Sådan bruger du Gmail effektivt: 25 tips

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-13 01:04

Selvom du arbejder med Google Mail hver dag, er der stor sandsynlighed for, at du ikke kender alle dets muligheder. Her er 25 tips til at bruge Gmail effektivt, der vil gøre mange opgaver nemmere og spare dig tid.

1. Hvor skal man begynde

Skift baggrunden

I stedet for at se den sædvanlige hvide Gmail-baggrund, kan du krydre din indbakke med noget prangende. Vælg blot "Temaer"-sektionen i indstillingerne i øverste højre hjørne for at indstille en ny baggrund fra de foreslåede muligheder, eller upload dit eget billede.

Alternativt kan du eksperimentere med grænsefladeindstillingerne. I tilstanden "Rummelig" vil du have en masse ledig plads, og "Kompakt" er god, når du skal have plads til så mange beskeder på skærmen som muligt.

Tilføj venner (og beskeder)

For at tilføje dine kontakter og gamle beskeder til systemet (det er lige meget om du bruger Gmail for første gang eller opretter en ekstra konto), skal du gå til "Indstillinger" → "Konti og import" og vælge linket "Importer e-mail" og kontakter". Dette giver dig mulighed for at tilføje dine data fra andre postkasser.

Få Gmail til at ligne Outlook

Aktiver funktionen Preview Rude i Indstillinger → Lab for at se den fulde tekst af meddelelser til højre, ligesom i Outlook. Vane er en anden natur, så hvis du har arbejdet med virksomheds-e-mail hele dit liv og lige nu prøver at blive fortrolig med Gmail, vil Viewport gøre din overgang lettere.

Når den er aktiveret, vil du se forskellige visningsmuligheder i rullemenuen til venstre for indstillingerne.

Fokuser på det væsentlige

Gmail kan bestemme, hvilke beskeder der er vigtigere for dig. Klog, hva'? Under Indstillinger → Indbakke skal du vælge Spor min e-mail-aktivitet … for at få Gmail til at analysere dine beskeder.

Du kan også vælge funktionen "Inkluder markører" eller "Ignorer filtre" (vi vil diskutere mere om filtre nedenfor) og ændre mappetypen, så vigtige beskeder vises øverst. Derefter i menuen "Indstillinger" → "Generelt" i afsnittet "Skrivebordsmeddelelser" (hvis du bruger browseren Chrome, Firefox eller Safari), kan du vælge indstillingen "Aktiver vigtige e-mails notifikationer."

Slip af med tråden af bogstaver

Der er to typer mennesker: dem, der elsker kædefunktionen, og dem, der hader den med kraften fra tusind sole. Hvis du tilhører den anden gruppe, skal du gå til sektionen "Indstillinger" → "Generelt" og slukke for "bogstavskæder".

2. Hold orden

Arkiver alt

Gmail gør det muligt at arkivere beskeder i stedet for at slette dem. Dette er gjort, så du ikke behøver at bekymre dig om tilgængeligheden af ledig plads og hele tiden rense din skuffe. Hvis du vil arkivere en besked, skal du åbne den og klikke på det andet ikon fra venstre (en boks med en pil, der peger ned). Beskeden venter på dig i fanen Alle e-mails i venstre sidebjælke.

Hold styr på dit arkiv

Uanset hvor meget plads Gmail giver til gratis fillagring, er det 2016, og folk sender flere og flere vedhæftede filer. Hvis du har nået din hukommelsesgrænse, er det tid til at slippe af med nogle af beskederne. Klik på pilen i søgefeltet, marker punktet "Der er vedhæftede filer", vælg størrelsen 10 MB og klik på knappen med et forstørrelsesglas. Dette vil vise dig alle beskeder over 10 MB. Sæt kryds i boksen for de bogstaver, som du bestemt ikke længere har brug for, og send dem til skraldespanden.

