7 Gmail-tip fra en tidligere Google-medarbejder

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Hvis hundredvis af indgående e-mails og konstante distraktioner til at tjekke din mail ikke tillader dig at fokusere på din hovedaktivitet, så er denne artikel for dig. Rudolphe Dutel, en tidligere Google-medarbejder, forklarede, hvordan man arbejder med Gmail korrekt uden hovedpine.

I 2011 tog Rudolf Dutel et job hos Google. "Min første dag på Google-kontoret var som Harry Potters ankomst til Hogwarts: du er meget bekymret, som en skoledreng på en første date, og det er ikke klart, hvad du skal gøre," husker Rudolph. "Derfor var jeg glad for ethvert job, jeg fik betroet, og muligheden for at lære noget nyt i processen."

De næste to år var han bestemt til at engagere sig tæt i at uddanne virksomhedens medarbejdere til at arbejde med mailtjenesten Gmail, såvel som dens virksomhedssalg.

Dütel er ikke længere Google-medlem; han er nu ansat i Buffer og grundlæggeren af Remotive-projektet, et elektronisk ugeblad for fjernarbejdere. Han bruger dog stadig nogle af de tricks, som han lærte sine tidligere kolleger.

Sådan træner du din e-mail: 7 dræbende tips til at arbejde med Gmail

Nogle gange er det en åbenbaring at åbne din indbakke mandag morgen. Det virker fysisk umuligt at sortere den endeløse strøm af breve fra.

E-mail bruges i dag ikke undtagen i fjerntliggende landsbyer, hvor der ikke er strøm eller mobilmaster. Ifølge forskning fra McKinsey Global Institute bruger vi i gennemsnit en tredjedel af vores arbejdsdag på at besvare e-mails.

Den gennemsnitlige faglærte arbejder bruger op til 28 % af deres nyttige tid på at analysere e-mail. Det er cirka 13 timer om ugen.

Selvfølgelig vil jeg ikke være enig i sådanne triste statistikker. Desuden ønsker alle at bruge deres tid på noget mere nyttigt. Til dette formål brugte Dutel meget tid på at teste funktionerne i Gmail, hjælpeprogrammer og tjenester og fremhævede de syv mest nyttige, efter hans mening, til daglig brug. Måske er at arbejde korrespondance ikke så lang en forretning.

1. Brug knappen "Annuller afsendelse"

Har du nogensinde bemærket et par irriterende tastefejl i dit brev, efter du har klikket på "Send"? Jeg er sikker på, ja.

Fra nu af er der ikke mere at være bange for: du har funktionen til at annullere afsendelsen, hvilket er en streng forudsætning for dem, der for alvor besluttede at tage styringen af dyrebar arbejdstid op.

Du kan aktivere funktionen ved at gå til menuen og sætte et flueben foran den tilsvarende funktion: "Indstillinger" → "Generelt" → "Annuller afsendelse". Valgfrit kan fortrydelsesfristen indstilles til 10, 20 eller 30 sekunder.

Prøv det selv, jeg kunne personligt lide det!

2. Anvend skabeloner for at spare tid

Vi skriver et stort antal bogstaver af samme type, der ligner hinanden som to dråber vand. Nogle gange tager vi som grundlag for nye breve dem, vi allerede har skrevet til andre mennesker. For eksempel for sælgere er dette praktisk og kan spare tid betydeligt.

Så hvorfor ikke forberede et par skabeloner til denne slags beskeder i stedet for at omskrive det samme igen og igen? Det er trods alt meget nemmere at erstatte et par ord og sætninger end at skrive på ny. Det vigtigste er ikke at glemme at genlæse den senere.

Forbered og gem nogle skabelonsvar, som du kan bruge senere, hvis det er nødvendigt.

For at aktivere funktionen "Svarskabeloner" skal du gå til fanen "Laboratorium" i indstillingsmenuen.

Takket være denne utroligt nyttige funktion lykkedes det Rudolph og hans bror manuelt at sende deres kontaktoplysninger til de første 1.500 Remotive-abonnenter i et standardbrev.

