Styr "hydranten", eller Sådan drukner du ikke i strømmen af information og opgaver

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Mitch Kapor, grundlægger af Lotus Corporation, sagde engang, at det at få information fra internettet er som at drikke fra en brandhane. Matthew Lowry, en ekspert i onlinekommunikation, tog dette emne videre og kaldte den kontinuerlige informationsstrøm, der går til pc'en og telefonen 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen og aldrig slutter, "brandslange". Sådan ikke du drukner i strømmen og bruger din tid rationelt - læs i en tilpasset oversættelse udarbejdet af Lifehacker.

Med brandhane er din huskeliste aldrig tom. For "hydranten" er ikke bare information, den er en fabrik af nye opgaver. Nogle punkter på to-do-listen er eksplicitte, såsom e-mails fra din chef eller kunder, der kræver opmærksomhed. Men mange er ikke klart udtrykt.

Dette er en artikel, der er værd at læse og tænke over. Et indlæg at kommentere på. Del hvad du kan lide med venner og kolleger.

Det er lige meget, hvor mange timer om dagen du er involveret i små virksomheder. Det vigtigste er, at de ikke ser enden og kanten. Dette er "hydranten".

Og dette koncept er meget bredere end blot en liste over opgaver. Og desværre er der stadig 24 timer i døgnet.

Lærke

Hvis du er ligesom mig, skrider alt kreativt og udfordrende arbejde godt frem tidligt om morgenen. Der er mange grunde - psykologiske og fysiologiske - til hvorfor det er sådan. Men "hydranten" er dybt ligeglad med dine indre rytmer. For mens du sover, fortsætter mængden af information med at stige.

Efter morgenmaden åbner du din indbakke, og strømmen fra "hydranten" knuser skærmen, som var under pres af breve på posten, konti i Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello og lignende. Din kalender indeholder møder, ønsker og instruktioner fra din chef, samarbejdspartnere, kunder, underleverandører, kolleger. Og det, der ikke var på listen over opgaver i går, brænder i dag og kræver øjeblikkelig udførelse.

Hydranten venter ikke på dig. Det kræver højlydt din tid og opmærksomhed.

Pludselig er klokken 11, og du har allerede mistet den bedste del af din dag.

Hvordan reagerer man på denne situation? Normalt tilbydes to muligheder: enten ændre adfærd eller bruge teknologi. Men hvorfor ikke bruge teknologi til at skabe grundlaget for adfærdsændringer?

Hvordan administrerer du information, opgaver og ideer effektivt? Du skal forstå, at informationsstrømmen er kontinuerlig, og generelt er det flere strømme: information kommer fra e-mails, sociale netværk og medier, hjemmesider, aviser, under møder, fra venner og endda fra dit hoved. Det er umuligt at dække alt.

Skal du behandle beskeder, beslutte, hvad du skal gøre med dem: reagere, bruge, dele, gemme til senere brug eller slette? Hvornår skal man gøre det? Og hvordan finder du tiden til at håndtere alt dette?

Desværre fungerer multitasking-tilstanden, når du forsøger at gøre alt på én gang, ikke. Du styrer ikke din tidsplan, det er svært for dig at finde fritid, distrahere fra mail og fokusere på noget i mere end 5 minutter. Hvis det er tilfældet, så tjek min metode til at organisere tid for at være mest produktiv i løbet af dagen - det kan være vejen at gå.

Tre teknikker og yderligere værktøjer

Dagligt ritual. På dette tidspunkt organiserer og planlægger vi med fokus på vigtige og små opgaver.

Læring - Kø - Lagerinformation - Distribution. Vi overfører flowet fra "hydranten" til det materiale, du kan arbejde med. Vi danner en liste over opgaver, et personligt bibliotek med nyttige ressourcer, et stabilt feed af information fra sociale netværk og medier.

At få tingene gjort til ende. Vi styrer opgavelisten og vores egen tid.

Arbejd efter dine indre rytmer

Kun du kan finde ud af dit eget sæt produktivitetsforbedringer - alt, hvad jeg kan gøre, er at dele mine egne.

Jeg afsætter den bedste tid til at løse de vigtigste opgaver

Om morgenen, når min hjerne er bedst, sætter jeg 2-3 timer af til at arbejde med den Vigtigste Opgave, og jeg bliver ikke distraheret af andet. Forskning viser, at arbejdere, der er distraheret - eller er distraheret af sig selv - mindst én gang hvert 3. minut, tager minimum 20 minutter på at komme tilbage til den aktuelle opgave.

Det er værd at starte dagen med en svær opgave, selvom det er menneskets natur at starte med noget lettere. I løbet af dagen vil der helt sikkert opstå uforudsete omstændigheder, yderligere møder – og de opgaver af altafgørende betydning bliver ikke løst.

