50 guldtip til at forbedre produktiviteten

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Lær at styre din tid, arbejde effektivt og hvile ordentligt.

Planlægning

1. Sæt mål korrekt

For at opnå et mål skal du først formulere det korrekt. Brug et SMART-system: mål skal være specifikke og målbare, realistiske og opnåelige, meningsfulde for dig og have klare deadlines.

2. Fokuser på processen

Sæt mål baseret på proces, ikke resultat. "At blive danser" er en mislykket opgave. Det er svært at nærme sig det, fordi det ikke er klart, hvor man skal starte. Sæt dig selv det mål at "tilmelde dig en dans og gå til undervisning tre gange om ugen," det vil være mere effektivt. I det mindste vil du forstå, om du er klar til at bruge år på træning for dine drømmes skyld eller ej.

3. Brug GTD-teknikken

GTD (Getting Things Done) er et system til det produktive arbejde af business coach David Allen. Dens hovedmål er at afslutte alle tilgængelige sager og samtidig tømme hjernen fra endeløs planlægning. Essensen af teknikken er at nedskrive absolut alle opgaver ved hjælp af forskellige lister og konstant opdatere dem. Så selv de mindste og tilsyneladende uvigtige opgaver vil ikke forvirre dit hoved og distrahere dig fra arbejdet. Og fremskridtene i deres implementering vil altid være foran dine øjne.

4. Forstå forskellen mellem at have travlt og effektiv

Du har måske konstant travlt, men det betyder ikke, at du er produktiv. Overvej, hvor nyttige dine handlinger er, hvordan de relaterer til dit arbejde, og om der er opgaver i din plan, som ikke bringer dig tættere på dit mål. Hvis der er, skal du udelukke dem.

5. Brug kalendere i stedet for to-do-lister

At planlægge ting lige i din kalender vil hjælpe dig med at skelne intentionen om at gøre noget fra forpligtelsen til at starte en specifik opgave på et bestemt tidspunkt. Det gør det nemmere at fordele ting i en uge og en måned og hurtigt finde ledig tid til at ændre noget i din tidsplan.

6. Glem alt om multitasking

Du kan gøre flere ting på samme tid, men det er usandsynligt, at du opnår gode resultater. Adskillige undersøgelser har bevist, at multitasking reducerer arbejdseffektiviteten. Du får kun en følelse af tilfredshed, som ikke varer længe og afløses af udbrændthed. Få for vane at udføre opgaver sekventielt, og din effektivitet vil kun stige.

7. Prioriter

Matrixen for USA's 34. præsident, Dwight D. Eisenhower, vil hjælpe med at tildele opgaver korrekt i henhold til deres prioritet. Alle opgaver skal blot opdeles i fire grupper:

1. Vigtigt og presserende.
2. Vigtigt og ikke presserende.
3. Uvæsentligt og presserende.
4. Uvæsentligt og ikke-hastende.

Så du vil se, hvad der skal håndteres med det samme, hvad du skal formidle til andre, og hvad der slet ikke er nødvendigt at gøre.

8. Reducer listen over vigtige ansvarsområder til tre

Forsøg ikke kun at fylde din dags tidsplan med svære opgaver – det er ikke langt fra udmattelse eller professionel udbrændthed. Og der er ingen grund til at tale om nogen produktivitet. Påtag ikke mere end tre væsentlige opgaver om dagen, skift med simple, og find tid til at hvile.

9. Sæt dig selv deadlines

Hvis du er vant til at udskyde vigtige ting til senere, og så gør alting i en fart, så kom med dine egne personlige deadlines. For eksempel beder din chef dig om at indsende to store rapporter om fredagen – sæt en af dem selv inden onsdag.

10. Brug en time om dagen på ikke-hastende ting

At sidde fast i rutinen med daglige presserende opgaver og uendeligt udskyde andre vigtige og ikke-hastende opgaver er meget let. Men sådan kan man aldrig komme ned til dem. Forvent ikke at have en mere fri dag en dag. Hvis du vil læse en bog færdig, så tag dig tid til det hver dag. Hvis du drømmer om at blive en berømt kunstner, så øv dig i at tegne dagligt.

Motivering

11. Vær ikke bange for at lave fejl

Frygten for at gøre noget ikke så ofte får dig til at stå stille og slet ikke gøre noget. Lær at opfatte fejl som en drivkraft for udvikling. Når du fejler, så tænk på, hvorfor du fejlede, og luk hullet i din viden og færdigheder. Med tiden vil du endda blive taknemmelig for dine fejl.

12. Bed om at kritisere dig

Døm ikke dig selv hårdt – inviter nogen til objektivt at vurdere dit arbejde. Bed din chef om feedback. For et oprigtigt ønske om at se dine fejl og forbedre ydeevnen, vil du ikke blive irettesat. Nå, ros vil hjælpe dig med at blive inspireret og komme videre.

