"GTD virker endda i rummet." Lifehackers interview med produktivitetsfar David Allen

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

David Allen, forfatter til How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, som Time-magasinet kåret som tiårets bedste forretningsbog, fortalte Lifehacker, hvad GTD er, og hvem der har brug for det, hvordan man skriver en bog og ikke bliver fuld., og hvordan komplekse opgavestrukturer kan gøre dit liv lettere.

For 34 år siden indså David Allen, at man kan rådgive folk og tjene gode penge på det – han åbnede sit eget konsulentfirma og udviklede Getting Things Done-systemet, som giver dig mulighed for at manøvrere mellem sager og frigøre tid til, hvad du nyder virkelig. Siden da har hans kunder inkluderet astronauter på ISS, rockmusikere og administrerende direktører fra store virksomheder, og Forbes inkluderede ham i top 5 af bedste business coaches i USA.

GTD er en ret simpel teknik til at øge din egen effektivitet, som kræver meget seriøs disciplin i den indledende fase. Ifølge GTD, for at kunne gøre én ting med succes, skal du frigøre dit hoved fra alle andre opgaver og fokusere på det. Det vil sige, at i stedet for at beskæftige sindet med at huske alle de kommende affærer, løses opgaver i overensstemmelse med et bestemt system.

David, fortæl os om dit publikum. Hvem skal følge dit råd og leve efter GTD-systemet?

- GTD er lige relevant for alle, men dem, der virkelig bruger det, er ikke forenet efter sociale, aldersmæssige eller geografiske principper - det er mennesker med et bestemt mindset. Enhver, der interesserer sig for GTD, bemærker efter 18 måneder, hvordan deres liv ændrer sig til det bedre. Faktisk kan systemet fungere lige så effektivt for både teenagere og administrerende direktører i store virksomheder, eller det kan være lige så ubrugeligt for dem.

Bruger du alt det, du anbefaler?

- Ja, ellers kan jeg bare ikke klare det - alt kommer ud af kontrol for mig. Billedet af en surfer på et bræt, på en stor bølge, kommer til mit sind. Du har sikkert lagt mærke til, at de er bundet til brættet med en speciel rem. Hvorfor? For hurtigt at kunne vende tilbage til brættet efter et fald. Hvad GTD lærer er at være med på bølgen, være kreativ og produktiv. Men selv de mest effektive mennesker tillader sig at komme ud af kontrol. Hvis du ikke med jævne mellemrum falder af brættet, så vælger du for simple bølger. GTD giver dig mulighed for at indse, at du er faldet ud af en produktiv tilstand og hurtigt vende tilbage til den.

Når du påtager dig en ny virksomhed, så abonner på en usædvanlig opgave - du kan nemt blive vasket af brættet. Det er der ikke noget galt med, men med en struktureret tilgang ved du, hvad du skal tage fat på, og hvordan du kommer op af vandet.

Hvilke problemer kommer de oftest med, hvad brokker de sig over?

- For det meste henvender folk sig til på grund af stress, en generel angsttilstand på grund af overbelastning af hjernen. For lidt tid og for meget at lave. Men faktisk ligger problemet ikke i tiden, men i, at folk vil have mere mentalt rum, gerne vil være mere kreative og gøre, hvad de har lyst til.

De mest usædvanlige tilfælde?

Vi lavede coaching for astronauter, da de var på rumstationen. Blandt dem var Catherine Coleman, en af de første kvindelige astronauter. Det var interessante sessioner, da vi var nødt til at afbryde, når hun var på den anden side af planeten, og så vende tilbage til samtalen, når hun fik kontakt igen.

Hvad er du mest stolt af?

- At skrive min første bog, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, tog en enorm mængde tid og kræfter fra min side. Jeg blev praktisk talt alkoholiker, mens jeg skrev en bog om, hvordan man lever stressfri. Men så arbejdede jeg fuld tid og havde ikke råd til en separat tid til at forberede bogen. Vigtigst af alt var jeg ikke sikker på, om jeg kunne overføre den viden, der var opsamlet gennem 25 år, på en sådan måde, at den virkelig ville hjælpe folk. Vi modtager stadig breve fra taknemmelige læsere med jævne mellemrum, men der er et problem: efter at have læst nogle mennesker, bliver de overvældet af information, fordi jeg i bogen har medtaget alt, hvad menneskeheden kunne få brug for, hvis jeg blev ramt af en bus.

