Leo Babauta: mine 10 e-mail-vaner

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

© foto

E-mail kan være et godt arbejdsredskab, eller det kan blive en irriterende kilde til udsættelse, og det er bare sådan, du selv bruger det. Der var engang, hvor jeg begærede min e-mail fuldstændig konkurs, og nu tjekker jeg den 2-3 gange om dagen hver dag, men det går hurtigt og effektivt.

Jeg har udviklet flere vaner, der hjælper mig til at arbejde meget effektivt med min mail og bedre fokus på andet vigtigt arbejde. Og for at være ærlig, så er min indbakke endelig tom, og det føles fantastisk. Jeg vil give 10 af mine vaner i denne artikel. Det betyder slet ikke, at du blindt skal følge dem, jeg vil bare vise min vej, og på dens grundlag kan du bane din egen. Så her er de vaner, der virker for mig:

Se sjældnere med posten

Jeg holder ikke min postkasse åben hele dagen. Og jeg kigger sjældent på det. Jeg kom til den konklusion, at hvis der samler sig 20-30 breve i min indbakke, så falder verden ikke sammen, samtidig vil det være nemt for mig hurtigt at behandle præcis dette beløb. Opmærksomhed! Jeg siger proces, ikke læst. Jeg åbner min indbakke for at sprede beskeder i andre mapper, ikke for at læse dem og efterlade dem lige der.

Spred i mapper

Jeg åbner min mail og begynder at træffe hurtige beslutninger: slet eller arkiver, læs og svar med det samme (hvis det tager mindre end 2 minutter) eller arkiver, send et hurtigt svar og arkiver derefter, føj til min huskeliste for at gøre dette senere (markere med en stjerne og derefter arkivere). Under alle omstændigheder skal INTET efterlades i indbakken.

Tilføj alt til kalenderen med det samme

Kommer der et brev til mig med en dato, som jeg skal huske, skriver jeg det straks ind i kalenderen. Et ansigt-til-ansigt møde eller en Skype-samtale, en træning eller andet, som jeg først skal huske efter en uge – alt sendes med det samme til kalenderen. Nu er dette min bedste vane, den er blevet bragt til automatisme, og takket være den glemmer jeg sjældent noget.

Brug "genvejstaster"

Jeg bruger Gmail, som giver en række tastaturgenveje til min mail. Faktisk tog det mig kun et par minutter at lære dem, og så husker muskelhukommelsen tasterne.

Her er de genveje jeg bruger:

"Gi" - vend tilbage til indbakken;

"E" - arkiv;

"#" - slet;

"C" - opret en ny besked;

"R" - svar;

"F" - fremad;

"A" - svar alle;

"Gs" - gå til markeret;

"Tab + Return" - når jeg opretter en besked, så send den straks og arkiver den.

Jeg bruger også indstillingen når jeg efter sletning eller arkivering af en besked automatisk går til den næste uden at gå tilbage til indbakken, dette giver dig mulighed for hurtigt at bevæge dig igennem beskederne.

Skriv korte breve

Mit svar på et brev er normalt 1-3 sætninger. Sjældent skriver jeg bogstaver længere end 5 sætninger. Og det må der være en god grund til. Hvis jeg virkelig skal skrive meget, vil jeg hellere gøre det i Google Docs og dele det med den rigtige person. Et kort brev betyder et hurtigt svar fra modtageren, fordi en person ikke behøver at vade gennem junglen af din veltalenhed for at fange og assimilere nøgleinformation.

Føj hurtigt opgaver til en huskeliste

Nogle mennesker bruger indbakken som en huskeliste, men den er ikke velegnet til dette, og her er grunden:

1. De opgaver, der skal udføres, blandes med andre bogstaver, og så er det svært at fange dem ud af mængden.

2. Historien i brevet indeholder ikke altid en specifik vejledning til handling, men ud fra brevet kan du stille dig selv en opgave. Når du er ved at færdiggøre det, bliver du nødt til at læse brevet igen for at huske, hvilken konkret opgave du stillede dig selv efter at have læst det.

3. Hver gang du kigger i din mail for at fange en anden opgave, støder du på nye beskeder, der fanger din opmærksomhed og distraherer fra hovedopgaverne og forstyrrer din arbejdsrytme.

En enkel og praktisk todo-liste er et almindeligt tekstdokument, hvor du kan tilføje opgaver fra e-mails med blot et par klik. Og under arbejdet vil et sådant ark være et mere effektivt værktøj, fordi du ikke behøver at kigge på indbakken hele tiden.

Gem kun ulæste beskeder i indbakken

Dette er et trick for avancerede brugere. Jeg hackede min Gmail-indbakke på en sådan måde, at den ikke længere kan gemme læste beskeder. Det betyder, at hvis jeg åbner brevet og ikke smider det i nogen anden mappe, så forsvinder det simpelthen. Dette motiverer mig til at træffe en beslutning om, hvad jeg skal gøre med dette brev, med det samme, ellers mister jeg det simpelthen. Takket være denne specifikke indstilling akkumuleres åbne beskeder ikke i min indbakke, som efterhånden bliver skrald.

Læg til side til læsning

Ofte sender de mig links til artikler. Jeg sender dem straks til Instapaper for at læse dem senere. Det er derfor, jeg prøver at bruge mindre tid på posten, fordi jeg har så mange interessante ting at læse udover det.

Filtrer nådesløst

Når der dukker et brev op i min indbakke, som jeg ikke vil se, behandler jeg det med det samme. Jeg er ikke doven til at afmelde mailinglisten eller installere et filter på denne afsender. Og dette reducerer strømmen af indgående e-mails markant. Jeg er hensynsløs over for de breve, der tilstopper min indbakke, og denne regel gælder selv for folk, der generer mig for meget.

Luk mail ved afslutningen af behandlingen af breve

Adskilte beskeder - luk posten og åbn ikke i flere timer, før der er et tilstrækkeligt antal breve igen.

Det er en god ting at få nogle gode e-mail-vaner. Du vil straks bemærke, hvor meget roligere du er blevet til at udføre vigtigere opgaver, idet du slipper for det påtrængende e-mailtjek hvert 10. minut. Dit hoved vil være fri til friske tanker, så snart din indbakke er fri for unødvendige e-mails. Held og lykke!