7 regler for forretningskommunikation i messengers

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Hvordan man opfører sig i chats, for ikke at tabe ansigt foran kunden og ikke ramme kolleger.

1. Brug ikke messengeren som den eneste kommunikationskanal

Chat er for effektivitet. Det er praktisk hurtigt at afklare de arbejdspunkter, der ikke kan vente. Du bør dog ikke oversætte al arbejdskorrespondance til messengeren: nøglebeskeder går tabt i den (og nogle gange bliver de slettet), og folk, der ikke er ansvarlige for at træffe beslutninger, er ofte involveret i diskussionen af spørgsmålet. Dette komplicerer kun kommunikationen.

2. Tag ikke seriøse beslutninger i korrespondance

På trods af den udbredte brug af instant messengers i både små og internationale virksomheder, klassificerer forretningsetikette endnu ikke denne kanal som en officiel. Så i tilfælde af en omstridt situation, vil sandheden være for den, der sikrede aftalen via e-mail.

Brug din arbejdsmail til at registrere aftaler indgået i WhatsApp eller Telegram og koordinere yderligere handlinger.

Et andet argument for denne anbefaling er, at dokumenter opbevares i posten mere pålideligt, hvis det er nødvendigt, vil du hurtigt finde de oplysninger, du har brug for. Hvorimod du kan blive udelukket fra chatten, og selve messengeren kan blive blokeret i morgen.

3. Skriv kort og præcist

Messenger-brugere kan ikke lide lange beskeder, der skal rulle uendeligt.

Formuler dine tanker klart og utvetydigt og overhold reglen om "én tanke, et budskab". Vær lakonisk, udtryk ikke dig selv billedligt, og undgå parasitære ord. Dette tilstopper korrespondancen. I stedet for at bruge lang tid på at beskrive noget, så send et eksempel – et link eller et billede. Så din samtalepartner vil straks forstå, hvad talen handler om.

4. Følg stilen på dine indlæg

Arbejdskorrespondance i messenger indebærer ikke en sådan uformel kommunikation, som du har råd til med din bedste ven eller mor. Efter at have oprettet en chat eller dialog, bør du ikke sende en masse humørikoner og bruge ord, som måske ikke er kendt af dine samtalepartnere (for eksempel ASAP eller "frem").

For at gøre det nemmere at skifte fra personlig til arbejdskommunikation, fordel korrespondancen over budbringere. Så Telegram kan bruges til arbejdskommunikation og WhatsApp - til personlig.

5. Vær forsigtig med humørikoner

Humørikoner i erhvervskorrespondance har længe været genstand for heftig debat. Men hvis vi taler om generelle regler, er alt ret simpelt her.

Hvis du lige har mødt en person og ikke så ham personligt, så send ham ikke humørikoner: han sætter måske ikke pris på det, og din videre kommunikation vil ikke fungere på den bedste måde.

Når du sms'er med en kollega eller kunde, du kender i lang tid og forstår, hvordan de reagerer på beskeder, vil humørikoner være passende. Men her er det stadig bedre at gøre med standardsættet, og det er bedre at efterlade klistermærker med Yegor Letov og karikaturer af berømte politikere til venner.

6. Vær ikke bange for at bruge spørgsmålstegnet ofte

Hovedopgaven for korrespondance i messengeren er hurtigt at få svar på aktuelle spørgsmål. Samtidig beskriver mange ret ofte i detaljer essensen af problemstillingen, men forklarer ikke, hvad de ønsker at få fra kollegaer eller kunden.

Stil spørgsmål, brug spørgsmålstegn. Dette vil henlede den anden persons opmærksomhed på beskeden og tilskynde dem til at svare dig så hurtigt som muligt.

7. Tjek T9

Autokorrektur undgår grove stavefejl, men nogle gange virker det imod dig. Hvis du sender "proktolog" i stedet for ordet "produktolog", vil modtagerne ikke umiddelbart forstå betydningen. Og de, der ikke er særlig humoristiske, bliver overhovedet stødt.

Brug desktopversioner af messengers, når det er muligt. Inden du sender beskeden, kan du hurtigt tjekke for fejl og rette dem, hvis det er nødvendigt.