En begynderguide til GTD

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

GTD-tidsstyringsteknikken hjælper dig med at organisere og spore opgaver, få al information ud af dit hoved og begynde at handle.

Hvad er GTD

Vores hjerne kommer nemt på nye ideer, men at huske dem alle er meget sværere for den. For eksempel husker han, at du skal købe din mors fødselsdagsgave i næste uge. I stedet for at minde dig om dette, når du går forbi hendes yndlingsbutik, vil din hjerne simpelthen få dig til at føle, at du skulle have købt noget.

GTD (Getting Things Done) er en teknik, der hjælper med at omsætte vage ideer, impulser, indsigter og natlige refleksioner til handling. Når du lærer at stole på dette system, holder din hjerne ikke al informationen. Dette vil reducere stress, og du vil have styrken til mere produktive aktiviteter.

Hvordan denne teknik virker

GTD er baseret på et listesystem, hvormed du organiserer, hvad der falder dig ind. For at implementere det i dit liv, skal du registrere og behandle den indkommende information. Derudover skal du oprette sådanne lister: "Indkommende", "Næste handlinger", "Venteliste", "Projekter" og "En dag". Alt, der kræver din opmærksomhed, vil først gå til "Indbakken" og derefter gå til en af de andre lister.

1. Samling

Saml al den information, der kræver din opmærksomhed, lige fra de breve, du skal svare på, til de geniale ideer, der dukker op, mens du bruser. Afhentningsstedet kan være en papirnotesbog, en vedhæftet fil eller en e-mail, hvortil du sender breve til dig selv.

Da du først begyndte at bruge GTD-teknikken, så prøv at befri dit hoved fra al den akkumulerede information. Skriv alt ned, som du har brug for eller ønsker at gøre, alt det, der har optaget dig i de sidste par dage eller uger, forstyrret din koncentration eller blev husket i det uhensigtsmæssige øjeblik.

2. Behandling

Overvej de akkumulerede oplysninger. Dette er hovedreglen for hele systemet. Gør dette regelmæssigt, så du ikke samler for meget af det. For at behandle information skal du stille dig selv en række spørgsmål.

• Er det løseligt? Du spørger dig selv, om der kan gøres noget for at fjerne dette element fra listen. Hvis ikke, så slet det eller flyt det til listen Someday. Gem nyttig information, som du ikke behøver at gøre noget med, såsom en opskrift eller en interessant artikel, på et separat sted. Ting, du ønsker at gøre i en fjern fremtid (lær japansk, skriv en bog), flyt dem til listen "Someday", så de ikke rangerer blandt de "Næste handlinger".
• Er det muligt at afslutte en sag i ét trin? I GTD kaldes alt, der kræver mere end et trin, et projekt. Hvis du har flere relaterede opgaver i din indbakke, skal du oprette et separat projekt for dem. Tilføj dens navn til din liste over projekter, og vælg én handling, der skal tilføjes til "Næste".
• Vil det tage mere end to minutter? Hvis ikke, så gør det med det samme. Det er hurtigere end at tilføje det til din næste opgaveliste eller uddelegere det til en anden. Hvis det tager længere tid at fuldføre opgaven, så overvej, om det kun er dig, der kan gøre det, eller om du kan uddelegere det til nogen.
• Kan jeg uddelegere det til nogen? Hvis ja, uddelegere. Når du skal spore fremskridt, skal du flytte elementet til "Venteliste". Hvis du ikke kan uddelegere en opgave, skal du tilføje den til din kalender eller til listen "Næste".
• Er der en bestemt deadline? Hvis ja, så føj dette til din kalender. Skriv ikke alt det ned, du vil lave på en dag. Indtast kun det, der skal gøres: et besøg hos tandlægen, et møde, en flyvetur. Hvis der ikke er nogen specifik deadline, flyttes sagen til Next Steps.

3. Organisation

Sorter alt på plads: i en af fem lister, i en mappe med nyttige oplysninger for fremtiden, i din kalender eller i papirkurven.

Tilføj til "Ventelisten" alle sager, der er gået i stå af en eller anden grund. For eksempel når du ikke kan fortsætte, før du modtager et svar på din e-mail, eller når du afventer levering. Husk at medtage datoen ud for hver vare.

De næste trin skal have opgaver, der skal udføres så hurtigt som muligt. Formuler dem som mulige fysiske handlinger, så det bliver lettere at komme i gang. For eksempel er det bedre at skrive ned "ring til Lena og få hende til at sidde med barnet torsdag aften" end "aftale, at nogen sidder med barnet", selvom det i bund og grund er det samme.

Ideelt set bør du tilføje et kontekstmærke til hvert element i "Næste". Han vil fortælle dig, hvor du skal være, med hvem, hvad du skal tage med dig. For eksempel kan du have tags "shopping", "på arbejde", "med børn", "telefon", "computer". Du kan også angive, hvor meget tid du har til denne sag, eller hvilken prioritet den har. Så kan du om nødvendigt hurtigt sortere alle sager efter tags.

4. Overblik

Sørg for at tjekke alle listerne en gang om ugen. Jo længere du lader tingene ligge i indbakken, jo sværere bliver det at håndtere dem senere.

• En næste handling skal defineres for hvert projekt.
• Hvert punkt på "Næste" bør være noget, du vil gøre i den kommende uge. Flyt alle unødvendige ting til listen "Someday" eller slet dem helt.
• Prøv fra tid til anden at flytte noget fra listen "Someday" til "Næste trin".

5. Udførelse

Handle! Hvis du har organiseret dit system korrekt, vil dette være det nemmeste trin. Ved at gentage de første fire trin regelmæssigt, vil du være fuldstændig sikker på, at alle tingene på listen er nødvendige for, at du kan gøre fremskridt og komme tættere på dine mål.