Et simpelt system til at organisere komplekse moderne liv

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

I dag vil vi fortælle dig om et system, der hjælper dig med at strukturere alle dine arbejdsprojekter, opgaver og anliggender. Ved hjælp af det lærer du, hvordan du sætter mål korrekt og udvikler planer for at nå dem.

I den moderne verden skal en person multitaske. Projekter, møder, affærer, opgaver, hvis deadline ubønhørligt nærmer sig … Ofte er det svært for os at tilrettelægge vores liv på en sådan måde, at vi har tid til at klare arbejdsspørgsmål.

I dag vil vi præsentere dig for et system, der hjælper dig med at organisere alle dine mål, anliggender og opgaver. Dette system blev udviklet af Chris Winfield, en iværksætter i New York City.

Livet er svært.

Vi nyder at arbejde 40+ timer om ugen, vi er stolte af det og elsker at fortælle alle og enhver, hvor travlt vi har, fordi det får os til at føle os vigtige og uerstattelige. Nå, eller andet, vi synes bare, at det burde være sådan.

Sådan var det med mig. Indtil jeg besluttede at ændre alt.

Sådan kunne det ikke fortsætte, jeg måtte starte forfra og ændre alt. Jeg ville leve livet fuldt ud og ville ikke gå glip af et eneste øjeblik.

Men der var et problem. Jeg vidste ikke, hvordan man gjorde dette. Jeg spildte for meget tid og arbejdede ineffektivt. Så jeg begyndte at lede efter måder, der kunne hjælpe mig med at løse problemet.

Jeg læste en masse bøger og blogs om produktivitet og kom til sidst med et firedelt system.

Dette enkle system, som vil blive diskuteret senere, hjalp mig med at forbedre min produktivitet, med dets hjælp var jeg i stand til at organisere dage, uger, måneder og endda kun timer. Takket være hende kan jeg gøre mere på kortere tid.

Jeg vil virkelig gerne sige, at jeg nemt og hurtigt kom til dette system, men det er ikke tilfældet: Jeg brugte hundredvis af timer på at eksperimentere, jeg skulle igennem mange fejl, fejl og skuffelser.

I dag kan jeg mere på 17 timer end tidligere på 40 timer. Ikke engang det. Jeg er i stand til at opnå mere på en uge end i de seneste måneder.

Jeg er i stand til samtidigt at arbejde med flere projekter, kunder, virksomheder og samtidig opretholde en balance mellem arbejde og privatliv.

Jeg arbejder, jeg bruger tid med min familie, jeg går, jeg kommunikerer med mennesker, jeg lærer andre, hvad jeg selv ved, og jeg laver meget mere. Hver dag. Og alt dette skyldes kun, at jeg har udviklet et system, der passer til mig, som jeg konstant overholder. Dette system er ret simpelt, men du må aldrig glemme det:

Det betyder bare ikke altid let.

En af de vigtigste ting, som jeg indså, er, at hvis du tager dig tid til at planlægge din dag og har en klar idé om, hvad du vil opnå (skabe et bestemt billede af dine dage), så vil alt gå lettere. Du vil arbejde mindre og få mere succes, fordi du vil arbejde med passion, du vil se et mål foran dig.

Mit system har fire hovedelementer:

1. Drøm og sæt mål. Hvad vil du egentlig have ud af livet? Hvad er dine drømme, mål, ambitioner? Hvis du ikke kender svarene på disse spørgsmål, vil resten af komponenterne på denne liste ikke hjælpe dig.
2. Aflæs din hjerne. Overfør tankerne fra dit hoved til papir. Du behøver ikke tænke på uvedkommende detaljer, hvis du virkelig vil være produktiv.
3. Lav mentale kort. De vil hjælpe dig med at finde smuthuller til dine hovedmål. Med andre ord vil du forstå, hvordan du hurtigt får eller får det, du ønsker.
4. Administrer din tid og opdel komplekse opgaver i deres bestanddele. Dette vil hjælpe dig med at nå dine hovedmål på kortest mulig tid.

Ingen vil nogensinde bestride det åbenlyse faktum, at alle mennesker har 24 timer i døgnet. Succesfulde mennesker har to kvaliteter:

• De ved præcis, hvad de vil have.
• De gør en indsats for at få det, de vil have.

Er du klar til at tage risikoen og gøre en indsats for at få succes? Så læs videre.

1. Drøm. Sætte mål. Handle

Start med at forestille dig det ultimative mål.

Stephen Covey

Det første skridt er at danne et stort billede af dit liv. Du skal forstå, hvad du vil opnå, hvilken slags person du ønsker at blive, med andre ord tænke over, hvordan dit ideelle liv skal se ud.

Da jeg først gjorde dette, ønskede jeg at ændre meget i mit liv. Måske vil det, ligesom jeg da, synes for dig, at mange ting ikke kan ændres, men fortvivl ikke og giv ikke op, for denne følelse er helt normal.

Efter Mark Allens råd afsatte jeg en side til hvert af mine mål. En sådan begrænsning af plads er nødvendig, så du har mulighed for at male hvert mål i detaljer, opdele det i grundlæggende elementer, lave en detaljeret plan for at nå dette mål, men specifikationen af målet skal være uden vand.

Der er noget vigtigt at huske: du holder ikke din plan i blodet, dine mål kan ændre sig til enhver tid. Vi kan ikke med sikkerhed sige, hvad der vil ske med os om en time, og endnu mere kan ingen sige, at hans mål og livsplaner ikke vil ændre sig i den næste måned eller næste år.

