David Allen: Sådan får du styr på dit liv

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

David fortæller om informationsstrømmen omkring os, og hvordan man håndterer informationsoverbelastninger, hvis de virkelig eksisterer.

Jeg vil vædde på, David, de fleste mennesker, der læser denne artikel, føler sig nu fastlåst i erhvervslivet - mail, sms, telefonopkald - 24 timer i døgnet. Har stress taget andre former i dag?

Folk føler sig nu overvældet, fordi de ikke oplever den virkelige stress, som vores forfædre har oplevet gennem en temmelig lang periode af historien. Hovedmålet var at overleve. Og hvad der er interessant, det var netop sådan en krisesituation, der fik en person til at opføre sig mere roligt: hurtigt indsamle og behandle information, hurtigt træffe beslutninger og lytte til deres intuition. De fokuserede kun på én ting - at overleve for enhver pris!

Men når du er berøvet denne krise, begynder verden omkring dig at overvælde dig med bagateller, du er i centrum af en oversvømmelse: Skatterne er steget, kulden har tortureret, printeren tygger på papir … Og alt det vrøvl fra vores elektroniske enheder 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen!

For at klare dette flow er vi nødt til at genvinde vores evne til at træffe hurtige beslutninger og allokere begrænsede ressourcer. Generelt har intet ændret sig siden oldtiden. Den eneste forskel er, hvor mange flere beslutninger folk skal træffe nu.

Hvis du ikke kan fokusere på noget, skal du lære at skelne, hvad der er vigtigt for dig nu i din verden. Hvordan prioriterer vi alt det affald, der omgiver os? Du har brug for mindmaps til at guide dig. Der bør være et kort, der fortæller dig, hvad du skal lave i de næste tre år, og hvad i de næste tre minutter. Og det er forskellige kort. Grundlæggende kan din kalender også gøre et godt stykke arbejde. Det vigtigste er, at han svarer på spørgsmålet: hvad skal jeg være opmærksom på nu?

Hvilke værktøjer bruger du personligt for at blive mere produktiv?

Jeg bruger Lotus Notes, fordi vi bruger det som en virksomhedsapplikation. Min ven Eric Mack har udviklet en udvidelse, der giver mig mulighed for bekvemt at bruge min kalender, mail og huskeliste her. Alt dette er synkroniseret med min BlackBerry, fordi vi endnu ikke har konfigureret denne funktion til iPhone, men vi forsøger at rette op på denne misforståelse så hurtigt som muligt.

Jeg bruger TheBrain og MindManager. De adskiller sig i funktionalitet og tjener til at løse væsentligt forskellige problemer.

Hvad ellers? Jeg har også en lille notesbog. Ideer indhenter nogle gange de mest uventede steder, og du er nødt til at skrive dem ned hurtigst muligt. Derfor forbliver papir i mit liv som den nemmeste måde at hurtigt rette noget på.

Men jeg bliver ved med at lede efter nye værktøjer til at hjælpe mig med at administrere min tid og mine ressourcer. For eksempel begyndte min iPad gradvist at forvandle sig fra et legetøj til en ret funktionel gadget. Men det er stadig meget klodset, jeg kan kun lide én applikation fra Adobe, hvor du kan tegne de mest simple figurer. Du kan lege med den, men den kan ikke erstatte en almindelig tavle endnu. Så jeg er langt fra højteknologi i denne henseende. Jeg bruger også Microsoft Office. Jeg arbejder på en Mac, men jeg har Parallels.

Og hvad med rigtige, ikke-elektroniske instrumenter?

Åh, jeg har en rigtig kurv, hvor jeg lægger alle mine noter. Dette er min frelser, dette er en kurv, der hedder "Jeg vil ikke tænke på alt det her nu." Det vigtigste er ikke at glemme at vende tilbage til denne kurv, indtil alt er muggent der. Og selvom jeg bare smider 80% af mine sedler ud, så frigør det mit hoved godt: Jeg smed det i kurven og glemte det, så vendte jeg tilbage og besluttede, om det var nødvendigt eller ej.

