Hemmeligheder bag forretnings-e-mail-korrespondance

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Vi præsenterer dig for en artikel af Artem Turovets om systemet til organisering af forretningskorrespondance. Dette er ikke et sæt "superproduktivitetsteknikker" eller et foredrag om e-mail marketing. Artyom vil blot dele oplevelsen af sit firma, hvor de forsøgte at sætte arbejde op med e-mail, så alle havde det godt.

Hvad er e-mail? I den moderne forretningsverden er disse:

• Dit ansigt. Det er ved hjælp af e-mail, at du kan skabe et positivt billede i modpartens øjne eller ødelægge det første indtryk.
• Dit arbejdsredskab. Meget kommunikation med omverdenen foregår via e-mail. Derfor kan du, hvis du har en god kontrol over dette værktøj, i høj grad gøre dit liv lettere.
• En kraftig distraktion. Omverdenen forsøger at få dig, distrahere og føre dig på afveje via e-mail.

Fra dette synspunkt, lad os se på at arbejde med e-mail. Lad os starte enkelt.

Bogstavdesign

Jeg bruger Mozilla Thunderbird-mailklienten, så jeg vil bruge den som et eksempel. Lad os oprette et nyt bogstav og gå fra top til bund i listen over felter.

Til hvem. Kopi. Skjult kopi

Nogen ved det måske ikke, men Mozillas "Til" kan ændres til "Cc" eller "Bcc".

• Til: vi skriver hovedadressen eller flere adressater adskilt af semikolon.
• Kopi: vi skriver til en, der skal læse brevet, men som vi ikke forventer svar fra.
• Bcc: vi skriver til den, der skal læse brevet, men skal forblive ukendt for resten af brevets modtagere. Den er især velegnet til masseudsendelse af forretningsbreve, for eksempel meddelelser.

Ikke rigtigt i masseudsendelser skal du angive modtagere gennem felterne "Cc" eller "Til". Flere gange om året modtager jeg breve, hvor 50-90 adressater er anført i feltet "Cc". Der er en krænkelse af privatlivets fred. Ikke alle dine modtagere behøver at vide, hvem du ellers arbejder med om et lignende emne. Det er godt, hvis det er mennesker, man kender hinanden. Hvad hvis listen omfatter konkurrerende virksomheder, der ikke kender til hinanden? I det mindste skal du være klar til unødvendige forklaringer, maksimalt, for at afslutte samarbejdet med en af dem. Gør ikke sådan her.

Ret send masseudsendelser til dit eget navn, og sæt alle modtagere i feltet "Bcc".

Brevemne

Betydningen af emnelinjen er ofte skrevet (nogle gange fornuftigt) i deres virksomhedsblogs af professionelle mailingtjenester. Men der er der oftest tale om salgsbreve, hvor emnelinjen løser problemet "e-mail skal åbnes".

Vi diskuterer daglig forretningskorrespondance. Her løser temaet problemet "brevet og dets forfatter skal let kunne identificeres og derefter findes." Desuden vil din flid vende tilbage til dig i form af karma af adskillige svarbogstaver, kun med præfikserne Re: eller Fwd, blandt hvilke du bliver nødt til at lede efter det ønskede bogstav om emnet.

Tyve breve er mængden af en endags korrespondance fra en mellemleder. Jeg taler slet ikke om iværksættere og virksomhedsejere, deres antal bogstaver går nogle gange ud af skalaen til 200 eller mere om dagen. Så igen: send ikke e-mails med en tom emnelinje.

Så hvordan formulerer du din emnelinje korrekt?

Vi anbefaler i vores "Himmel" i eksterne breve at skrive i emnet: "Himmel." I det interne - blot indholdet af emnelinjen i tre til fem ord uden præfikser.

Fejl #1: kun navnet på virksomheden i emnet. For eksempel "Sky" og det er det. For det første er du sikker på, at du ikke er en af din virksomhed, der kommunikerer med denne modpart. For det andet giver et sådant emne ingen mening, fordi navnet på din virksomhed allerede kan ses fra adressen. For det tredje, gæt hvordan din egen postkasse vil se ud med denne tilgang til korrespondance? Sådan noget.

Er det praktisk at søge på emner som dette?