3. Brug offline adgangsfunktionen

Et andet trick, vi lærte af Dutel, er, hvordan man bliver ved med at arbejde med Gmail uden adgang til internettet.

Måske er der nogle af jer, der kan lide at koble af fra andre for et stykke tid for fuldt ud at kunne hellige jer kreative opgaver. Men i de fleste tilfælde kan du simpelthen ikke undvære mappen "Indbakke", hvor du fx har droppet den tekniske opgave. Hvordan skal man være?

Ved alle rejser med tog, sager med betalt eller begrænset adgang til Wi-Fi-netværket og andre uforudsete omstændigheder kan du bruge funktionen "Offline". Det giver dig mulighed for at læse, besvare, søge og arkivere e-mails uden internetadgang.

Dette er virkelig meget praktisk, da denne tilstand giver dig mulighed for at arbejde ikke kun med mail, men også med Google Drev og Google Docs.

4. Har du ikke tid? Pause

Til tider falder indgående beskeder bare ned i kassen den ene efter den anden, irriterende og distraherende fra det arbejde, som vi er fokuseret på. Et, to, fire, ti nye bogstaver … Hvad hvis der er noget vigtigt?

Den bedste løsning på dette problem, ifølge Dutel, var Inbox Pause-funktionen. Betydningen af denne funktion er meget enkel: du suspenderer strømmen af indgående korrespondance, hvis du har travlt med noget vigtigt, og når du er befriet fra byrden af bekymringer og en kalender fuld af begivenheder, vender du tilbage til dem, som om du modtog dem i samme sekund ved at gå til siden med mail-fanebladet.

5. Afmeld unødvendige mailinglister

Det er bare sådan, at det er svært helt at slippe for alle former for forsendelser, der kommer ind i din arbejdsmail-indbakke. Hvordan slipper du af med dem, der slet ikke er interessante for dig?

Tjek Unroll.me, et værktøj, der kan hjælpe dig med at organisere dine e-mails på den bedst mulige måde på få minutter. Når du tilmelder dig tjenesten, skal du åbne den mailingliste, du abonnerer på. Afmeld derefter unødvendige.

6. Slå 2-trinsbekræftelse til

Det ser ud til, at Gmail ved næsten alt om os: med hvem vi kommunikerer, hvilke billeder vi leder efter i søgningen, hvad vi gemmer i "Dokumenter". Vi kan sige, at dette er en slags flyvekontrolcenter og hovedkommandoens hovedkvarter - alle forbindelser fører hertil, ligesom vejene til Rom. Det betyder, at sikkerheden først skal tages hånd om.

Totrinsbekræftelse er den bedste løsning til denne opgave. "To-", for for at beskytte dine oplysninger skal du ikke kun bruge din adgangskode til postkassen, men også en unik kode, som du modtager, hver gang du forsøger at få adgang til din postkasse fra en mobilapplikation eller SMS-besked.

Rudolph råder også til at være opmærksom på 1Password-tjenesten.

Mange andre populære tjenester som Dropbox, Facebook og Twitter bruger også 2-trinsbekræftelse for at få adgang.

Af hensyn til dine datas sikkerhed er det i øvrigt vigtigt at sikre, at din Gmail-konto ikke bruges på flere enheder på én gang, for eksempel på to computere på samme tid.

7. Brug mere informative meddelelser

Mange budbringere bruger flere statusser for beskeder på én gang: "Sendt", "Leveret", "Læst". Nogle steder, såsom Facebook, bruges ikoner til at repræsentere disse meddelelser.

Til Gmail-tjenesten er der en lignende løsning - Sidekick. Dette er en god ansøgning for dem, der leder efter et job, eller dem, hvis aktiviteter er relateret til salg: det er meget praktisk at få status for dine sendte e-mails.

Nu ved du lidt mere om sikkerheden og tidsbesparelsen, når du arbejder med Gmail. Vi håber, at råd fra en erfaren specialist vil hjælpe dig med at blive mere produktiv.