13. Pump dine færdigheder op

Det er umuligt at forblive produktiv i lang tid uden konstant læring og selvuddannelse. Før eller siden kommer du til at kede dig, eller du vil nå loftet i dit fag. Stræb derfor efter at lære nye ting hele tiden: påtag usædvanlige opgaver og opgiv ikke interessante projekter.

14. Undgå klynkere, pessimister og alarmister

Folk har en tendens til at blive afhængige af andres følelser. Hvis nogen i dit miljø konstant gentager, hvor slemt alt er, vil en dag depression rulle over dig. Panikken hos en kollega, hvis deadlines brænder hver uge, vil helt sikkert brede sig til dig. Gå derfor af, stop med at kommunikere og bryd forholdet – lad ikke dit humør ødelægge.

15. Omgiv dig med kloge mennesker

Samvær påvirker vores udvikling. Omgiv dig selv med mentorer og bare interessante mennesker - lad dem konstant motivere og inspirere dig, og tvinge dig til at stræbe efter deres niveau. Gå til specialiserede seminarer, konferencer, deltag i professionelle fællesskaber og gør nye bekendtskaber.

16. Følg ikke andre menneskers succeser

For meget besættelse af andres præstationer hindrer os kun. Stop med at være jaloux på en ven, der åbnede din egen virksomhed, eller en klassekammerat, der med succes tjener på sin hobby. Afbryd forbindelsen fra at spionere på andres liv, og fortsæt med at nå dit mål.

17. Få hjælp

Forvent ikke at gøre et stort arbejde alene. Hvis du har brug for hjælp, så spørg om det. At påtage sig en svær opgave og selv trække den er ikke en grund til stolthed, men derimod dumhed. Forstå, at du arbejder for et resultat, og forsøm for dets skyld ikke andres erfaringer og råd.

18. Skab din egen produktivitetsmetode

Følg ikke blindt alle tidsstyringsteknikker, afslapningstip og tidsbesparende tips. Analyser, hvad der virkelig hjælper dig, og kasser det, der ikke gør dig noget godt. Dit mål er at være effektiv, ikke at slå rekorden for de mest brugte produktivitetsværktøjer.

Koncentration

19. Frigør din hjerne fra hverdagens problemer

Sammensæt en kapselgarderobe, så du ikke tænker på, hvad du skal have på på kontoret om morgenen. Lav en tidsplan for rengøring og huslige pligter. Gå på indkøb i weekenden og lav en menu for ugen. Når alle huslige pligter er afklaret og planlagt, er du fokuseret på arbejdet.

20. Find din topaktivitet

Nogen råder til at lave komplekse opgaver i begyndelsen af arbejdsdagen og lade små opgaver stå om aftenen. Men denne metode er ikke egnet til ugler eller dem, der har brug for at accelerere. Bestem derfor de perioder, hvor du kan arbejde mest effektivt, og planlæg tidskrævende opgaver i løbet af denne tid. For at identificere dem er det nok at bemærke niveauet af din koncentration i løbet af dagen i flere uger. Eller brug en dedikeret produktivitetsberegner.

21. Udsæt ikke ting, der gør dig nervøs

Uanset om du er bekymret for et vigtigt opkald eller er bange for at afklare noget med din chef – så vent ikke. Løs skræmmende opgaver med det samme, selvom tanken om dem gør dig bekymret. For det er disse tanker, der distraherer fra arbejdet og nedsætter koncentrationen. Jo hurtigere du gør det, jo hurtigere falder du til ro.

22. Tag noter i hånden

Interessante ideer, der ved et uheld besøger hovedet, har en tendens til at blive glemt med det samme. Nogle gange går vi fortabt i tanker, mens vi åbner optage-appen på vores smartphone. Og nogle gange bliver vi distraheret af noget andet: beskeder, nyheder og sociale netværk. Skriv det derfor ned på papir – håndskrevne noter vil også få dig til at huske information bedre. Køb en lille groft skitsebog, som du hurtigt kan notere et par ord på, eller en klistermærke, og hav dem lige ved hånden.

23. Indstil påmindelser

Behovet for at gøre noget på et bestemt tidspunkt skaber en indre angst, der distraherer fra hovedarbejdet. Desuden kan den underbevidste frygt for at glemme nogle forretninger måske ikke engang mærkes. Indstil derfor lydpåmindelser om ting, der er knyttet til et bestemt tidspunkt. Dette vil befri dig for konstante blikke på uret og unødvendig nervøsitet.

