svare dig selv på følgende spørgsmål.

• Vil du blive gladere?
• Vil du arbejde mindre og bruge mere tid sammen med din familie? Hvis ja, hvad vil du gøre?
• Er det vigtigt for dig at opbygge et effektivt team? Hvad kunne du opnå med hende?
• Er du karrierefokuseret?
• Vil du rejse mere?
• Vil du føle dig friere?
• Planlægger du at tjene flere penge?

2. Fokuser på dine styrker

Hvis vi er mere opmærksomme på vores særlige talenter, bliver vi gladere og mere produktive. Samtidig vokser vores energi, selvtillid og kreativitet.

Tag et stykke papir og skriv alt det, du gør godt, ned. Tænk tilbage på, da du følte dig selvsikker og opnåede resultater, som du var tilfreds med. Ignorer svagheder – fokuser kun på dine bedste kvaliteter og teamets styrker, hvis du ikke arbejder alene.

Husk, at hver person har deres egne styrker. De suppleres af andres evner, og sammen kan de producere utroligt stærke resultater. Du skal stræbe efter denne symbiose af effektivitet i dit arbejde.

3. Uddelegere opgaver

Ifølge Pareto-princippet opnås 80 % af resultatet takket være kun 20 % af handlingerne. Vi har dog ofte så travlt med rutine, at vi ikke kan påtage os de vigtigste ting, som udgør disse 20%. Og det er netop dem, der bestemmer vores produktivitet.

Fremhæv dine vigtigste opgaver – både personlige og faglige. Nægter at gøre resten.

Hvis du har mange ting, som du ikke gør særlig godt eller ikke engang ønsker at gøre, så betro dem til en anden. Dette vil være meget mere effektivt. Hvis du ikke kan afslutte et projekt, så lad være med at køre dig selv til udmattelse ved at prøve at gøre alting selv – bare spørg om hjælp.

I stedet for at spilde tid og energi, skal du bestemme, hvem der vil være nyttig for dig i hvilken situation. Uddelegere eller outsource tre store opgaver hver tredje måned. Dette vil hjælpe dig med at frigøre tid og øge din produktivitet.

4. Organiser dit arbejde

Skab din vision for en produktiv dag

Du kan vælge din strategi: Bare reager på opgaver, efterhånden som de kommer, eller planlæg din dag inde og ude. Men konsekvent at overstrege punkter på en huskeliste handler ikke om effektivitet. Du skal have en klar intention om at bruge dagen produktivt og indstille dig på det før tid.

Så i stedet for at gøre det, der "skal", stop op og beslut dig for, hvad du virkelig vil. Dine handlinger skal være fokuserede.

Sæt tre opgaver for dagen

Mange mennesker fører dagbog eller laver en huskeliste med jævne mellemrum. De fleste mennesker står dog stadig over for følgende problem. En to-do-liste er simpelthen en liste over opgaver, som folk planlægger at udføre eller mener skal udføres. Samtidig er det ikke klart, hvilke af dem der skal arbejdes med i første omgang og hvorfor.

For at forbedre produktiviteten skal du prioritere klart. Vælg og gør kun tre vigtige ting om dagen, og tag den vigtigste tid først.

Arbejd med én opgave ad gangen

Uanset hvad nogen siger, er det umuligt effektivt at arbejde med flere ting på én gang. At skifte fra en aktivitet til en anden kræver energi og nedsætter produktiviteten. Og det, du aldrig bliver færdig med, kan være stressende og føre til skyldfølelse.

Ud af dagens tre hovedopgaver skal du derfor kun fokusere på én efter tur.

Sprint

Arbejd i korte perioder for at forblive produktiv og fokusere.

Estimer, hvor lang tid det vil tage at fuldføre opgaven. Hvis det for eksempel tager 4 timer, kan du bruge 60–60–30-metoden. Du arbejder i en time og hviler dig derefter i et par minutter. Derefter endnu en time, og så tag en lang 30-minutters pause. Og gentag, indtil du helt klarer opgaven.

Glem ikke pauser

For at ovenstående ordning kan fungere, må hvile ikke forsømmes.

Brug dedikerede apps, eller indstil bare en timer. Et almindeligt ur er bedre end en telefon: så intet vil distrahere dig.

I pauser, gå ud og gå ture, få sunde snacks, eller gør noget, der vil holde dig energisk. Hvis du føler, at du er helt udmattet og ikke kan samle dig, så prøv at tage en lille lur.

Du vil hurtigt mærke, at din koncentration og produktivitet begynder at stige, og du selv bliver mere aktiv.