Hvad er forskellen mellem GTD og standard daglige to-do lister? Næsten alle af os skriver sådanne lister hver dag, og nogle gange tager det længere tid at udarbejde en liste end at slette den

- Ofte registrerer folk kun de vigtigste ting, og hundredvis af sager, der ikke er så vigtige, bliver slet ikke taget i betragtning. Folk tror, at hvis sagen ikke er vigtig, så er det muligt ikke at skrive det ned, men bare sådanne små opgaver, der scroller gennem hovedet, bruger en betydelig del af hjernens ressourcer.

For at være fri og for at kunne fokusere på de væsentligste emner, skal du af med alt det, der ikke er så vigtigt.

Ja, men tingene kan være så ligegyldige, at det tager længere tid at skrive dem ned end at gøre dem

- Men hvis du ikke gør dem med det samme, vil de genere dig, og du vil vende tilbage til dem gentagne gange. Hvor mange gange vil du minde dig selv om at købe mad til din kat? Eller at du skal ringe til din søster? Hver gang du finder på en selv den mindste opgave, skal du tage en notesbog frem og skrive den ned, medmindre du planlægger at udføre denne opgave lige nu.

Hvor mange sådanne listekategorier har du?

- For at være ærlig, så husker jeg det ikke - lad os se. Der er omkring 20 i alt, men der er omkring otte direkte påmindelser om handling.

Jeg har en kategori "Projekter", "Samtaler" - opgaver er gemt her, ifølge hvilke næste skridt ville være at diskutere et emne med en anden.

Så er der "Opkald", efterfulgt af "Ting, jeg skal gøre på min computer", og bemærk dem, der ikke kræver internettet. Jeg har mange flyvninger, og ikke alle fly har Wi-Fi, og derfor er dette den eneste liste, som jeg kan arbejde med.

Den næste kategori er "Arbejder på en tilsluttet computer". Alt er klart. Jeg har også en liste over "Skrive tekster", dette er også arbejde på en computer, men det kræver en helt anden tilstand, i en bestemt stemning og kontekst.

"Omsætning" - spørgsmål, der kan løses på farten. "Hjem" - de handlinger, jeg skal udføre, mens jeg er hjemme.

Jeg har også sådan en liste, jeg kaldte den "Surfing". Det er alle mulige sjove eller lærerige videoer, for eksempel katte, der spiller klaver, generelt videoer, der blev sendt til mig, eller som jeg stødte på. Der kigger jeg næsten aldrig, men i princippet, når jeg har forbindelse, tid og lyst, kan jeg vende tilbage til dem.

Og her er en liste over "Spørgsmål, som jeg venter på information eller handlinger fra andre mennesker." Og selvfølgelig er kalenderen mit livs hovedskelet eller landskab. Forestil dig at sætte alle disse ting på én liste – der vil være reel forvirring. Derfor lavede jeg en mere kompleks struktur for at forenkle det. Hvis jeg i dag kun har et par friminutter, glemmer jeg nok de kreative tekster, som jeg skal skrive. Hvis jeg ikke er hjemme, nytter det ikke noget at kigge på Home-listen. Jeg sorterede alt for ikke at glemme noget og ikke spilde mit mentale rum på udenadslære, samtidig med at jeg hurtigt kunne vende mig til opgaver, som jeg har tid til.

Foretrækker du papirmedier eller elektroniske applikationer? Hvilke råd kan du give?

- For ikke at glemme noget, har jeg altid en lille notesbog med, hvor jeg optager alt. Herefter indtaster jeg alle opgaverne på computeren. Generelt vil enhver opgaveleder gøre det. Folk forsøger at bruge deres hoved som et kontor, og alle life hacks er i det væsentlige versioner af den ydre hjerne. Hvordan kan jeg lave passende påmindelser for at se, hvad jeg skal gøre i det øjeblik, jeg skal gøre det.

Det er op til dig at afgøre, om denne livsstil er den rigtige for dig, og GTD er faktisk ikke et system af teknikker, men en livsstil, hvor alt på den ene side er klart reguleret, og på den anden side er der mulighed for at gå hovedkulds ind i det, hvad du virkelig kan lide, og ikke beskæftige dit hoved med, hvad papir kan opbevare.

Du kan læse mere om GTD i den seneste udgave af Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, der udkommer i Rusland i september 2015.