Fejl #2: en prangende, sælgende overskrift. Det er fantastisk, hvis du ved, hvordan man skriver overskrifter som denne. Men er det passende at bruge disse færdigheder i erhvervskorrespondance? Husk formålet med emnelinjen i et forretningsbrev: ikke at sælge, men at give identifikation og søgning.

Ikke rigtigt	Ret
Skynd dig at købe økser til en fornuftig pris!	Kommercielt tilbud på levering af økser
Vi skal skynde os at tjekke procenterne! Rodion er på vej!	Til godkendelse af forsoningshandlingen om renter med Alena Ivanovna
OPMÆRKSOMHED! Porfiry Petrovich løste Raskolnikovs hemmelighed og vil løse vores problemer	Et tilbud fra en konsulent: psykologisk fradrag

»

Brevets tekst

Der er mange skrivevejledninger til forskellige lejligheder. For eksempel en masse nyttige ting fra, og andre mestre af ordet. Jeg råder dig til at læse deres artikler i det mindste for at forbedre den generelle læsefærdighed og forbedre den generelle skrivestil.

I processen med at skrive et brev skal vi konsekvent træffe flere beslutninger.

Et spørgsmål om høflighed … I begyndelsen af brevet kan du sløre i høflighed eller endda ømhed i ånden af "Min kære Rodya, i mere end to måneder nu har jeg ikke talt med dig skriftligt, hvilket jeg selv led af og ikke engang sov endnu en nat og tænker." Det er meget høfligt og meget bekosteligt, både med hensyn til tid til at komponere sådan en introduktion, og til samtalepartnerens tid at læse den. Dette er en forretningskorrespondance, husker du? Ikke et essay af epistolærgenren til konkurrencen og ikke et brev til Raskolnikovs mor, men forretningskorrespondance.

Vi respekterer vores tid og modtagerens!

Det giver mening at præsentere dig selv og minde om omstændighederne ved bekendtskab kun i det første brev, der sendes efter et flygtigt møde på udstillingen. Hvis dette er en fortsættelse af samarbejde eller aktuel korrespondance, skriver vi i dagens første brev: "Hej, Ivan", i det andet og efterfølgende: "Ivan, …".

Appel … Jeg var altid bekymret for, hvem jeg skulle kontakte i et brev, hvis der er flere modtagere. Jeg skrev for nylig et brev til tre piger ved navn Anna. Uden tøven skrev jeg "Hej Anna" og badede ikke. Men det er ikke altid tilfældet.

Hvad hvis der er tre eller endda syv modtagere, og de ikke deler det samme navn? Du kan angive dem ved navn: "Goddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya og Pyotr Petrovich." Men det er langt og tager tid. Du kan skrive: "Hej, kolleger!"

For mig selv bruger jeg reglen til at henvise med navn til den, der står i feltet "Til". Og til dem, der er i kopien, gælder slet ikke. Denne regel giver dig samtidig mulighed for mere præcist at bestemme (en!) Brevets adressat og formålet med dette brev.

Citation … Ofte er korrespondance en brevkæde med spørgsmål og svar – i et ord, en dialog. Det anses for god form ikke at slette historikken for korrespondancen og skrive dit svar øverst i den citerede tekst, så du ved at vende tilbage til denne korrespondance en uge senere nemt kan læse dialogen fra top til bund i faldende datoer.

Af en eller anden grund er standardindstillingen i Mozilla "Placer markøren efter citeret tekst". Jeg anbefaler at ændre det i menuen "Værktøjer" → "Kontoindstillinger" → "Skrivning og adressering". Det burde være sådan her.

Formålet med brevet … Forretningsbreve er af to typer:

• når vi bare informerer samtalepartneren (for eksempel en rapport om arbejdet udført i en måned);
• og når vi vil have noget fra samtalepartneren. Fx så han godkender vedlagte faktura til betaling.

Som regel er der mange flere opmuntrende breve end rapporterende. Hvis vi ønsker at opnå noget fra samtalepartneren, er det meget vigtigt at sige om det i et brev i almindelig tekst. Opfordringen til handling skal ledsages af en opfordring til handling ved navn og efterfulgt af sidste sætning i brevet.

Ikke rigtigt: "Porfiry Petrovich, jeg ved, hvem der dræbte den gamle kvinde."

Ret: "Porfiry Petrovich, jeg hakkede den gamle kvinde ihjel, vær venlig, tag foranstaltninger til min arrestation, jeg er træt af at lide!"