Jeg angiver pauser

Hvorom alting er, som regel falder koncentrationen efter 60-90 minutter, så jeg deler morgenperioden på arbejdet i to dele med en kort pause, hvor jeg skal forlade arbejdspladsen.

Forskere hævder, at en stillesiddende livsstil fører til hjerteproblemer, dårlig kropsholdning og nogle typer kræft.

Selvom du kun sidder ét sted i 30 minutter, vil dit stofskifte bremse med 90 %.

Om aftenen

Energiniveauet falder dramatisk efter frokost, og derfor foretrækker mange mennesker at få lidt søvn i denne tid. Efter frokost prøver jeg:

• møde mennesker: Jeg er sikker på, at jeg næsten ikke kan udføre mit arbejde godt på et sådant tidspunkt, og kommunikation giver et ekstra boost af energi;
• løse små, enkle og organisatoriske opgaver.

Morgen og aften ritual

Du skal beslutte, hvad du præcist skal gøre i disse timer. Det betyder, at du skal åbne mail, oversætte nogle af beskederne til en liste over opgaver og finde tid til dem blandt andre projekter.

Problemet er, at de beskeder, der oversvømmer din post, er rigtige vampyrer, der lever af din tid. At skille dem ad tager mere tid og kræfter, end du tror. Og det værste er, at uanset hvor irriterende det kan være, vil en del af dig altid gerne tjekke din indbakke.

Løsningen er, at de, der kommer ind, skal behandles som farlige dyr, som det meste af tiden skal holdes i bur, men alligevel fra tid til anden, så de ikke slipper ud af sig selv.

Jeg beskæftiger mig med indgående arbejde to gange om dagen - under morgen- og aftenritualerne. Jeg blev så vant til en sådan orden, at arbejdet med incoming blev for sindet den samme automatiske opgave som for kroppen behovet for at spise og drikke.

Mellem disse to perioder bekymrer jeg mig ikke om, om der er kommet noget med posten, og om jeg har glemt noget vigtigt - jeg stoler på mit system. Derfor, efter at have lukket postkassen, går jeg på arbejde med et friskt hoved.

Og da morgenritualet normalt er kortvarigt (de fleste af de organisatoriske spørgsmål er tilbage til aftenritualet), er jeg mere opmærksom på den vigtigste opgave.

Opgaveliste

For at organisere din dag og stoppe strømmen af indbakke, der suger al saften fra dit liv, skal du bruge teknikker og værktøjer.

En af disse effektive teknikker er "Learning - Queuing - Stock of Information - Distribution", som oversætter et tilfældigt flow til:

• nem at bruge liste over opgaver,
• et personligt bibliotek med nyttige materialer, der gemmes til senere arbejde med dem,
• en samling af materialer til at dele med kolleger.

Ideelt set bør dette gøres under morgen- og aftenritualerne. Lad os se nærmere på denne proces.

Undersøgelse af indgående

Din indbakke er alt fra e-mails og Twitter-beskeder til dine optagelser.

Husk først, ingen indgående opkald kræver et øjeblikkeligt svar. Vi har alle lært at sende og modtage hurtige svar på e-mails, men det er forkert: enhver, der forventer dette, pålægger dig yderligere forpligtelser.

For det andet er det absolut ineffektivt at åbne hver e-mail og svare på den. Du bliver mere produktiv, hvis du gør én ting. Se for eksempel bare din indbakke. Vores hjerner er ikke særlig gode til at binde flere opgaver sammen. Når folk tror, de nemt kan multitaske, skifter de egentlig bare hurtigt fra en opgave til en anden. Men dette påvirker opfattelsen og koncentrationen negativt.

Så når du åbner din indbakke, skal du bare se på den. Dette er den klassiske enkeltopgave "Get it done"-model:

• hvis du kan se din indbakke på mindre end to minutter, så gør det;
• hvis du ikke kan, føj det til listen over opgaver, som du skal vende tilbage til senere;
• du kan bare ignorere filen.

Selvom du åbner din indbakke i kø lige efter du har set dine beskeder, har du stadig tid til at genopbygge.

Se kun din indbakke om morgenen, når det er absolut nødvendigt.

Når du ser på beskeder om morgenen, så stil dig selv spørgsmålet: haster de? Rigtige presserende beskeder er din fjende nummer et, da de optager kostbar tid, som du gerne vil bruge på den vigtigste opgave.

Ellers skal du blot inkludere punktet "Tjek beskeder om aftenen" i opgavelisten.

