9 tips til at hjælpe dig med at arbejde hurtigere i Word

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Selvom du har arbejdet i MS Word i lang tid og betragter dig selv som en ekspert, kan du altid blive endnu mere produktiv.

Du er måske allerede bekendt med nogle af teknikkerne. Men det viser sig ofte, at selv ægte fagfolk kommer langt og ikke kender til mange nyttige tricks.

1. Autotekst

Du kan bruge denne funktion til hurtigt at indtaste ofte brugte ord og sætninger, hvilket sparer dig for en masse tid. Du kan dele dette råd med dine kolleger og også gøre livet lettere for dem.

Du skal blot skrive teksten (eller lave grafik), som du ofte bruger i dokumenter, og formatere den, hvis det kræves. Vælg derefter teksten og tryk på Alt + F3. Giv et kort navn (f.eks. en forkortelse) og gem. I fremtiden skal du i stedet for hele sætningen skrive det navn, du har valgt, og trykke på F3. Den gemte tekst eller billede vises automatisk i dokumentet.

2. Autokorrektur

Autotekst vil reducere den tid, der bruges på at skrive gentagende tekst, men vil ikke løse problemet med tastefejl og fejl. Autokorrektur retter nogle almindelige fejl. Word gør dette af sig selv, mens du skriver. Og endnu bedre, hvis du selv tilføjer de ord, hvori der ofte er slåfejl.

For eksempel ved du, at du altid mangler "t" i ordet "bureau". Åbn indstillinger (Filer → Indstillinger → Stavekontrol → Autokorrekturindstillinger i version 2010, 2013, 2016), og udfyld det, du vil erstatte. Næste gang du skriver "bureau" uden "t" vil Word selv rette fejlen. Samme sted kan du tilføje eller fjerne erstatningen af anførselstegn-poter med anførselstegn-juletræer, en bindestreg med en em bindestreg, og så videre.

3. Indsæt muligheder

Når du indsætter tekst fra internettet eller andre filer, skal du formatere den, så den matcher stilen på dit dokument. Du kan selvfølgelig vælge "kun tekst" hver gang, men det glemmer du sikkert ofte. I et sådant tilfælde kan du gøre uformateret indsættelse til standardindstillingen.

Gå til "Filer" → "Indstillinger" → "Avanceret" → "Kopier, klip og indsæt" og vælg indstillingen "Gem kun tekst" i punktet "Sæt ind fra andre programmer". Nu, i alle dokumenter, du arbejder på, vil kopiering af indhold fra filer eller websider formatere det, så det matcher din tekst.

4. Sletning af en typografi

En anden måde at fjerne tekstformatering på er med stilstyring. Vælg det indhold, du ønsker, og tryk på Ctrl + Mellemrum, eller vælg Normal på fanen Hjem i Style-gruppen.

5. Samarbejde i realtid

Office Online blev introduceret i Office 365 2013. 2016-versionen tilbyder endnu flere funktioner såsom samarbejde i realtid. Sandsynligvis er de fleste brugere bekendt med dette princip fra Google Docs.

Gem dokumentet på OneDrive eller SharePoint Online. Klik på Del, og vælg, hvem du vil arbejde med på denne fil. Send en invitation til medforfatter, så de udvalgte personer kan slutte sig til dig. Alle, der har adgang til dokumentet, vil se, hvem der foretager hvilke ændringer. Så arbejdet med projekter vil være meget mere effektivt: Ingen skal vente på svar med redigeringer og ny information via mail.

6. Skabeloner

Du kan finde og downloade et stort antal skabeloner på nettet. Du kan komme i gang med dem og redigere efter behov – meget hurtigere end at genopbygge projektet.

7. Bilag

I mobilapplikationen til Android og iOS kan du oprette og redigere dokumenter fra din smartphone eller tablet og se filer fra skylageret. Det er bedre at bruge Word-applikationen end andre mobile redaktører: På denne måde kan du være sikker på den samme formatering og altid have adgang til den nyeste version af dokumentet - i et skrivebordsprogram, i browserversionen af Word, på en smartphone eller tablet.

For at arbejde skal du logge ind på din konto. Hvis du eller din organisation har et Office 365-abonnement, skal du ikke betale noget i appen.

8. Brugerdefineret tabelformat

Hvis du ofte formaterer tabeller efter din smag, kan du reducere mængden af arbejde. Opret en typografi, og føj den til gruppen Tabeltypografier. Højreklik derefter på den ønskede stil i denne gruppe og gør den til standardformatet.

9. Udskriv hvor som helst

Dette kan virke mærkeligt for nogle, men de fleste Word-brugere bruger pilene på tastaturet, når de skal flytte markøren og begynde at skrive et nyt sted i dokumentet. Men dette kan gøres meget hurtigere – med et dobbeltklik. Åbn et tomt ark, og dobbeltklik hvor som helst for at begynde at skrive der.

Du er nu klar til at være så produktiv som muligt i Word!