Hvorfor skulle korrespondenten tænke på dig, hvad du skal gøre med dette brev? Han kan trods alt træffe den forkerte beslutning.

Signatur i teksten … Det må hun være. Desuden giver alle mailklienter dig mulighed for at konfigurere automatisk substitution af en signatur, for eksempel den klassiske "Med venlig hilsen …". I Mozilla gøres dette under Værktøjer → Kontoindstillinger.

At skrive eller ikke skrive kontakter i signaturen er alles personlige sag. Men hvis du på nogen måde er forbundet med salg - så skriv endelig. Selvom transaktionen ikke finder sted baseret på resultaterne af kommunikation, vil du i fremtiden nemt blive fundet af kontakterne fra signaturen.

Til sidst, endnu et træk i brevets brødtekst til de samtalepartnere, der ikke kan lide (ikke kan, ikke vil, ikke har tid) til at besvare dine breve. Angiv standarden i brevets tekst. For eksempel, "Porfiry Petrovich, hvis du ikke kommer for at arrestere mig før kl. 12.00 på fredag, så betragter jeg mig selv som amnesti." Deadline skal selvfølgelig være reel (du skal ikke sende teksten fra eksemplet fredag kl. 11:50). Modtageren skal fysisk kunne læse og tage stilling til dit brev. Denne "tavshed" fritager dig for ansvaret for samtalepartnerens manglende svar. Som altid skal brugen af denne funktion tilgås klogt. Hvis en person svarer på dine breve til tiden og regelmæssigt, kan et sådant ultimatum, hvis det ikke støder ham, så anstrenge ham lidt eller føre til en beslutning om ikke at svare på brevet lige nu, men få dig til at vente til fredag.

Vedhæftede filer

Breve kommer ofte med vedhæftede filer: CV, kommercielle tilbud, estimater, tidsplaner, scanninger af dokumenter - et meget praktisk værktøj og samtidig en kilde til populære fejl.

Fejl: enorm størrelse på vedhæftet fil. E-mails med vedhæftede filer på op til 20 MB modtages ofte. Som regel er der tale om scanninger af nogle dokumenter i TIFF-format, med en opløsning på 600 dpi. Korrespondentens mailprogram vil næsten helt sikkert hænge i et par minutter i forgæves forsøg på at downloade en forhåndsvisning af denne vedhæftede fil. Og Gud forbyde modtageren at prøve at læse dette brev på en smartphone …

Personligt sletter jeg sådanne breve med det samme. Vil du ikke have, at dit brev havner i skraldespanden, før det bliver læst? Tjek størrelsen af vedhæftet fil. Det anbefales, at det ikke er mere end 3 MB.

Hvad hvis det overstiger?

• Prøv at omkonfigurere din scanner til et andet format og opløsning. For eksempel i PDF og 300dpi opnås ganske læsbare scanninger.
• Tænk på programmer som WinRar eller 7zip. Nogle filer er perfekt komprimeret.
• Hvad hvis vedhæftningen er enorm, og du ikke kan komprimere den? Eksempelvis vejer en næsten tom regnskabsdatabase 900 MB. Cloud-lagring af information vil komme til undsætning: Dropbox, Google Drive og lignende. Nogle tjenester, såsom Mail.ru, konverterer automatisk enorme vedhæftede filer til links til cloud-lagring. Men jeg foretrækker selv at administrere mine oplysninger, der er gemt i skyen, så jeg byder ikke automatisering fra Mail.ru velkommen.

Og endnu en ikke helt indlysende anbefaling om investeringer - deres navn … Det skal være forståeligt og acceptabelt for modtageren. Engang var vi i virksomheden ved at forberede et kommercielt tilbud rettet til … lad det være Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jeg modtog et brev fra lederen med et projektforslag til godkendelse, og vedhæftet fil indeholdt en fil med navnet "DlyaFedi.docx". Med lederen, der sendte mig dette, fandt en dialog sted noget som dette:

- Kære leder, er du personligt klar til at henvende dig til denne respekterede person og navngive ham i ansigtet på Fedya?

- På en eller anden måde nej, respekterede mand, alle kalder ham ved hans fornavn og patronym.

- Hvorfor kaldte du investeringen "Dlya Fedy"? Hvis jeg sender ham lige nu, tror du så han vil købe økser af os til denne CP?