Det ville bestemt være rart at gøre alt dette elektronisk. Men der er et problem, der kan karakteriseres som følger: ude af syne - ude af sind! Den fysiske rigtige kurv dukker hele tiden op for dine øjne, og det er nemt at glemme alt om elektronisk skrammel. Jeg kender mange mennesker, der er fortrolige med højteknologi, og alligevel går de tilbage til papiret, fordi det er meget mere indlysende. Du skal have en stærk viljestyrke og selvdisciplin for at vende tilbage til det, der ligger et sted i computeren.

Der bliver nu talt meget om, at vi er udsat for overbelastning af information. Hvad kan du sige om dette?

Hvad er informationsoverbelastning? Hvis det virkelig var det, kunne du gå ind på biblioteket og falde død om. Eller gå til internettet og eksplodere, spredes i små stykker.

Faktisk er det sted, der er mest mættet med information, samtidig det mest afslappende – det er naturen. Så mange forskellige billeder, lyde og lugte omgiver os. Har du forresten hørt om sansedeprivation? Du kan bare blive skør, hvis du ikke mærker alt dette i lang tid.

Her er pointen en anden. Der er mange ting i naturen, der bærer information, men kun få af dem er virkelig meningsfulde for os, for eksempel: dyr, bær eller brændenælder. Problemet med e-mail er ikke, at den indeholder en masse information, men at vi ud fra disse oplysninger skal tage nogle handlinger eller træffe en beslutning. Og når du modtager et brev, uanset fra hvem: fra en fætter eller fra en chef, forbereder du dig, før du åbner det, på, at der vil blive krævet handlinger af dig. Du er allerede ved at rulle gennem mulighederne for, hvad dette brev kan indeholde: "det kan være vigtigt, meget vigtigt, det vil få mig til at ændre mine planer …" Gang nu disse tanker med antallet af breve, du modtager pr. dag.

Derudover er spredte tanker og manglende koncentrationsevne en stressfaktor og en stærk bremse på præstationen. På arbejdet tænker man på huslige pligter, og derhjemme tænker man på arbejdet. Du er overalt, og du er ingen steder. Og hele dagen følger en kedelig følelse af angst med dig.

Igen har intet ændret sig meget, bortset fra den hyppighed, hvormed det sker. På 72 timer kan du og jeg modtage så meget information, som vil ændre vores fokus og prioriteringer, som vores forældre ikke har modtaget på en måned. I 1912 talte nogen om telefonen på samme måde, som de siger om e-mail: "åh, det vil ødelægge livskvaliteten", "samtaler bliver overfladiske og ubetydelige", "alle bliver kun distraheret af det"! Lyder det bekendt, hva'?

Og i 1983 blev en mand med en lille dagbog i lommen betragtet som en produktivitetsnørd.

Vores magasin har publiceret mange artikler om teknologiens mulige indvirkning på menneskelig viden og evnen til at tænke. For eksempel: "Gør Google os dumme?" Hvordan tror du, at menneskelig visdom og tankeevne ændrer sig til det bedre eller til det værre?

Nå, du havde sikkert encyklopædier i barndommen. Og du læser endda dem i håb om at lære mere om verden. Hvad har ændret sig, bortset fra at adgangen til viden er blevet enormt mange gange nemmere? Vi lever i en fantastisk tid, jeg synes, det er fantastisk, at vi nemt kan kommunikere sådan, mens vi er i forskellige dele af kloden.

Tænk bare på den succes en person kunne opnå med en processor i hovedet! Forudsat at han bliver den eneste, selvfølgelig. Men hvis du forbliver den sidste person på Jorden, har du slet ikke længere brug for planlæggere eller GTD.

Svar venligst på hovedspørgsmålet, hvad er det vigtigste, en person skal huske, så han kan føle fuldstændig kontrol over sit liv?

Alt skal uploades fra din hjerne til eksterne medier. Jeg ved ikke, hvad der kunne være nemmere! Registrer, hvad der er vigtigt (selv potentielt), afklar, hvad disse ting betyder for dig, og gem resultaterne, så du altid kan gå et skridt tilbage og se på tingene mere bredt.

Dybest set kommer det hele ned på én ting: stop med at bruge din hjerne som et sted at indsamle og organisere al den information, du holder af. Hvis du prøver at holde alt dette i dit hoved, vil du snart finde kviksand der, hvori alt øjeblikkeligt vil synke. Jeg drømmer om en strålende fremtid, når vi fuldstændig kan frigøre vores hoveder fra skrald og udelukkende vie vores sind til kloge tanker.