24. Hold din arbejdsplads ryddelig

Hver dag, når du er færdig med arbejdet, skal du sætte tingene i orden på bordet: sorter noterne, læg dokumenterne, vask koppen. Skrivebordet på computeren tæller i øvrigt også. Luk alle unødvendige faner, slet midlertidige filer.

25. Pas på belysning

Forskere har bevist, at belysning har en dyb indvirkning på vores produktivitet. Lyset på kontoret skal være så tæt på naturligt dagslys som muligt, ikke varmt eller for koldt. Den optimale værdi er 4.500-5.000 K. Ved slutningen af arbejdsdagen kan du skifte til et varmt lys for at slappe af og forberede dig til hvile.

Udførelse af opgaver

26. Løb spurter

Du har sikkert hørt om Pomodoro-teknikken - at organisere arbejdet i 25-minutters segmenter med 5-minutters pauser. Denne tidsramme passer måske ikke dig, men det vigtigste er i sin essens. Udpeg dig selv korte perioder med fuld koncentration - fra 20 minutter til en time - hvor du ikke bliver distraheret af noget som helst, og hold pauser ind imellem.

Brug apps:

27. Skynd dig ikke for at udføre nye opgaver

Efterlad ikke din virksomhed ufærdig på grund af en pludselig opgave eller en andens anmodning. Selvfølgelig er det vigtigt at prioritere: Hvis en ny opgave er vigtigere og skal udføres så hurtigt som muligt, så distraktion og ofre aktuelle anliggender. Hvis ikke, udsæt. Også selvom de spørger dig meget.

28. Visualiser

Visualisering hjælper dig med at spare tid, huske oplysninger bedre, forstå et nyt emne og træffe en informeret beslutning. Brug forskellige teknikker: mærk opgaver efter kategori, tegn grafer, tabeller og mindmaps.

29. Lad opgaverne være uafsluttede

Tag dig tid til at udføre store og komplekse opgaver på én gang. Stol på Zeigarnik-effekten. Dens essens er, at hjernen bedre husker de uafsluttede handlinger og ubevidst fortsætter med at tænke på dem. Hvis du er bange for en svær opgave, så start den og udskyd den – mens du laver andre ting, kan der dukke mange interessante ideer op.

30. Start i det små

Hvis du ikke kan komme i gang med en opgave, så afsæt kun 10 minutter til den. Chancerne er, at du bliver involveret og fortsætter med at arbejde. Nå, hvis ikke, så start i det mindste. Og på samme tid, tjek på dig selv effektiviteten af det foregående punkt.

Spare tid

31. Find ud af, hvor du bruger din tid

Prøv et eksperiment: prøv at skrive absolut alt ned i en uge, selv de mindste tilfælde og mængden af tid brugt på hver af dem. Analyser til sidst den resulterende liste.

32. Afvis opkald

Prøv at tale mindre i telefon. Det tager mere tid at foretage et opkald end at skrive og læse en besked. Desuden kommer ikke alle i tankerne om at advare om ham, hvilket betyder, at du pludselig og på det forkerte tidspunkt kan blive distraheret fra arbejdet. Hvis du stadig har brug for at foretage et vigtigt opkald, skal du planlægge det og tilføje det til din huskeliste, så du tydeligt kan afsætte tid til andre opgaver.

33. Deaktiver advarsler

Slå notifikationer fra for apps, messengers, sociale netværk og mail. De tager ikke meget tid, men de er meget distraherende og kan trække dig med på en rejse på internettet. Hvis du ikke kan slippe af med fristelsen til at tjekke dine beskeder, skal du kun efterlade meddelelser om dem fra vigtige kontakter.

34. Tjek din e-mail om eftermiddagen

Eliminer morgen-e-mail-tjekket for ikke at blive distraheret fra allerede planlagte opgaver og for ikke at tilpasse dig en andens daglige rutine. Hvis du er vant til at svare med det samme og ikke kan lade være med at sms'e, kan samtalen trække ud hele dagen. Hold ikke din browserfane åben, men brug skabeloner til hurtigt at svare på beskeder.

35. Ryd op i din indbakke

Bestræb dig på at sikre, at kun vigtige forbliver blandt ulæste beskeder. Slet unødvendig spam med det samme, og opret en separat postkasse til personlig post og interessante abonnementer. Du behøver altså ikke kigge posten igennem i lang tid og søge blandt alle de breve, der virkelig er brug for.

36. Lær at touch-type

Når du arbejder ved en computer, er berøringstastning en betydelig tidsbesparelse. Færdigheden kan læres ved hjælp af onlinetjenester,,. Det vigtigste er at afsætte tid til denne aktivitet hver dag.

37. Brug genvejstaster

Genvejstaster er designet til hurtigt arbejde. Husk deres kombinationer, de forenkler i høj grad brugen af en computer og individuelle programmer.

