Sådan rydder du hurtigt og nemt op i din Gmail-indbakke

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Problemet med det stadigt stigende antal ulæste beskeder i indbakken bekymrer et stort antal brugere. For at løse det er der oprettet snesevis af udvidelser, og der er skrevet mange artikler om metoden til at bruge Gmail. Det er dog slet ikke nødvendigt at opfinde noget nyt, hvis der er dokumenterede arbejdsredskaber. I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan du håndterer e-mail-trafik ved hjælp af Gmail-genvejssystemet.

Gmail-etiketter er brugerdefinerede etiketter, som du kan bruge til at kategorisere e-mails. Samtidig kan et brev, i modsætning til mapper, have flere etiketter, det vil sige, at et brev samtidigt kan være i flere kategorier.

En af årsagerne til det gradvise overløb af indbakken er, at mange brugere bruger den til at gemme al den post, der falder ind i deres indbakke. Samtidig begynder parsingen af mail med de nyeste bogstaver, så de beskeder, der ligger i bunden af din postkasse, kommer måske aldrig i øjnene.

Det system af etiketter, som jeg bruger, giver mig mulighed for at behandle breve ikke efter deres ankomsttidspunkt, men efter deres betydning. Du kan nemt sortere alle e-mails i kategorier af påtænkte handlinger og bruge din tid på virkelig vigtige ting og ikke til reklameskrammel. For at gøre dette skal du kun oprette fem nye etiketter.

• "!Hastende!". Breve, der kræver hastetiltag, falder ind under denne kategori. Denne etiket kræver opmærksomhed i første omgang, da de e-mails, der er markeret med den, skal behandles med det samme.
• "Planlagt." Marker med denne etiket de bogstaver, der kræver, at du handler inden for en overskuelig fremtid og har en bestemt dato. For eksempel en påmindelse om at betale for hosting snarest eller en meddelelse om et fremtidigt møde.
• "At svare". Denne kategori vil indsamle alle de e-mails, du vil besvare, men der er ingen tidsbegrænsning for dit svar. Denne mail vil naturligvis blive behandlet, efterhånden som der er tid.
• "Venter". Nogle gange er der situationer, hvor en virksomhed eller et projekt, som du diskuterede i din mailkorrespondance, som man siger, fryser. Det vil sige, at du har gjort alt, hvad der afhænger af dig på din side, og nu venter du bare på et svar eller den næste ordre. Breve, der ikke kræver aktiv deltagelse fra dig i øjeblikket, men som stadig er vigtige, markerer vi med denne etiket.
• "Lavet". Dette er en etiket for afsluttede sager og løste problemer. I princippet ville det være muligt straks at arkivere sådan korrespondance, men det er stadig bedre midlertidigt at lægge det i en separat daddy. Dette vil give dig mulighed for at forkæle dit selvværd i slutningen af arbejdsugen, og vil også tjene som et materiale til at analysere din produktivitet.

Således kommer den indledende parsing af korrespondance i Gmail ned til et hurtigt kig på overskrifterne eller indholdet og kategorisering af alle e-mails. Det vil tage dig en størrelsesorden mindre tid end sekventiel behandling af hvert brev, så meget snart vil din indbakke være helt tom.

Når dette sker, kan du navigere til "! Haster!" og tackle de bogstaver, der virkelig betyder mest. Når vi har beskæftiget os med denne prioriterede kategori, så går vi til kategorien af tidligere planlagte opgaver og udfører dem, der skal udløbe. Hvis du derefter stadig har tid tilbage, så åbn mappen med sekundære bogstaver og afventer svar. Denne proces kræver som regel ikke meget indsats og særlig opmærksomhed, derfor kan den udføres i slutningen af arbejdsdagen. Nå, bogstaverne mærket "Udført" kan beundres en gang om ugen, når resultaterne opsummeres.

Ved hjælp af disse enkle trin kan du således altid være opmærksom nok på vigtige ting og ikke spilde det på tom korrespondance. Din postkasse vil altid være tom, og du vil aldrig igen miste et eneste brev i kaos og forvirring af tusindvis af usete breve.

Bruger du nogen Gmail-tags til at sortere din mail?