Stå i kø

Placer ikke-hastende opgaver, der tager mere end 2 minutter at fuldføre, i en af to sektioner af køen:

1. Ting at læse: Onlineressourcer til at læse og tænke over kan tilføjes. Du kan vende tilbage til disse materialer senere og fra enhver enhed.
2. Hvad skal der gøres: Indgående beskeder omdirigeres direkte til opgavelisten ved hjælp af hjælpen.

Selvfølgelig kan du også oprette en liste over opgaver manuelt, men jeg finder applikationer mere bekvemme.

Læsning og distribution af materialer i et personligt bibliotek

Under aftenritualet går jeg tilbage til opgavelisten og tjekker materialerne i køen til læsning. Da jeg bruger Pocket, kan jeg se dem, mens jeg rejser i metroen, mens jeg venter på et møde eller på et hvilket som helst andet ledigt tidspunkt. Derfor beskæftiger jeg mig som regel hurtigt med denne liste.

Hvis materialet virkelig er umagen værd, så føj det til - mit online bibliotek med nyttige materialer. Det kan mærkes, så noter er nemme at finde den næste dag, en måned eller endda et år senere. Og en særlig tak til Diiogo for muligheden.

l8r-tagget (det vil sige senere - fra engelsk. "Senere") sætter ressourcen i en anden kø, som jeg kalder under den natlige kontrol af opgavelisten.

Plus, Diigo gemmer automatisk en kopi af enhver tekst, jeg føjer til noteboksen. Jeg kan redigere denne note, indsætte bemærkninger, ideer, der er nyttige, når jeg vil dele materiale med nogen.

Del dette

Nogle tags i Diigo giver dig mulighed for at publicere dit aktiv hvor som helst. For hvilket takket være magien:

• med like-tagget indsendes materialet til min Tumblr som et citeret indlæg,
• hvis du vælger Tweet-titeltagget og postlinket sendes til Twitter,
• du kan tilpasse tags til andre konti: LinkedIn, Facebook …

Takket være denne metode sendes hele strømmen fra "hydranten" til opgavelisten og det personlige bibliotek, og de valgte ressourcer kan til gengæld deles. Og alt dette uden at miste opmærksomheden.

Aften ritual

Da jeg gerne vil fokusere på mit kreative arbejde om morgenen, er aftenritualet grundstenen i planlægningen af dagen.

Sådan starter jeg aftenritualet

Tid efter frokost:

• Jeg har allerede udført min Vigtigste Opgave om morgenen;
• ulæste beskeder akkumuleret i min indbakke, som jeg modtog, da jeg havde travlt med at arbejde på den vigtigste opgave;
• køen i opgavelisten indeholder de opgaver, som jeg lægger der om morgenen, og de standardopgaver, som jeg udfører under aftenritualet hver dag.

Aktuelle daglige opgaver

Som tidligere nævnt omfatter aftenritualet opgaver som:

1. Udsigt. Dette er en komplet inspektion af alt: Jeg beskæftiger mig med alt muligt, selv med de materialer, der vil tage mere end 2 minutter at arbejde med.
2. Læs, distribuer, del. Arbejder med alle de fede ting, jeg har tilføjet i de sidste 24 timer.
3. Overvåg opgavelisten. Jeg åbner min tur med opgaver og, baseret på fremskridtene i arbejdet med den vigtigste opgave, vil jeg:

• Jeg beslutter, hvad jeg vil gøre i aften, og hvad jeg vil udskyde til i morgen,
• beslutte hvilken opgave der vil være den vigtigste opgave i morgen tidlig, og afgør hvor meget tid der skal afsættes til det,
• Jeg inkluderer tid til hvile i skemaet (eller udskyder det til senere eller på et tidspunkt).

Der er et par mere løbende ting at gøre, såsom at besvare e-mails modtaget i går, eller holde styr på økonomi og andet. Nogle af dem vises kun på en særlig dag. For eksempel tjekker jeg førnævnte Diigo hver onsdag og lørdag.

Ugentlig kontrol

Hver mandag skal du inkludere punktet "Lav en liste over mål for ugen" i opgavelisten. Derfor har jeg hver aften i løbet af ugen disse mål for øje: det vil være nyttigt, når jeg skal beslutte, hvad jeg skal lave i dag, og hvad jeg skal tage afsted til senere.

Hver fredag aften reviderer jeg disse mål mentalt og vurderer dem kritisk.

Og først derefter kommer hviletiden

Da det er nemmere at overskue min tidsplan om aftenen og sværere at arbejde med svære opgaver, så vil jeg nok i løbet af dagen være i gang med at gennemgå og tilføje opgaver og materialer til køen. Alligevel vil din indbakke være lukket i mindst en halv dag.

Min dag slutter med opgaven "Undersøgelse - Kø - Lager af information - Distribution", så jeg kan starte en ny dag uden et læs uafsluttede sager.