- Jeg skulle omdøbe senere …

Hvorfor forberede en tidsindstillet bombe - en potentiel kundes afvisning - eller gøre dig selv det ekstra arbejde med at omdøbe en fil? Hvorfor ikke straks navngive den vedhæftede fil korrekt: "For Fedor Mikhailovich.docx" eller endnu bedre - "KP_Nebo_Topory.docx".

Så vi har mere eller mindre sorteret fra med e-mail som et "ansigt". Lad os gå videre til at se på e-mail som et værktøj til effektivt arbejde og tale om dets distraktion.

Arbejde med bogstaver

E-mail er en kraftig distraktion. Som med enhver distraktion skal post håndteres ved at stramme reglerne og indføre en arbejdsplan.

Du skal som minimum slå ALLE notifikationer om ankomst af post fra. Hvis mailklienten er konfigureret som standard, vil du blive underrettet med et lydsignal, og ikonet ved siden af uret vil blinke, og en forhåndsvisning af brevet vil blive vist. Kort sagt, de vil gøre alt for først at rive dig væk fra omhyggeligt arbejde og derefter kaste dig ned i afgrunden af ulæste breve og usete forsendelser - minus en time eller to fra livet.

En persons stærke viljestyrke gør det muligt for dem ikke at blive distraheret af meddelelser, og for almindelige mennesker er det bedre ikke at friste skæbnen og slukke dem. I Mozillla Thunderbird gøres dette gennem menuen "Værktøjer" → "Indstillinger" → "Generelt" → "Når der vises nye beskeder".

Hvis der ikke er nogen meddelelser, hvordan forstår man så, at et brev er ankommet?

Meget simpelt. Du selv sætter bevidst tid af til at parse mail, åbner mailklienten og ser alle ulæste beskeder. Dette kan gøres to gange om dagen, for eksempel ved frokosttid og om aftenen, eller under tvungen nedetid, for eksempel i trafikpropper.

Ofte spurgt, hvad med reaktionstider og presserende e-mails? Svaret er: du har ingen hastebreve med posten. Medmindre du arbejder i kundesupportafdelingen (sådan en afdeling har sine egne regler for arbejde med post).

Hvis der er hastebreve, vil afsenderen give dig besked om dette via andre kanaler - telefon, SMS, Skype. Så vil du bevidst gå ind i mail-klienten og behandle hastepost. Alle tidsstyringsguruer (for eksempel Gleb Arkhangelsky med hans "Time Drive") erklærer standarden for at svare på e-mails i op til 24 timer. Dette er en normal regel for god form - forvent ikke øjeblikkelige svar fra samtalepartneren via e-mail. Hvis der er et hastebrev, så giv besked om det via hurtigere kommunikationskanaler.

Så vi deaktiverede meddelelser, og nu tænder vi for mailklienten i henhold til vores tidsplan.

Hvad skal vi gøre, når vi gik i posten og begyndte at lave aktiviteter kaldet "parse e-mail"? Hvor er begyndelsen og slutningen af dette arbejde?

Jeg har hørt meget om nul indbakke systemet, men jeg har desværre ikke mødt en eneste person, der bruger det. Jeg var nødt til at genopfinde mit hjul. Der er artikler om dette emne om Lifehacker. For eksempel, "". Nedenfor vil jeg tale om nul indbakke systemet i min fortolkning. Jeg ville være taknemmelig, hvis GTD-guruer ville tjekke kommentarerne, tilføje eller forbedre det beskrevne system.

Det er vigtigt at forstå og acceptere, at e-mail ikke er en opgaveplanlægger eller et arkiv for dine aktiviteter. Derfor skal mappen "Indbakke" altid være tom. Når du er begyndt at analysere din indbakke, skal du ikke stoppe eller blive distraheret af noget, før du tømmer denne mappe.

Hvad skal du gøre med e-mails i din indbakke? Du skal gennemgå hvert bogstav i rækkefølge og slette det. Ja, bare vælg og tryk på Delete på dit tastatur. Hvis du ikke kan få dig selv til at slette brevet, må du beslutte, hvad du skal gøre med det.