Svar og arkiver

Hvorfor efterlade en e-mail i din indbakke, når du allerede har besvaret den? Brug funktionen "Send og arkiver" for at undgå at rode i dine indgående beskeder, mens du venter på svar på dit brev. Gå til "Indstillinger" → "Generelt" og vælg "Vis knap" Send og arkiver "som svar". Nu kan du svare på den sædvanlige måde, akkumulere beskeder i din indbakke, hvis du ønsker det, eller straks arkivere unødvendige e-mails, når du svarer.

Brug etiketter og filtre

Du kan tilføje en etiket til hver besked. Nye genveje vises i venstre sidebjælke. Bare åbn bogstavet og klik på "Etiketter"-ikonet - det er andet fra højre. Opret nu en ny genvej eller vælg en eksisterende (du kan i øvrigt trække genvejen fra sidebjælken lige ind i din besked).

Klik på knappen "Mere" og vælg "Filtrer lignende e-mails" og derefter "Opret et filter baseret på denne forespørgsel." Du kan skrive en separat artikel om Gmail-filtre, så se afsnittet "" for flere detaljer.

Køb ekstra lagerplads

Hvis du er helt træt af at rode med problemet med at gemme filer, kan du bruge penge på ekstra plads. Rul ned på beskedsiden, og i nederste venstre hjørne vil du se, hvor meget plads du har tilbage, samt linket "Administrer".

Hvis du har næsten 100 % af den tilgængelige plads optaget, så følg linket. 100 GB-planen koster 139 rubler om måneden, og den ekstra plads kan bruges ikke kun til Gmail, men også i Google Drev og Google Fotos, hvis du bruger dem.

3. Tag det alvorligt

Skift visningstilstand for e-mails på siden

Prøv at øge antallet af beskeder pr. side til 100, så du kan se hele rækken af dine bogstaver på et øjeblik. Gå til Indstillinger → Generelt → Maksimal sidestørrelse. Der kan du også vælge at vise 10, 15, 20, 25 og 50 beskeder pr. side.

Fordel alt efter farve

Du kan meget hurtigt markere en besked som vigtig, men forskellige beskeder kan have forskellige grader af betydning. Gå til Indstillinger → Generelt → Stjerner, og vælg Alle stjerner. Hvis du nu klikker på stjernen og markerer bogstavet, vil det skifte farve for hvert klik. Dette vil hjælpe dig med at sortere dine vigtige beskeder efter deres indhold.

Gør beskeder til to-do-lister

Chancerne er, at du allerede tænker på din indbakke som én enorm huskeliste. Så hvorfor ikke gøre dine e-mails til opgaver, du kan strege over? Klik på knappen "Mere" i den aktive samtale, og vælg "Tilføj til opgaver". Denne tråd vises nu i Google Tasks sammen med et link til det originale indlæg.

Hold styr på antallet af ulæste beskeder

I sektionen "Indstillinger" → "Laboratorium" skal du aktivere funktionen "Ikon for ulæste beskeder". Hvis du som enhver normal person har din mail-fane åben hele dagen, vil du altid se, hvor mange ulæste beskeder du har tilbage. Dette er i tilfælde af at du mangler stress.

Arbejd offline

Hvis du bruger Google Chrome-browseren, har du mulighed for at arbejde i mail offline. Du vil selvfølgelig ikke kunne sende og modtage nye beskeder, men du kan flytte breve fra mappe til mappe og lave kladder. For at aktivere denne funktion skal du gå til Indstillinger → Offline.

Giv adgang til din konto til en sekretær

Hvis du stadig ikke kan klare brevene, kan du formidle al denne rædsel til din sekretær. For at gøre dette skal du gå til "Indstillinger" → "Konti og import", vælge "Giv adgang til din konto" og tilføje andre Google-brugere. De vil ikke have ret til at ændre dine indstillinger og adgangskode, men de vil kunne læse, arkivere beskeder og selvfølgelig svare på dem. Brevet vil blive underskrevet med dit navn og din sekretærs navn i parentes for at undgå forvirring.

