Hvordan man laver en tidsplan for hver dag og aldrig bryder den

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Tid er uden tvivl den mest værdifulde ressource, vi besidder. Derfor er tidsstyringsevner afgørende. Men det er ikke nok at lave en god tidsplan. Disse tips hjælper dig med at sammensætte det, så du ikke ønsker at bryde den etablerede orden.

Dit velvære, produktivitet, gode humør afhænger af, hvordan du administrerer din tid. Brug disse tips og lav en tidsplan, der næsten ville være en dødssynd at bryde.

1. Du skal arbejde uden afbrydelser

Hvis du hovedsageligt beskæftiger dig med intellektuelt arbejde (f.eks. er du designer, ingeniør, forfatter, videnskabsmand), skal du fokusere på opgaven og fange det såkaldte flow. For at arbejde godt og produktivt skal du i tidsplanen lade klare intervaller, hvor du ikke bliver distraheret, afbrudt eller forlader din arbejdsplads. Brug kun disse tidsvinduer til arbejde.

Den optimale tid er let at beregne i henhold til reglen foreslået af Facebook-manager David Gillis.

Din ugentlige tidsplan bør have mindst seks huller, mindst tre og en halv time i længden, udelukkende afsat til non-stop arbejde.

Det er svært, men det er nødvendigt at stræbe efter det. Som udgangspunkt skal du arbejde tre en halv time hver dag indtil frokosttid. Og find en dag, hvor du vil arbejde tre en halv time non-stop og om eftermiddagen.

Gennemgå din tidsplan. Er der et sted i den, hvor denne regel kan implementeres? Hvis der ikke er plads, har du et problem. Og du skal hurtigt løse det.

Hvad sker der, hvis du ikke følger denne regel?

• Du vil ikke være produktiv.
• Du bliver nødt til at afslutte arbejdet efter arbejdstid, om natten eller bruge dine weekender på det.

Du holder åbenbart ikke længe i denne tilstand. Så prøv at omarrangere din tidsplan, så den passer til reglen. For at gøre dette kan du:

• omplanlægge møder, så de ikke distraherer dig fra arbejdet;
• finde en dag, hvor der ikke vil være nogen møder, ingen møder, ingen planlægningsmøder;
• tal med din leder: han er helt sikkert klar til at optimere din dag, så du arbejder mere effektivt.

Når du har sammensat en tidsplan, der nøje definerer disse tidsblokke, skal du behandle det, som om det var bedstemors smykker. Hellig ko. Samling vinflaske.

For at gøre det nemmere at følge den nye tidsplan, skal du forklare dig selv, hvorfor du har brug for det. Sæt et mål for dig selv. Sig for eksempel: "Jeg vil afslutte et projekt om en uge."

Det bliver nemt og behageligt for dig at arbejde. Find et behageligt sted, sluk for notifikationer på din telefon, tag en kop kaffe. Fang strømmen og bliv involveret i processen.

2. Gennemgå din tidsplan ugentligt

Beslut dig for dine prioriteter

Din tidsplan bør have en 30 minutters periode planlagt til mandag. Brug denne tid til at revidere din kalender for den næste uge. Beslut dig for, hvilke tre hovedmål du skal nå inden for de næste syv dage. Hvad er dine prioriteter?

Sørg for at tjekke alle aftaler for denne uge. De bør ikke afbryde arbejdstidsblokke.

• Hvis du bliver inviteret til at deltage i et arrangement, som du ikke ved noget om, så skriv til arrangøren og spørg efter arrangementets program.
• Hvis du har et planlagt møde med en person, men du ikke har noget at diskutere denne gang, så aflys det.
• Hvis du har planlagt et møde eller en præsentation, så planlæg også lidt forberedelsestid.
• Hvis der ikke er planlagt et møde, men du har et par vigtige spørgsmål til en person eller et team, så planlæg et møde, møde eller i det mindste et telefonopkald.

Aktiv planlægning er ikke let. Men til gengæld får du den behagelige følelse af fuldstændig kontrol over din tid i syv dage.

3. Spørg dig selv, om det er sådan, du skal være i dette møde

Møder, møder, præsentationer – alt dette æder meget af din tid. Normalt er sådanne begivenheder ubelejligt planlagt og fuldstændig ineffektive. Hvorfor er der overhovedet brug for dem?

Hvorfor optræder vi på dem?