1. Kan du svare på det på tre minutter? Behøver jeg at svare på det? Ja, det er nødvendigt, og svaret vil ikke tage mere end tre minutter, så svar straks.
2. Du skal svare, men det tager mere end tre minutter at forberede svaret. Hvis du bruger en opgaveplanlægger, der giver dig mulighed for at konvertere en e-mail til en opgave, skal du gøre din e-mail til en opgave og glemme det for et stykke tid. Jeg bruger fx den helt vidunderlige Doit.im-tjeneste. Det giver dig mulighed for at generere en personlig e-mailadresse: du videresender et brev til den, og det bliver til en opgave. Men hvis du ikke har en opgaveplanlægger, skal du flytte bogstavet til undermappen "0_Run".
3. Efter et hurtigt svar på et brev, forvandling af det til en opgave eller en simpel bekendtgørelse, skal du beslutte, hvad du skal gøre med denne besked næste: slet den eller send den til en af mapperne til langtidsopbevaring.

Her er mine mapper til langtidsopbevaring.

• 0_Kør. Sådan en mappe har jeg ikke, men hvis du ikke har en planlægger, jeg gentager, kan du her lægge breve, der kræver nærmere undersøgelse. Denne mappe skal også rengøres regelmæssigt, men med en tankevækkende tilgang på et særligt anvist tidspunkt.
• 1_Ref. Det er her, jeg lægger breve med baggrundsinformation: velkomstbreve med logins fra forskellige webtjenester, billetter til kommende fly, og så videre.
• 2_Projekter. Arkivet over korrespondance om partnere og projekter, som der er et aktuelt forhold til, opbevares her. Der oprettes naturligvis en særskilt mappe for hvert projekt eller partner. I mappen til en partner lægger jeg breve ikke kun fra hans medarbejdere, men også breve fra ansatte i "Heaven" relateret til denne partner. Meget praktisk: om nødvendigt er al korrespondance om projektet ved hånden med et par klik.
• 3_Museum. Her smider jeg de der bogstaver, som er ærgerlige at slette, og fordelene ved dem er ikke indlysende. Også mapper med lukkede projekter fra "2_Projects" migrerer hertil. Kort sagt, de første kandidater til sletning opbevares i "Museet".
• 4_Dokumenter. Her er breve med elektroniske prøver af dokumenter, der kan være nyttige i fremtiden til regnskab, for eksempel afstemningsopgørelser fra kunder, billetter til rejser. Mappen har meget tilfælles med mapperne "2_Projects" og "1_Sprav", kun regnskabsoplysninger gemmes i den, og ledelsesoplysninger gemmes i mappen "2_Projects". I "4_Documents" - døde information, og i "2_Projects" - i live.
• 5_Viden. Det er her jeg kun tilføjer rigtig brugbare mailings, som jeg gerne vil vende tilbage til efter et stykke tid for at få inspiration eller finde løsninger.

Der er andre indstillinger for mailklienten, der er vigtige for driften af dette system. For det første har Thunderbird som standard afkrydsningsfeltet Marker meddelelser som læst markeret. Jeg foretrækker at gøre det bevidst, så afkrydsningsfeltet er væk! For at gøre dette skal du gå til menuen "Værktøjer" → "Indstillinger" → "Avanceret" → "Læs og vis".

For det andet bruger vi filtre … Tidligere anvendte jeg aktivt filtre, der automatisk videresendte breve til de relevante mapper baseret på afsenderens adresse. For eksempel blev breve fra en advokat flyttet til mappen "Advokat". Jeg afviste denne tilgang af flere grunde. For det første: breve fra en advokat refererer i 99 % af tilfældene til et projekt eller en partner, hvilket betyder, at de skal flyttes til mappen hos denne partner eller projekt. For det andet besluttede jeg at tilføje opmærksomhed. Du skal selv bestemme, hvor et bestemt brev skal opbevares, og det er mere bekvemt kun at søge efter ubehandlede beskeder ét sted - i indbakken. Nu bruger jeg kun filtre til at kategorisere automatiske almindelige breve fra forskellige systemer i mapper, altså breve, der ikke kræver, at jeg skal træffe beslutninger. Filtre i Mozilla Thunderbird konfigureres i menuen Værktøjer → Meddelelsesfiltre.

Så med den rigtige tilgang bør e-mail tage fra 10 til 60 minutter om dagen, afhængigt af mængden af korrespondance.

Ja, og en ting mere. Du har allerede slået meddelelser fra om ankomsten af nye breve fra, ikke?;)