Hvordan man kommer væk fra "rutinen" og til sidst tager fat på strategiske opgaver

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

"Hvem hvis ikke mig?" - en typisk tanke, der trækker dig ind i en rutine. Den rigtige forberedelse hjælper dig med at finde tid til de virkelig vigtige ting.

Ledelse af aktuelle begivenheder i organisationen, eller operationel ledelse, er en nødvendig del af projektarbejdet. Dette inkluderer for eksempel daglig interaktion med underordnede eller øjeblikkelig respons på alle indkommende opgaver. Men det giver kun reelle fordele, hvis arbejdet bygges ud fra en gennemtænkt og godkendt strategi, som virksomhedens ejer burde gøre. Ellers er det en endeløs, kaotisk proces, der tærer på alle ressourcer.

I enhver lærebog om ledelsesaktiviteter er det skrevet, hvordan man korrekt organiserer arbejdet: designe, implementere og derefter delegere systemet for operationel ledelse af virksomheden til topledelsen. Men i praksis viser alt sig at være meget mere kompliceret. Inden man indfører et nyt ledelsessystem, er det vigtigt at skabe de nødvendige betingelser.

Uddanne personale

For at komme væk fra "rutinen" skal opgaver uddelegeres. Og at gøre det for ikke at blive konstant distraheret af kontrol.

For at virksomheden kan blomstre og ejeren kan engagere sig i strategiske opgaver, skal teamet have proaktive ledere og samvittighedsfulde performere.

Der er mange medarbejdertypologisystemer, men alle sammen, på den ene eller anden måde, bunder i, at motiverede og interesserede skal arbejde i virksomheden. Derfor er det på dette stadium meget vigtigt at foretage en kvalitetsvurdering af personalet. De bedste måder at løse dette problem på er måder, hvor hovedkriteriet er præstation, ikke kompetence. For eksempel kan du bruge "360 grader"-metoden - dette er en vurdering af en medarbejder af hans kollegaer, underordnede, ledelse, klienter og ham selv.

Hvad skal man gøre med dem, der har vist sig at være ineffektive medarbejdere? Til at begynde med vil vi forsøge at "fikse" dem, altså motivere dem. Her skal du identificere dem, der er inspireret af præstationer: de vil arbejde sjovere, hvis de bliver lovet en præmie. Men dem, der er motiveret af straf, og dem, der slet ikke reagerer på stimulering (dette er endnu værre), skal af med. Det er vigtigt at gøre denne proces trin for trin og ikke indlysende for teamet. Ellers har du alle muligheder for at ødelægge virksomheden.

Til resten skal du klart formidle ideen om, hvad du forventer af dem, eller rettere, hvad du giver din løn ud til. En medarbejder skal forstå, at hans handlinger giver et sådant overskud til virksomheden, hvorfor han modtager sådan en løn og en sådan bonus. Med andre ord implementer et gennemsigtigt system af materiel motivation baseret på præstationsindikatorer - KPI (Key Performance Indicator).

Beskæftige sig med økonomi

Så holdet var ordnet. Lad os gå videre til det mest brændende emne for enhver forretningsmand - virksomhedsøkonomi.

Nogle gange, især under hurtig vækst, glemmer ejeren og topledelsen det vigtigste - økonomien i projektet. For at du tydeligt kan forstå, hvordan penge kommer og går, skal du udføre en række procedurer.

• Beregn projektets enhedsøkonomi - rentabiliteten eller tabet af en enhed af varer eller tjenesteydelser pr. klient. Dette giver dig mulighed for at forstå, hvilke produkter der skal styrkes, og hvilke der helt skal opgives, så virksomheden som helhed forbliver rentabel.
• Identificer og promover det mest marginale produkt. Bliv styret af princippet: at styrke de stærke for at udvikle de svage. Hvis der ikke er overskud, har du simpelthen ikke ressourcer til nye retninger.
• Tjek lønlisten (løn) for passende. Du vil blive overrasket, men med den korrekte udregning af projektøkonomien kan det vise sig, at "to en halv gravemaskine" vil være nok for dig. Nogle gange, i stedet for at beholde tre medarbejdere, er det bedre at fordele (mod en ekstra betaling) en ekstra del af opgaverne mellem to medarbejdere - det vil spare lønsummen betydeligt.