38. Gem filer direkte i den ønskede mappe

Når du downloader eller opretter et dokument, skal du straks navngive det og sende det til den ønskede mappe. Du har måske ikke tid, men i sidste ende er det meget hurtigere og nemmere end at tjekke og sortere alle downloads på din computer eller rake filer i skylageret.

39. Kom ikke med undskyldninger

Spild bare ikke din tid på det. At komme med undskyldninger er uproduktivt, uprofessionelt og irriterende. Det er bedre at indrømme din fejl og straks begynde at rette den.

Fritid

40. Gå på en informativ diæt

Enorme strømme af information belaster nervesystemet og forstyrrer afslapning. Ifølge statistikker bruger hver person omkring 2, 7 timer om dagen på tv alene. Tilføj hertil internettet og sociale netværk. Nyhedssider, kanaler og fællesskaber konkurrerer ubønhørligt om vores opmærksomhed og taler ofte om det samme. Derfor er det ikke nødvendigt at bruge tid på at se dem - du vil stadig finde ud af vigtige nyheder.

41. Hold lange pauser

Hvis du har en svær opgave, der kræver meget koncentration, skal du koble fra arbejdet i mindst en halv time. Rejs dig fra dit skrivebord og deltag i noget fysisk aktivitet.

42. Lyt til musik

Forskning viser, at musik øger produktiviteten, kreativiteten og humøret generelt. Hvis du har svært ved at koncentrere dig med hende, så lyt til dine yndlingskunstnere ind imellem.

43. Gå oftere udenfor

Gerne lige i løbet af arbejdsdagen. Gammel luft på kontoret reducerer produktiviteten, fører til hovedpine og stress. Forskere har endda opfundet udtrykket Sick Building Syndrome, en tilstand, hvor mennesker oplever smertefulde symptomer på grund af dårlig ventilation, belysning og opvarmning i bygninger. Og selvom dit kontor godt kan være sundt, vil din krop stadig bedre kunne lide den friske luft.

44. Planlæg din aften og weekend på forhånd

Beslut på forhånd, hvordan du vil tilbringe din ferie, og prøv at fylde den med dine yndlingsting. At ligge formålsløst på sofaen vil kun føre til endnu mere træthed, og i forventning om en interessant weekend og arbejde bedre.

45. Tænk slet ikke på arbejde én dag om ugen

Lov dig selv ikke at røre dit arbejde på fridagen eller overhovedet at tænke på det. Også selvom du har et vigtigt møde eller uafsluttede sager. Husk at du også har et andet liv – hel denne dag helt til det.

46. Hold fri

Går du jævnligt på arbejde, holder du ikke fri til familiesager hver uge og sjældent bliver sygemeldt, så tag bare sådan en fridag. Brug en ekstra dag derhjemme efter at have afsluttet et større projekt eller før en præsentation. Tillad dig selv at genstarte uden at vente på weekenden.

Sundhed

47. Lev efter en tidsplan

Tag ikke den daglige rutine som en stram ramme, som du selv skal køre ind i. Indstil bare en tid til at gå i seng, vågne op og spise. Og prøv at følge det hver dag. Du vil altid føle dig aktiv, ikke lide af døsighed og pludselige sultanfald, der forstyrrer koncentrationen.

48. Brug ikke alkohol som en måde at slappe af på

Undgå at drikke før sengetid, selvom du har svært ved at slappe af efter en hård dag på arbejde. Alkohol kan virkelig hjælpe dig med at falde i søvn, men efter et par timer begynder den at virke negativt – og det er fyldt med hyppige opvågninger om morgenen, søvnighed i dagtimerne og tab af koncentration.

49. Spis oftere

En solid frokost overbelaster kroppen: den kaster al sin styrke ind i at fordøje mad, så det bliver svært at koncentrere sig om at udføre opgaver. Hvis du føler dig søvnig efter aftensmaden, så opdel din sædvanlige portion i to måltider.

I stedet for tunge måltider skal du inkludere fødevarer, der forbedrer fokus og koncentration i din kost: grøntsager, urter, fed fisk, nødder og mørk chokolade. Og læn dig ikke op af kaffe - i store mængder styrker det ikke, men giver snarere den modsatte effekt.

50. Gå ind til sport

Motion forbedrer ikke kun sundheden, men forbedrer også opmærksomhed, koncentration og hjernehastighed. De øger også selvværdet og gør dem mere modstandsdygtige over for stressede situationer. Dette er et stort plus for produktiviteten, så gør i det mindste noget motion.

Læs også? ?

• 80 life hacks for produktivitet
• Hvad er forskellen mellem produktivitet og effektivitet, og hvad er vigtigere
• Slap af og tag en pause fra arbejdet for at blive mere produktiv.
• Hvad er de sande omkostninger ved produktivitet