GTD-systemet, bevist gennem mange års praksis

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Vores læser Oleg Bondarenko deler sit gennemprøvede GTD-system til at organisere affærer og alt liv. Det er ingen hemmelighed, at vi ved næsten alt om GTD og lignende mekanik, men sjældent er i stand til at bruge dem i lang tid. Vi er sikre på, at succeshistorien på dette område vil være interessant for dig.

Det følgende er et resumé af en personlig GTD-implementering i en form, der har bestået årenes prøve. Måske vil det hjælpe nogen.

Jeg deler indgående opgaver, ideer, tanker op som følger:

Hvad der kan skubbes med det samme over på en anden performer, skubber jeg med det samme. Jeg tilføjer en påmindelsesopgave "Tjek udførelse".
Hvad kan gøres lige nu på 5-15 minutter. Jeg sætter mig ned og gør det.
Hvilket tager længere tid eller ikke kan lade sig gøre lige nu. Dette inkluderer også påmindelsesopgaver af typen "Tjek status for projekt XXX". Straks kører jeg den ind i opgavelisten på min telefon eller Google Tasks – alt er synkroniseret.
Hvad er interessant og kan være lovende. Jeg smider det i en flok Evernote. Jeg anmelder den cirka en gang om ugen, sorterer den efter notesbøger. Noget vokser til opgaver.

Flere detaljer om 3. punkt.

For at kunne opretholde en liste over opgaver kræves streng formalisering, hvilket minimerer omkostningerne ved at administrere og indhente data. Dette opnås på følgende måde.

Hver opgave har et struktureret navn som: Projekt | Objekt | Handling

Projekt - dette er en stor gruppering af opgaver, en forkortet kode såsom HUS, KONTOR, KLIENT1, … For hvert projekt skal der i gennemsnit være 1-10 opgaver. Hvis der løbende er flere opgaver til Projektet, allokerer jeg en del til et ekstra Projekt. Grupperingen af opgaver er således altid ét niveau. Som praksis har vist, er en mere visuel gruppering af opgaver i form af et multi-level træ faktisk unødvendigt tidskrævende og reducerer motivationen for effektiv brug af systemet.

Søgning efter opgaver inden for et projekt udføres med grundlæggende funktioner: søgning eller sortering er min foretrukne måde.

Et objekt - dette er en genstand eller person, som du skal udføre en handling på. Alt er enkelt her.

Handling - en elementær handling, der skal udføres over Objektet.

Et andet overordnet punkt: hver opgave indeholder Afleveringsdato … Hvis du ikke er sikker på opgavens forfaldsdato, skal du indstille den aktuelle. Hvis du indstiller den aktuelle dato og ikke gør andet, vil opgaven i morgen være på listen over forfaldne, og du skal træffe en beslutning om den. Fjern f.eks. noter fra livet.

Nogle gange, for et bestemt projekt, vises en liste over opgaver, hvis timing og rækkefølge for udførelsen ikke er klar i øjeblikket. I dette tilfælde søger jeg en generel opgave af formen: Projektopgaver. I kommentarerne oplister jeg listen over opgaver. Med tiden bliver situationen klarere, noget slettes, noget bliver opfyldt, noget vokser til en separat opgave. Under alle omstændigheder, selv fra en sådan gruppeindførsel, bestemmer jeg datoen - når det er nødvendigt at henvise til det og foretage en revision.

Og det sidste. I min praksis er ca 50 % af opgaverne bliver ikke udført (eller kan ikke udføres) på den valgte dato. Meget afhænger ikke af mig. Opgaver af typen "Projektstatustjek" er generelt langvarige og kræver periodisk opmærksomhed. Noget bliver specificeret og suppleret. Sådanne opgaver udskydes konstant til senere datoer. Dette er normalt (det er i øvrigt et stort plus ved elektroniske arrangører). Det manuelle arbejde med at udskyde deadlines er også nyttigt i den forstand, at det nogle gange fører til vigtige tanker.