Personlig Kanban: Sådan lærer du at udføre jobbet rigtigt til tiden

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 03:51

Det vigtigste ved den japanske metode til at organisere arbejdet i spørgsmål og svar.

Hvad er dette uforståelige ord - "kanban"?

Personal Kanban er et interaktivt kort over din beskæftigelse. En af de mest almindelige og overkommelige muligheder er et klæbrigt bræt, der hjælper dig med at få arbejdet gjort lige til tiden.

Selve ordet "kanban" er oversat fra japansk som "billboard". Det kom til os fra Toyota-fabrikken, hvor produktionsorganisationssystemet hedder det.

Hvordan kan en klæbrig tavle hjælpe dig med at overholde deadlines?

Det giver dig mulighed for at se det vigtigste: Hvad er dine prioriteter, og hvad du allerede har opnået. Det lærer dig også ikke at blive spredt på sekundære, uvigtige aktiviteter i øjeblikket og ikke at påtage dig for mange forpligtelser.

Sandsynligvis er alt dette meget svært?

Ingen. Der er kun to hovedregler i kanban-systemet:

1. Du skal visualisere din arbejdsgang. Dette hjælper dig med at se din faktiske belastning og om nødvendigt ændre den.
2. Du skal begrænse antallet af opgaver, du arbejder aktivt med. For at illustrere denne regel citerer de ofte eksemplet med en jonglør: Jo flere genstande han samler op, jo større er chancen for at gå i stykker.

Visualisering betyder at sætte en tavle op med klistermærker?

Ikke nødvendigt. Du kan bruge enhver mulighed, der er praktisk for dig: en tavle, et køleskab med magneter, en notesbog, specielle applikationer og så videre. Det vigtigste er, at du tegner mindst tre kolonner: At gøre, Doing, Done. De skal fyldes med klistermærker eller påskrifter for til enhver tid at se, hvor travlt du har i øjeblikket.

Du kan også tilføje en afventende kolonne for ikke-hastende opgaver. Eller andre kolonner, for eksempel "Hvile" (med opgaverne "bestil pizza", "gå på ski" og så videre).

Det fungerer ganske enkelt: du flytter klistermærker (eller noter) fra en kolonne til en anden, mens du udfører opgaver.

Og hvad vil det give mig?

En mulighed for at få effektiv feedback. Når du flytter klistermærket til "Udført" kolonnen, får din hjerne en sød: Opgaven er fuldført, du kan hvile eller starte en ny.

Med tiden vil du udvikle vanen med først at starte en ny opgave, efter at den forrige er afsluttet. Dette betyder ideelt set, at der ikke vil være nogen uafsluttet sag.

Hvordan kan jeg bestemme, hvor mange opgaver jeg kan udføre?

Empirisk. Begynd at bruge din personlige kanban, og med tiden vil du finde ud af, hvad din "båndbredde" er. Det kan ændre sig alt efter opgavernes kompleksitet, din tilstand og humør. Vælg et minimum og hæv derefter overliggeren.

Dette er i øvrigt en god beskyttelse mod udbrændthed på arbejdet. Du lærer at styre din arbejdsbyrde uden at gå på kompromis med din karriere.

Hvordan adskiller en personlig kanban sig fra en almindelig huskeliste?

Visualisering, evnen til at se det endelige resultat (hvor meget du gjorde på en dag) gør det muligt at udføre en analyse, bestemme hvilke opgaver der inspirerer dig, og hvilke der udføres med vanskeligheder (det er bedre at udføre dem først).

En almindelig huskeliste er ikke interaktiv, giver ikke feedback, lindrer ikke stress, da den ikke strukturerer arbejdsdagen.

Hvilke apps erstatter klistermærketavlen?

Trello er en gratis app, der er fantastisk som et værktøj til at bygge dit eget arbejde og styre små projekter. Det kan også bruges til træning, visualisering af en liste over mål og ønsker, reparationer, rejseplanlægning, research og så videre.

KanbanFlow ligner Trello, men faktisk passer det endnu mere til det klassiske koncept "kanban". Applikationen giver dig, udover at oprette tavler og opgaver, dig mulighed for at spore den tid, der bruges på deres udførelse (Pomodoro-metoden bruges).

Kanbanote er en tilføjelse til den populære Evernote-app, der visualiserer opgavelister.

Hvis jeg vil vide mere om dette, hvad skal jeg så læse?

En af de mest populære publikationer er Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life af Jim Benson og Tonian De Maria Barry, som giver grundlæggende viden om systemet.

Jim Benson driver også en blog, hvor han besvarer spørgsmål og konsulterer.