• Vi ønsker ikke at forstyrre den anden person. Han lavede en aftale til dig, hvilket betyder, at han skal diskutere noget. Modvilligt accepterer du at komme til mødet og ofre dine vigtige anliggender.
• Vi føler os involveret i processen. For eksempel, hvis hele teamet samles for at diskutere et projekt, føler du, at du helt sikkert burde komme. Ellers vil dine kolleger tro, at du ikke er lige så dedikeret som andre.
• Ønsket om at være ved. Hvis mødet virker vigtigt (f.eks. vil en fra ledelsen være til stede ved det, eller der er planlagt en skæbnesvanger beslutning), vil du naturligvis gerne være der.

Faktisk kunne din effektivitet være højere, hvis du blev på arbejdspladsen og ikke brød ud af processen. Hvordan ved du, hvilket møde du skal deltage i, og hvilket du kan springe over? Brug denne regel.

Du skal møde til mødet, hvis:

a) du er sikker på, at din tilstedeværelse vil påvirke resultatet af mødet, b) du vil øge din effektivitet gennem dette møde.

For at se, om din tilstedeværelse vil påvirke resultatet af mødet, spørg dig selv, om du vil tale om dit arbejde, eller om du vil sidde i stilhed. Måske vil der være nogen i salen, som kan udtrykke din mening mere selvsikkert og bedre.

For at se, om du vil være mere effektiv efter dette møde, spørg dig selv, om du vil lære noget nyt på dette møde. Hvis du ikke lærer noget nyt, ikke har til hensigt at stille spørgsmål, ikke taler om dit arbejde og derfor ikke forventer konstruktiv kritik, så vil din effektivitet sandsynligvis ikke stige.

Hvis du hverken i det første eller det andet tilfælde kan forklare dig selv, hvorfor du skal komme til dette møde, så spring det over. Din tid er begrænset, og du skal bruge hvert minut fornuftigt.

4. Gør dine møder effektive

Visse møder og aftaler kan være mere effektive og produktive. Tjek, om dit arbejdsarrangement opfylder disse kriterier, og svar på et par spørgsmål.

• Der er en klar dagsorden og formål med mødet. Hvis ikke, så bed arrangøren om at meddele præcis, hvad der skal opnås ved mødets afslutning.
• Er de, der ikke deltager i mødet, til stede på mødet? Jo større planlægningsmødet er, jo mere koster det hvert teammedlem, jo flere færdigheder og evner kræves af lederen.
• Kunne du dele et stort møde op i flere mindre møder? Således vil hele teamet arbejde under mødet, give udtryk for deres mening, diskutere det udførte arbejde.
• Går diskussionen til side? Hold styr på tiden: Når samtaleemnet skifter, er det nemt at blive distraheret og glemme, hvor mange minutter der er tilbage til mødets afslutning. Tillad ikke dig selv at spilde din dyrebare tid så tankeløst. Mind dine kollegaer om: "Vi har 10 minutter tilbage, og vi har ikke berørt nogle få spørgsmål."

5. Giv tid til studier og kreativitet

Ikke alle vigtige opgaver skal løses omgående. Men sørg for at planlægge et tidspunkt for disse aktiviteter.

Afhængigt af hvilket mål du sætter for dig selv, efterlad et vindue til studier, kreativitet eller inspiration. Den kan være ret lille – kun et par timer. Men om nogle år vil du sige dig selv tak for disse glade timer. Selv en så lille investering vil give overskud i fremtiden.

For eksempel elsker jeg virkelig at tegne, og jeg tror på, at denne færdighed ikke kan gå tabt. Derfor er der i min tidsplan kun afsat to timer til tegning. Jeg maler om søndagen, som er den mindst travle dag i min tidsplan. Dette er nok til at have det sjovt og ikke glemme, hvordan man holder en børste i hænderne.

6. Husk: du skal gøre alt, hvad du har planlagt

Uanset om du elsker at gøre det eller ej.

Jeg elsker virkelig den dobbelte cheeseburger, men jeg spiser den meget sjældnere end salater, korn og supper. Simpelthen fordi det ikke bliver sundt og stærkt at spise dobbelte cheeseburgere hele tiden. Nogle gange er det meget svært at tvinge sig selv til at spise den rigtige mad. Men disse svagheder skal overvindes, for det er godt for dit helbred.

Det samme gælder din tidsplan. Gør hvad du elsker. Gør det, du ikke elsker så meget, men hvad der er godt for dig, din karriere, sundhed, udvikling. Punkterne i din tidsplan dukkede op af en grund: vi har allerede kasseret alt unødvendigt, der er kun det, der vil hjælpe dig med at blive bedre.

Nu kan tidsplanen ikke overtrædes.