Men sådan planlægning er fordelagtig, fordi du har en klar idé om, hvad du vil opnå, hvilken slags person du drømmer om at blive.

Du skal heller ikke bekymre dig, hvis du ikke har formået at udarbejde en præstationsplan for hvert mål. Det er okay, det vigtigste er, at du har et mål, og når den tid kommer, vil du finde måder at hjælpe dig med at nå det.

2. Aflæs din hjerne

Må dit sind altid være lyst og klart, som den store himmel, det store hav og den højeste bjergtop.

Morihei Ueshiba

Vores hukommelse er på mange måder et overlevelsesredskab. Vi husker lettest ting, der er vigtige og nødvendige for os. Hukommelse er en forbløffende ting: I en force majeure-situation kan vi for eksempel huske skoletimerne om livssikkerhed og give en person førstehjælp.

Du har hundredvis af tanker i dit sind, mindre detaljer, unødvendige detaljer. For eksempel forsøger du at huske alle nuancerne, selv de mindste detaljer i det projekt, du er i gang med. Selvom en sådan bevidsthed er respektabel, er den også ofte angst og stressende. Konklusion: slip af med dette affald, tøm din hjerne.

Hold ikke alle disse detaljer i dit hoved - skriv dem ned i din dagbog, lad det hele stå på din computers harddisk eller et andet sted. Dette vil give dig mulighed for bedre at fokusere på det, der er vigtigt i øjeblikket, mens du ikke glemmer de aktuelle anliggender.

Organiser, del og erob

Nu hvor du har reddet dig selv fra et stort antal unødvendige eller knap så vigtige tanker, er det tid til at begynde at organisere dine anliggender. Se på din egen plan. Måske var du ikke doven og lavede en plan ikke kun for de kommende uger og måneder, men også for hele år.

Du skal strukturere alt, hvad du skal gøre. Prøv at planlægge alle dine projekter, opgaver og andre affærer på en sådan måde, at de ikke forstyrrer hinanden: tag en separat tid til hver opgave, jag ikke to fluer med ét smæk, men del og erob.

Bare rolig, hvis du ikke har en konkret plan for at nå alt, hvad du har planlagt. Det vigtigste er, at du har mål, og dit underbevidste sind vil hjælpe dig i resten.

I dette tilfælde kan dit underbevidste sind sammenlignes med en GPS-navigator. Du angiver din destination og finder ud af, hvordan du kommer dertil.

3. Lav et mindmap

Alt du behøver er en plan, køreplan og mod for at komme til din destination.

Earl Nightingale

Et mindmap er et diagram, der hjælper dig med at visualisere og organisere information. Mindmaps kan bruges til næsten alt fra at tage noter til at udvikle en seriøs strategi. De vil hjælpe dig med at nedbryde et komplekst objekt i dets bestanddele.

Ved hjælp af et mindmap kan du opbygge et hierarki af projekter, resultater og opgaver. Brug skriftstørrelse og -farve til at fremhæve, hvad der er vigtigt eller presserende. Du kan også inkludere links til vigtige internetressourcer eller dokumenter på din computer.

Dette kort hjælper dig med at se på et øjeblik, hvilket projekt der tager mest tid fra dig eller kræver mest opmærksomhed (opgaver og deadlines fremhævet med rødt vil skrige deres presserende og vigtighed).

Ved at gennemgå dit mindmap ugentligt, vil du lægge mærke til, hvilke projekter der er tæt på at være færdige, og det vil motivere dig til at komme videre. Slet afsluttede projekter og fyld dem med nye.

4. Administrer din tid og opdel vanskelige opgaver i grundlæggende elementer

Beslut i dag, at du vil blive en ekspert i at styre din tid og din egen præstation.

Brian Tracy

Nu hvor du har en plan, skal du være sikker på, at du kan klare alle opgaver forude til tiden. Der er forskellige teknikker og systemer designet til at hjælpe dig med dette. For eksempel:

• Kanban er et system, der hjælper dig med at håndtere opgaver effektivt. Der er et praktisk onlineværktøj, KanbanFlow, som er designet ikke kun til solo, men også til teamwork.
• Den velkendte GTD personlig effektivitetsteknik, der hjælper dig med at få tingene gjort til ende.

Glem ikke i dag

Mindmaps, GTD, Kanban er alle gode og indiskutabelt nødvendige for at du kan nå dine mål. Men glem ikke, at dette er strategisk planlægning. Nogle gange har du brug for en enkel, praktisk plan for dagen. Ikke i morgen. Ikke i en måned eller et år. For i dag.

En drøm bliver et mål, når der tages handling for at nå det.

Bo bennet

Der er en Pomodoro-teknik, der kan hjælpe dig med at planlægge din tid effektivt. Du kan finde ud af mere om det her.

Altid at nå dine mål, udføre opgaver til tiden, opnå succes - det er det, alle bør stræbe efter. Men glem aldrig Stephen Coveys syvende færdighed - at slibe saven.

Forestil dig en mand, der har savet et træ i fem timer, men når du beder ham om at stoppe et par minutter for at slibe saven, svarer han: "Jeg har ikke tid til at slibe saven! Jeg skal skære!"

Husk at tage dig tid til dit helbred, din familie og venner, og forsøg altid at hvile dig, når du føler, du har brug for det.