Hvordan man gør det nemmere at tilpasse sig et nyt job

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Råd fra en af de mest succesrige HR-direktører i CIS, Mikhail Prytula, især til læserne af Lifehacker.

Emnet medarbejdertilpasning, eller, som det kaldes i Vesten, onboarding, er helliget en masse forskning, artikler, anbefalinger og endda bøger som "Dine første 90 dage i et nyt job". Jeg vil ikke overbelaste dig med boghenvisninger, statistik, links og så videre, men gå helt i gang og give dig nogle råd fra mine 12 års erfaring inden for HR.

Tilpasning sker ikke af sig selv

Uanset hvor sej den professionelle er. Der er en udbredt tro på, at hvis vi ansætter en super sej pro, så vil han helt sikkert finde ud af, hvad han skal gøre, og hvordan han tilpasser sig. Ligesom, dette er næsten et tegn på en professionel. Ikke at tilpasse sig betyder ikke en proff. Næste!

Faktisk vil tilpasningen i bedste fald blive forsinket, og medarbejderen vil nå fuld kapacitet i løbet af 3-6 måneder (afhængigt af stillingens niveau og stillingens kompleksitet). Med kvalitetstilpasning halveres denne periode.

Hvor meget betaler du din nye marketingdirektør der? $ 5.000 om måneden? Og hvordan tror du, at din indsats er de 15.000 $ værd, som du vil redde virksomheden? Det er ærgerligt at betale bureauer for at søge kandidater for tre lønninger, men ved tilpasning mister du nemt dem?

Den første dag er kritisk

Så du får den idé, at tilpasning er yderst nyttig. Hvad skal man gøre, hvor skal man løbe? Ansætte en akut HR-chef, der tager sig af tilpasningen af dine medarbejdere? Nej, rolig først. 90 % af tilpasningssuccesen ligger i den første arbejdsdag, og lederen er i stand til selv at gøre det kvalitativt. Men du skal forberede dig.

Dokumenterne

Sørg for, at dokumenterne er underskrevet på dette tidspunkt (medarbejderne kan ikke lide det, når underskrivelsen af dokumenter med virksomheden er forsinket i flere dage). Det er bedst at gøre dette på forhånd, hvis det er muligt.

Hos STB sendte vi for eksempel et kandidatspørgeskema ud, som en person udfyldte derhjemme og sendte til os. I "1C" havde vi skabeloner over alle kontrakter, hvor vi uploadede kandidatens spørgeskema og printede alle dokumenter på 5 minutter. Medarbejderen skal ikke vente, mens din HR-chef indtaster sine data i hånden.

Hos Preply underskriver vi generelt alle kontrakter hos DocuSign, vi har ikke engang sådan et koncept som at gå til HR-afdelingen. Personen sender en scanning af passet, vi skriver det ind i kontrakten, uploader det til DocuSign og sender det til den administrerende direktør og medarbejderen til underskrift. Signaturen er digital, du kan endda sætte den på din telefon.

Arbejdsplads og nødvendige adgange

Alle konti skal konfigureres: mail, Slack og så videre. Det gør vi umiddelbart efter underskrivelse af kontrakten.

Tjek at computeren er klar, bordet og stolen venter på ejeren. Kirsebæret på kagen er en begynderpakke: en pen og en notesbog med et firmalogo, en T-shirt, et sæt klistermærker, et badge til et badge, et firmamærke (budget - $ 10-15).

Kendskab til kontor og medarbejdere

Medarbejderne skal informeres. Hvis virksomheden beskæftiger mindre end 100 personer - skriv i Slack, hvem der sluttede sig til os, smid linket til profilen på LinkedIn (i Rusland - på Facebook). Har virksomheden mere end 100 personer, gør vi det samme, men kun indenfor afdelingen (som også er op til 100 personer).

Arranger den første dag en rundvisning på kontoret: her har vi et køkken, her et toilet, her et mødelokale (som vi booker sådan her), vi ryger lige der, her er regnskabsafdelingen, og her er vores direktørs yndlings pony.

Introducer den nytilkomne for dem, der sidder ved siden af ham: "Kolleger, et øjebliks opmærksomhed, han har sluttet sig til os (…), venligst kærlighed og gunst."

Sådan opfører du dig, hvis du…

Tilsynsførende

Tillykke, du har det privilegium at ansætte en ny medarbejder. Ingen vil gøre det for dig, men de vil helt sikkert være i stand til at hjælpe. Så hvad kræves der af dig:

1. Mød medarbejderen om morgenen. Marker dette med det samme i din kalender, eller bed HR om altid at markere udgivelsesdatoer for nye medarbejdere.
2. Tag ham rundt på kontoret. Vis arbejdspladsen, tjek at medarbejderen er logget ind overalt.
3. Brug en time på at tale med nybegynderen. Tal om din virksomhed, om din afdeling, om hovedopgaverne (generelle og personlige). Forklar, hvad medarbejderen skal lære i den første uge, hvad der forventes af ham i de første tre måneder. Her er de dokumenter, du skal bruge. Her er navnene på dem, som jeg gerne vil have dig til at tale om dit og dat. Det er bedre at kommunikere med mig på sådan og sådan måde, at lave aftaler på denne måde, at kontakte mig om sådanne spørgsmål. Næste gang mødes vi der og da.
4. Smil. Dette er ekstremt vigtigt. Selvom halvdelen af dit ansigt er lammet, så smil med resten. Jeg er seriøs, vær ikke en sprut, medarbejdere kommer til virksomheden, men forlader lederen.
5. Sæt opgaverne og fiks dem skriftligt, send dem i det mindste i form af et brev med posten (det er efter mødet, hvor opgaverne blev drøftet mundtligt).
6. Giv alle nødvendige dokumenter og adgang.
7. Vælg en erfaren og omgængelig person på dit team, og tildel dem at vejlede medarbejderen. En nybegynder vil være i stand til at kontakte ham for alle spørgsmål.