5. Administrer din energi

Det er vigtigt at vedligeholde og udvikle din fysiske og mentale styrke. Så vil du være fokuseret på dit arbejde hver dag og vil være i stand til at udføre det effektivt.

Få nok søvn

Jo bedre du sover, jo mere produktiv arbejder du. Hvis du har mangel på søvn og ikke kan komme dig ud af sengen om morgenen, så prøv at indføre aftenritualer i din tidsplan. Se efter dem, der passer til dig personligt.

Hvil ofte

Strategic Coach-grundlægger Dan Sullivan mener, at der er to måder at se verden på: gennem prisme af tid og kræfter, eller gennem prisme af resultater.

For at få mest muligt ud af gassen til den laveste pris, foreslår Sullivan at have regelmæssige "fridage". Dette er 24 timer, hvor du ikke skal lave noget arbejdsrelateret. I denne pause får du en god hvile og genopladning. Og så kan du bruge al din energi og kreativitet på at opnå de bedste resultater.

I stedet for at tænke på din weekend som en belønning, skal du behandle den som en forudsætning for succes.

Dan Sullivan

Få en Power Hour hver morgen

Dediker halvanden time til dig selv: mediter, dyrke motion, læs, spis sund morgenmad, lav en takkeliste, og planlæg, hvilke tre vigtige opgaver du skal udføre i dag.

Disse morgenritualer motiverer og sætter dig op til en produktiv dag. Bland et par forskellige opgaver, indtil du finder en kombination, der fungerer for dig.

Sig ikke mere ofte

Glem alt om bare at arbejde længere og hårdere. Stop med at sige "ja" til de mennesker, gerninger og ting, der spilder din energi og ikke er nyttige.

Brug i stedet din tid og energi på de opgaver, der giver de største resultater og gør dig gladere.

Forskellen mellem succesrige og meget succesfulde mennesker er, at sidstnævnte siger nej til næsten alle.

Warren Buffett iværksætter, investor

Stop med at stræbe efter ekspertise

Mange mennesker forbereder sig konstant på handling. De venter på, at det rigtige øjeblik starter – først da kan de gøre noget perfekt.

En følelse af perfektionisme taler i os. Men problemet er, at det ønskede øjeblik måske aldrig kommer.

Bare gå og begynd at arbejde, prøv dit bedste, og du vil være tilfreds i sidste ende.

6. Mål og analyser

Nøglen til en vellykket produktivitetsplan er målbare fremskridt.

Vage og fælles mål får os ikke til at føle os godt tilpas med det udførte arbejde. Når vi visuelt ser vores fremskridt eller når specifikke mål, føler vi os meget gladere og mere selvsikre.

Og sporing af dine egne fremskridt sikrer, at du ikke måler dig selv i forhold til andres præstationer. Når alt kommer til alt, "sammenligning er en tyv af glæde," som Theodore Roosevelt sagde.

Sæt specifikke mål

Skriv fem personlige og professionelle ændringer ned, som du ønsker at opnå i løbet af de næste tre måneder. Vælg, hvad der er vigtigst for dig, og hvad der kan gøre en stor forskel i dit liv.

Formuler mål, så fremskridt kan følges. Gør dette hver måned eller endda en uge.

Vurder effektiviteten

Din produktivitetsstrategi vil uundgåeligt påvirke dine arbejdsopgaver. Inden du starter et nyt projekt, skal du derfor etablere personlige kriterier for dets succes. Analyser derefter det færdige arbejde for at se, om det opfylder disse kriterier.

Skriv ned, hvad der er blevet bedre, fordi du er mere produktiv. Bemærk, hvad der mere skal gøres.

7. Forenkle

Nøglen til at øge din produktivitet er enkelhed. Og det er bedre, hvis det er så enkelt som muligt.

Vi er alle omgivet af så mange kompleksiteter, at det bliver svært at holde alt under kontrol og fokusere på det vigtigste. Det gælder både i det personlige og professionelle liv.

En ukontrollerbar tidsplan, en rodet indbakke, en enorm to-do-liste, et rod af tanker, mangel på tid, en masse deadlines – uanset hvad. Dette forårsager træthed og en følelse af en ond cirkel. Som et resultat vil du opleve konstant træthed og stress.

Så prøv at gøre dit liv så enkelt som muligt. Befri dig selv fra uproduktive, energistjælende aktiviteter. Dette vil give dig mulighed for at fokusere på, hvad der vil give dig de største resultater, glæde og tilfredshed.

Disse syv regler er grundlæggende, men det er ikke nødvendigt straks at prøve at følge dem alle. Prøv en eller to først og se, hvordan det påvirker din præstation. Det vigtigste er at starte.