Hvordan vi lader e-mail styre os, og hvad skal vi gøre ved det

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Dette er et uddrag fra en bog af den amerikanske journalist og foredragsholder Phil Simon. Det handler om, hvordan folk invaderer hinandens liv via e-mail, og hvordan man imødegår det.

Hvis det, når du arbejder med e-mail, ser ud til, at du spiller et spil, hvor du skal "indhente" med en hammer en muldvarp, der pludselig kravler ud i den ene eller anden hule, er du ikke alene. E-mail er som standard hovedkanalen for virksomhedskommunikation. Ifølge Radicati Group modtager den gennemsnitlige kontormedarbejder omkring 100 e-mails om dagen. Dette tal stiger årligt med 15 %. I juli 2012 udgav konsulentfirmaet McKinsey Global Institute en rapport med titlen The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Den siger, at frontlinjemedarbejdere bruger 28 % af deres tid på at administrere e-mail.

Tænk over det. Hvis du har en 50-timers arbejdsuge, så vil 14 timer af den uge blive brugt på at læse og skrive e-mails. Du bruger knap så meget tid i Word, Excel eller andre arbejdsprogrammer.

Disse tal er muligvis ikke et problem, hvis e-mail virkelig var en effektiv kommunikationskanal. Det er det snarere for nogle virksomheder. Men i de fleste tilfælde er dette ikke tilfældet. Selvfølgelig har e-mail ret til at eksistere, men lad dig ikke rive med. Forskning har vist, at konstant kontrol af din indbakke sænker dit IQ-niveau.

I de senere år er e-mail blevet en sand plage for forretningskommunikation. Du skal dog ikke bebrejde hende for alle problemerne. Det er praktisk at skyde skylden på teknologi: det er en god undskyldning for ikke at se sig i spejlet. Når alt kommer til alt, hvis vi kigger ind, vil vi forstå, at problemet ikke er i e-mail som sådan, men i hvordan vi bruger det.

Pointen er ikke at fravælge e-mail (selvom nogle gør). Pointen er at bruge det rationelt.

Hvor skal man begynde?

Forstå e-mail ≠ samtale

Du kan ikke føre en dialog via e-mail på samme måde som i det virkelige liv. Der er altid tidsrum mellem brevene, og tekstbeskeder indebærer ikke nære venlige manifestationer til samtalepartneren. Justin Kruger fra New York University og Nicholas Epley fra University of Chicago, at mangel på ikke-verbale signaler, folk misfortolker e-mails.

Psykologer har fundet ud af, at det kun er muligt at fortolke stemningen korrekt i en sms i halvdelen af tilfældene. Smilies, desværre, hjælper ikke, for eksempel med at skelne humor fra sarkasme. Dette fører ofte til misforståelser. Er du klar til at vende en mønt, hver gang du prøver at gætte, om din samtalepartner forstår dit budskab?

Følg trebogstavsreglen

Når du har accepteret, at e-mail ikke er det bedste sted for hjerte-til-hjerte-samtaler, så gå videre til handling.

Brug reglen med tre bogstaver: Hvis problemet ikke er løst i tre e-mails, er et personligt møde nødvendigt.

Det gælder både administrative opgaver (såsom planlægning af et møde) og personlige. Det vil spare dig for en masse tid og en masse frustration. Men ikke alle kan lide det, vær forberedt på nogle kammeraters utilfredshed. Med en rimelig mængde af antagelser, men det er på tide at slippe af med "mail for alle spørgsmål"-holdningen.

Løs ikke presserende sager via e-mail

Hvis problemet er virkelig vigtigt og kræver øjeblikkelig handling, skal du ikke adressere det i e-mails. Der er en telefon til dette. Gør dette til reglen i din virksomhed.

Brug ikke e-mail til at administrere opgaver

E-mail er ikke en opgavehåndtering. Men mange mennesker bruger e-mail som sådan. Ikke overraskende bliver de konstant distraheret. Jeg åbnede min indbakke for at tjekke mine opgaver, og en strøm af arbejde og personlige beskeder faldt på dig. Det er nemt at skifte til dem, og glemmer hvorfor du åbnede mailklienten.

Der er selvstændige applikationer til opgavestyring: DropTask og andre. De er ikke en erstatning for e-mail, de er rettet mod de mål, du forsøger at opnå.

Det er det samme med projektledelse., eller Basecamp - praktiske og overkommelige værktøjer, der sparer dig for kilometervis af beskedkæder.

Behandl ikke kommunikation som at udvinde kul i en mine

Få er frie i deres arbejdsforhold. Mange, blandt andet fordi de ikke kan vælge deres kollegaer, kunder og samarbejdspartnere. Nogle af dem har for "travlt" til at tale i telefon - de vil hellere skrive et dusin beskeder i stedet for at diskutere alt mundtligt på to minutter.

I dette tilfælde skal du være opmærksom på måden for deres kommunikation (ord, sætninger og så videre). Spørg dig selv, om du virkelig ønsker at interagere med folk, der viger væk fra telefonen og taler. Se nærmere på jobsøgende til en ledig stilling i din virksomhed, potentielle kunder eller potentielle fremtidige leverandører. Hvis de i første omgang kommunikerer, som om de udvinder malm i en mine, hvad er chancerne så for, at de vil ændre sig?

Husk livet uden for e-mail

Hun er! Vær ikke bange for at lukke din postkasse. Verden vil ikke bryde sammen. Dette er indlysende, men for mange kan det være en åbenbaring. For eksempel hos Klick Health bruger medarbejderne e-mail. Ifølge dens administrerende direktør er e-mail et værktøj, der giver kontrol over sig selv til andre mennesker.

Hvad synes du: regerer e-mail virkelig folkved at pålægge dem opgaver og rækkefølgen af deres gennemførelse?