Ny medarbejder

1. Tænk over, hvilke oplysninger du mangler, og hvor du får dem. Stil gerne spørgsmål.
2. Forstå dine mål for den første uge, måned, tre måneder. Hvis lederen ikke har givet udtryk, så spørg dig selv.
3. Skriv navnene på alle du møder. Generelt anbefaler jeg først at skrive alt ned: mængden af information er stor, den vil helt sikkert blive glemt.
4. Fortæl os meget kort om dig selv, hver gang du mødes, for eksempel: Jeg er Misha, 12 år i HR, arbejdede hos Alfa-Bank, STB, Wargaming, lavede de mest succesrige online HR-kurser i Laba, forfatter til en artikel om life hacks for CV'er, som er blevet læst 1 million gange. I et opstartsmiljø kaldes dette pitching eller elevatortale. Forbered dig på forhånd. For nye medarbejdere er du ingen, før du fortæller om dig selv. Gå ikke glip af chancen for at gøre et godt indtryk med det samme.
5. Hvis stillingen indebærer indførelse af ændringer i virksomheden, er det nemmest at lave dem i de første 60 dage, så bliver det sværere. Især hvis du skal træffe upopulære beslutninger eller blot svære: ansættelse, fyring af medarbejdere, overflytning til en anden stilling, skift til ny software, en ny form for rapportering, genopbygning af processen, investering i noget nyt.
6. Planlæg små sejre, de vil hjælpe med at opbygge tillid til dig. Vælg for eksempel små opgaver, som du kunne løse i de første 60 dage, og fokuser på dem. Sæt opgaver til side, der kræver mere end 60 dage af dit arbejde indtil videre. Her vil jeg nævne en analogi med den agile tilgang i programmering, når vi ikke forsøger at lave et meget stort og meget komplekst produkt på én gang, men deler det op i dele og udvikler det i etaper.
7. Lav 30-minutters aftaler med alle, du arbejder med. Forbered en liste med spørgsmål på forhånd og skriv svarene ned.
8. Spørg, hvad der virker godt, hvad der er dårligt, hvad der skal ændres. Indsaml en masse information og opbyg tillid.
9. Gennemfør en audit og fremvis resultaterne, hvis du er leder eller ekspert.
10. Lav et regelmæssigt en-til-en møde med din leder for at dele resultater og få feedback.
11. Smil til dine kollegaer. Ingen ønsker at arbejde med surmulende medarbejdere, selvom du er stresset.

HR

Jeg kunne skrive en hel bog, men her er nogle af de vigtigste tips:

1. Lav newbie-dage: sæt dem sammen foran gamle medarbejdere og bed dem om at præsentere sig selv kort (5 minutter). Det er det, vi gør hos Preply, og det fungerer rigtig godt.
2. Brug speciel software til at opsætte notifikationer til medarbejderen og alle involverede, så de ikke glemmer, hvad de skal gøre, når medarbejderen går. Vi bruger BambooHR, som har en Onboarding-sektion, der giver dig mulighed for at tilpasse notifikationer til enhver medarbejder med alle opgaver og deadlines. Eksempelvis modtager administratoren tre dage før en medarbejders afgang en meddelelse om oprettelse af en konto, og på frigivelsesdagen modtager lederen en meddelelse om behovet for at sætte opgaver.
3. Chat med nybegyndere regelmæssigt. Hvis du ikke har en HR-forretningspartner, så få dine rekrutterere til at interagere med nye rekrutter en gang om ugen.

Kollega

Som kollega har du selvfølgelig ikke noget ansvar for at tilpasse tilflyttere, men det kan du bestemt få glæde af. Folk husker godt, hvem der hjalp dem i svære tider (selvom de ikke altid taler om det offentligt), så du har alle muligheder for at opbygge et godt forhold til en nytilkommen og så regne med hans hjælp. Her er nogle tips:

1. Vær den første til at mødes. Kom op og sig: "Hej, jeg hedder Misha, jeg er HR-chef her. Jeg kan se, du er ny, lad os stifte bekendtskab."
2. Bed ham kontakte dig med eventuelle spørgsmål.
3. Fortæl os, hvad du selv synes er vigtigt og nødvendigt.
4. Inviter til middag.
5. Spørg nybegynderen om tidligere oplevelser, planer og mål. Giv oplysninger, der er nyttige for at opnå dem.

Konklusion

Tilpasning i mange virksomheder udføres enten ikke eller er meget dårligt gennemført, hvilket har medført, at både virksomheden og medarbejderen lider. Årsagen er manglende forståelse af processen på begge sider. De enkle tips ovenfor vil hjælpe dig med dramatisk at forbedre onboarding-processen i din virksomhed, selvom du ikke har HR-medarbejdere.