Alt dette skal gøres for at forberede miljøet til overførsel af de opbyggede processer til virksomhedens øverste ledelse.

Standardisere processer

Lad os gå videre til taktiske handlinger. Har du nogensinde undret dig over, hvorfor ansatte i fastfoodrestauranter er så hurtige? Fordi de har klart definerede processer: de ved i hvilken rækkefølge de skal sætte burgere, hvordan man bevæger sig rundt i køkkenet for ikke at såre en kollega, hvor mange gram sauce der skal tilføjes til en bestemt ret. Det samme bør gøres med enhver proces i din virksomhed.

Du kan starte med det samme personale: skriv jobbeskrivelser. Bare lad være med at downloade fra internettet, men skriv præcis, hvad en bestemt medarbejder i din virksomhed skal gøre. Beregn også KPI-systemet - vi har allerede talt om behovet for at bruge denne teknik. Det er bedre, hvis det er godkendt for alle medarbejdere.

I salg skal du sørge for at implementere et CRM-system (Customer Relationship Management) for ikke at gå glip af en enkelt kunde og ikke arbejde uden om standarder og tjeklister.

Det er nødvendigt at regulere alle processer: fra de enkleste opgaver til komplekse ledelsesbeslutninger. Selvfølgelig kan regler nogle gange brydes, men takket være et klart koordinatsystem kan du ikke bekymre dig om, hvad der sker på dette eller hint niveau i virksomheden.

Implementer automatisering

Under standardiseringsprocessen vil du identificere de zoner, der kan og bør automatiseres, det vil sige eliminere behovet for at gentage den samme type handlinger. For eksempel, ved modtagelse af en indgående anmodning, indtaster en leder kundedata i et CRM-system, kopierer derefter oplysningerne til en kundeservicespecialist til Excel, og til markedsføring overfører oplysningerne til Google Sheets. Alle disse manipulationer kan undgås og derved øge effektiviteten af medarbejderne og produktionsprocessen som helhed betydeligt.

Du vil blive overrasket over, hvor meget tid og kræfter du kan spare, hvis du ikke bruger en leders arbejdskraft til standardberegninger, men bruger én gang på en smart driftsløsning. Sådanne systemer findes nu til CRM i salg og til regnskabsopgaver og endda til rekruttering.

Automatiser hvad du kan. Så du undgår endeløse fejl på grund af den menneskelige faktor, optimerer processer og sparer muligvis på lønnen.

Etablere driftsledelse

Så du er omgivet af motiverede medarbejdere, der ved, hvad de skal gøre for at få et ordentligt resultat. Du har en klar økonomisk model, og du har en idé om, hvor du skal bevæge dig hen for hele tiden at øge overskuddet. Processerne i virksomheden er standardiserede og automatiserede.

Nu skal du uddelegere driftskontrol. Vigtigt: bind ikke processer til én person, for ikke at sætte dig selv i en position, hvor din virksomhed er fuldstændig afhængig af en ansat leder. Efter at have fjernet den operationelle ledelse fra dig selv, opret ikke en anden pol, men prøv at opdele opgaver i flere forskellige områder: overlad for eksempel alle pengespørgsmål til finansafdelingen og arbejd med kunder - til serviceafdelingen.

Nu kan du engagere dig i strategisk ledelse med ro i sindet. Men sørg for at tjekke mindst én gang i kvartalet, om den taktiske del af projektledelsen falder sammen med den strategi, du implementerer. Fornuftig kontrol er trods alt nøglen til et stabilt og langsigtet arbejde i virksomheden.