4. Kontroller den menneskelige faktor

Bloker adresser

Nogle forstår slet ikke hints. Heldigvis kan du blokere enhver person (eller hjemmeside) med blot et par klik. Efter at have modtaget en besked fra en person, du gerne vil tilføje til sortlisten, skal du klikke på pilen i øverste højre hjørne og vælge funktionen "Bloker bruger".

Nu vil alle beskeder fra denne adresse gå direkte til spam.

Find gamle bogstaver

Vil du hurtigt finde alle beskeder fra en ven på én gang? Hold blot markøren over afsenderens navn, enten fra indbakken eller fra et bestemt brev, og et kontaktkort vises. Klik derefter på linket "Samtaler" for at se alle beskeder fra den kontakt.

Annuller fejlsendte beskeder

Vi har alle ved et uheld sendt breve til den forkerte adresse på et tidspunkt. Heldigvis kan du i Gmail blot fortryde afsendelsen. Gå til afsnittet "Indstillinger" → "Generelt" og aktiver funktionen "Fortryd afsendelse". Her kan du også vælge tidsperioden for at annullere afsendelsen: fra 5 til 30 sekunder. Næste gang du sender en besked, vil du bemærke "Annuller" øverst.

Spring gruppebeskeder over

Du kan nemt afslutte gruppemeddelelsestråden ved at klikke på knappen Mere og vælge Ignorer. Nu vil du springe alle beskeder over undtagen dem, hvor du er den eneste modtager af brevet.

Hvis du vil vende tilbage til gruppemeddelelsen, skal du indtaste forespørgslen er: muted i søgefeltet, så du vil se alle de ignorerede tråde. Vælg derefter Ignorer ikke fra menuen Mere. Med mindre du selvfølgelig slet ikke har ondt af dig selv.

5. Spar tid

Opret nye konti på farten

Lad os sige, at du vil filtrere beskeder meget omhyggeligt eller for eksempel oprette en ekstra konto til tjenester, der allerede bruger din primære Gmail-konto. I dette tilfælde kan du oprette en virtuel postadresse knyttet til hovedadressen ved blot at tilføje "+ ethvert ord" før @-symbolet, mens du skriver. For eksempel "din adresse er [email protected]" til online shopping.

Alle svarbeskeder vil gå til din primære Gmail-adresse.

Send beskeder i søvne

Få kunder og kolleger til at tro, at du er en manisk arbejdsnarkoman ved at programmere dem til at sende beskeder om natten ved hjælp af en udvidelse, der er tilgængelig til Chrome, Safari og Firefox. Med den gratis version kan du sende op til 10 beskeder om måneden.

Derudover vil denne udvidelse forvandle dine e-mails til påmindelser og ikke vise dem i din indbakke, før du er klar til at svare på dem. Dette er ideelt til at skabe udseendet af en tom indbakke fredag aften.

Besvar automatisk duplikerede anmodninger

Hvis irriterende kunder oversvømmer dig med den samme type anmodninger, behøver du ikke skrive det samme svar igen og igen. Bare slå funktionen "Svarskabeloner" til i afsnittet "Indstillinger" → "Laboratorium". Næste gang du udskriver et svar, skal du gemme det som en skabelon og være velkommen til at sende det til alle de samme anmodninger.

6. Klik mindre

Giv din mus en pause

Næsten alt i Gmail kan gøres ved hjælp af tastaturet. Grundlæggende tastaturgenveje fungerer som standard, men glem ikke at gå til Indstillinger → Generelt og aktivere funktionen Tastaturgenveje. Gem dine ændringer, og klik derefter på spørgsmålstegnet for at se mulige tastaturgenveje.

Stop med at tjekke andre postkasser

I afsnittet "Indstillinger" → "Konti og import" skal du klikke på linket "Tilføj din POP3-mailkonto", og Gmail vil downloade din post fra andre postkasser. Konfigurer derefter afsendelse af beskeder: Du kan svare fra både din Gmail-adresse og fra andre e-mailadresser.