3 tips til altid at afslutte møder til tiden

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Lær at få mere ud af dine møder ved at forkorte dem med kun 5-10 minutter.

Hvis der er flere aftaler for dagen, kan et langt møde forstyrre alle planer. Iværksætter Patrick Ewers tilbyder tre strategier for at undgå dette.

1. Før mødet: forkort mødets varighed

Oftest varer møder en halv time eller en time. Det er mest bekvemt at indtaste sådanne tidsintervaller i kalenderen. Men på grund af dette viser det sig, at det ene møde begynder umiddelbart efter det andet. Som følge heraf er der mange gener.

Erstat halvtimes møder med 25 minutters møder og timemøder med 50 minutters møder. Du vil have tid til at gøre alt det samme som før. Men mellem to møder efter hinanden vil der være lidt tid tilbage til forberedelse eller løsning af presserende problemer.

For ikke at støde nogen af deltagerne, skal du advare om ændringerne på forhånd. Når du laver en aftale, skal du blot nævne, at dine møder nu varer 25 eller 50 minutter.

2. Under mødet: minde tilhørerne om formålet med mødet og opsummer sammen

De første referater af mødet er ekstremt vigtige. Brug dem til at minde alle om, hvad du er her for, og hvor længe mødet vil vare. Nævn, at du har cirka 50 minutter til at diskutere alle spørgsmålene, og de sidste fem vil blive brugt på at opsummere. Så vil ingen blive overrasket over, at du begyndte at lukke mødet efter 45 minutter. Højst sandsynligt vil andre deltagere endda være taknemmelige, for på denne måde sparer du ikke kun din tid, men også deres.

Indstil en påmindelse eller, som ringer om 45 minutter, og læg telefonen på bordet, så alle husker tiden og ikke bliver distraheret. Når alarmen lyder, skal du afslutte mødet, uanset hvor du er.

Hvis du ikke har haft tid til at løse alle problemerne, skal du i de resterende fem minutter planlægge et nyt møde næste dag. Og:

• gentag, hvem der forpligtede sig;
• en kort liste over de vigtigste resultater;
• blive enige om de næste skridt;
• Del noget positivt, såsom hvad du nød i dette møde.

3. Efter mødet: gennemgå kort det tidligere møde og forbered dig på det næste

Efter et 50-minutters møde skulle du have 10 minutter fri. Brug de første fem på analysen af hovedpunkterne fra det forrige møde, for ikke at glemme noget. Skriv også et udkast til brev til alle deltagere for at minde dem om og forpligtelser. Dette vil øge værdien af den brugte tid, og derudover vil det give noget endnu mere værdifuldt – en følelse af færdiggørelse.

Brug de andre fem minutter på at forberede det kommende møde. Hvis du allerede kender medlemmerne, så husk dig selv:

• hvilke spørgsmål skal diskuteres;
• hvilke tidligere opgaver der skulle udføres;
• hvad ved du om deltagerne: deres faglige og personlige interesser.

Hvis du ikke er bekendt med den person, du skal mødes med, skal du kigge efter oplysninger om ham: angiv navn og stilling, se profilerne på sociale netværk. Og tænk over, hvilken sætning du vil starte samtalen med.